Competências Organizacionais outro prisma da produtividade

As práticas organizacionais aplicam-se a momentos específicos da realização do projeto. Há formas de configurar a toda a organização para o sucesso. Mais uma vez, a analogia com a manufatura é pertinente. Os fabricantes aprenderam a manter a criação de valor e eficiência em mente durante todo o tempo, o que é uma das razões por que o setor possa ver ganhos de produtividade sustentados. Quando se trata de megaprojetos, entretanto, é comum concentrar-se em apenas terminar o trabalho, e não a considerar como o valor que pode ser reforçado ao longo do caminho e como transferir conhecimento entre as equipas de projeto.

As equipas de alto desempenho dos megaprojetos, por outro lado, fazem a revisão do NPV do projeto a cada três a seis meses e refletem acerca dos riscos mais importantes e como atenuá-los. Uma vez que um projeto é realizado estruturaram reuniões para discutir quais as lições aprendidas.

Estes tipos de questões relacionadas com a governação e os processos são abundantes. 

A chave é olhar para a escala do trabalho e atribuir a responsabilidade que se adequarem.
Uma maneira de conceber e instituir esses recursos numa escala de toda a companhia é a criação de uma academia de gestão de projetos in-house, como fizeram um número de companhias com grandes portfólios de projetos. Bons gestores de projeto são uma raça rara. Não é uma tarefa fácil gerir os empreiteiros, engenheiros, advogados, especialistas em aquisições e relações públicas especialistas que qualquer grande projeto necessita. A melhor abordagem é combinar a formação estruturada, incluindo a certificação em módulos específicos, com o treinamento on-the-job, de modo que as pessoas possam aplicar as competências que aprendem.

Tal como acontece com todos os outros sectores económicos, a tecnologia também vai desempenhar um papel na melhoria da produtividade na construção. Especificamente, há inovações em áreas tão diversas como a impressão 3-D, CAD (computer-aided design), laser e tecnologia de radar e assentamento de tubos, que poder-se-ia fazer para uma mais rápida, menos cheia de erro. Mas a tecnologia é apenas uma ferramenta na construção. A maior prioridade – e oportunidade – está na melhoria da gestão do projeto desde a conceção até a execução.

As melhores práticas descritas nestes posts são apenas um ponto de partida para a discussão. O ponto maior é que essa é uma conversa que vale a pena ter. A indústria da construção civil produtiva e saudável beneficia todo o mundo.

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Práticas distintivas na execução do projeto

Há quatro práticas que distinguem as companhias fortes das restantes no que toca à etapa de execução.

Invista mais no planeamento

Os acontecimentos imprevistos são inevitáveis. A criação de um fluxo de trabalho contínuo significa que trabalhadores da construção civil precisam ser capazes de antecipar e reagir rapidamente. Muitas companhias usam planos a 30, 60 e 90 dias, mas ignoram a importância de microplanos para olhar para o que deve acontecer no dia seguinte ou na próxima semana. As companhias líderes sabem o que está a acontecer no dia-a-dia no local de trabalho e ajustam os seus microplanos em conformidade. Avaliam se os desenhos, equipamentos, materiais e pessoas estão disponíveis e solucionam os problemas antes da data de execução real. As companhias começam a explorar como incorporar estes elementos no software de planeamento e como tornar este um passo uma rotina no processo de planeamento. Reduz-se, assim, o tempo de ociosidade e é a maneira mais promissora para melhorar a produtividade local.

As companhias começam a planear para gerir múltiplos caminhos críticos.

Usar a prefabricação e a pré assemblagem

As companhias líderes projetam e planeiam com cadeias de fornecimento específicas para a pré-fabricação e montagem. A substancial pré-fabricação ajuda a minimizar o desperdício.

Embora seja cedo ainda, as universidades e as empresas estão a explorar o uso de técnicas de fabricação aditiva, tais como impressão 3-D, como um próximo estágio de inovação nos edifícios. O uso de elementos de design e luminárias poderia aderir rapidamente já que a tecnologia 3-D permite novas formas e processos para ser eficientemente construído.

Criar estruturas para cooperar na performance do projeto

Para motivar um ambiente em que os problemas são abordados de frente é importante ter feedback consistente e em tempo útil. Com demasiada frequência, no entanto, o diretor de área, o gestor de projeto, o planeador, e o cliente têm opiniões diferentes sobre o que está a acontecer e onde estão os problemas. Normalmente, isso acontece porque eles não recebem a informação certa em tempo adequado; às vezes, eles não recebem sequer a mesma informação. Com efeito, estão a funcionar com diferentes versões da verdade.

A melhor abordagem é chegar a acordo sobre um sistema de reporting padrão e, em seguida, a conceber formas de garantir a produção de feedback em tempo útil, tais como discussões diárias com uma equipe no local e as revisões semanais sobre o status do projeto, o ritmo do progresso e gestão de riscos. O objetivo subjacente não é criar mais burocracia, mas antes criar um ambiente transparente que promova a resolução rápida de problemas. Algumas companhias exploram métodos para acompanhar o desempenho com o uso de dispositivos portáteis que relatam níveis de conclusão numa base diária para os planeadores.

Minimize o desperdício

Os mesmos princípios lean que se aplicam na manufatura poderiam funcionar para a construção. Procurar ativamente oportunidades para reduzir os stocks, a sobreprodução, o retrabalho, o transporte e os tempos de espera são questões que podem melhorar substancialmente a produtividade. Um exemplo disto vem de uma companhia que reviu a colocação de uma caldeira; no plano original, isso teria exigido mais de 1.000 tubos de serpentina e dez trabalhadores a tempo inteiro para a instalar. Em vez disso, através de pré-montagem (fixação das serpentinas durante o processo de fabricação), processamento paralelo, e criação de uma equipa flexível, os custos de trabalho foram cortados pela metade e completou a instalação 43 por cento mais rápido do que o estimado.
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Contratação e Procurement

As práticas de conceito e design que apreciámos nos últimos posts são significativas na melhoria do planeamento dos projetos e no sucesso da realização dos seus objetivos. Entretanto, as atividades de contratação e procurement levantam hoje outras questões que não devem ser esquecidas e que tem importância fundamental na recuperação da produtividade na indústria de construção.

É importante definir uma abordagem de contratação e procurement que minimize custos e riscos e pensar isso para cada projeto. É estranho, mas verdadeiro: as práticas que funcionaram bem num projeto podem não ser adequadas para outro. As companhias não podem sempre fazer as coisas da mesma maneira. Aqui estão algumas das melhores práticas que podem ajudar as empresas a evitar atrasos e economizar dinheiro nesta etapa do projeto.

Integrar a alocação de risco no contrato

Transferir os riscos para os sub-empreiteiros é tentador para aqueles que pagam pela construção, mesmo quando estes não têm a capacidade financeira necessária. Uma abordagem mais equilibrada que atribui aos empreiteiros apenas os riscos que eles podem influenciar, pode ser preferível, não só para manter as boas relações, mas também por razões económicas. Quando os empreiteiros são obrigados a assumir riscos que não são naturalmente deles, então acabam a pagar mais altos prémios de seguro; estes custos, é claro, que depois são passados para o cliente. Durante o período de licitação, seria aconselhável que os donos do projeto envolvidos pedissem aos empreiteiros para indicarem quais riscos que iriam assumir e a que custo. Isto permitiria uma clara demarcação de risco e uma melhor compreensão dos custos associados.

Estabeleça um processo eficiente para reclamações e gestão da mudança

Durante a construção, perde-se um tempo substancial em reclamações e gestão de pedidos de mudanças, especialmente se os processos e os contratos estão mal definidos. A criação de um processo rigoroso de gestão de pedidos de mudança e uma eficiente gestão de reclamações pode minimizar o tempo perdido em disputas durante a construção. O atraso em decisões relativas a reclamações leva a atrasos na construção e também poderá levar a uma quebra de confiança entre o proprietário e o empreiteiro. Uma boa prática é realizar uma reunião regular para a gestão de pedidos de mudança e gestão de reclamações, como parte de uma "sala de controlo"– o lugar onde tudo é monitorado e as principais decisões são tomadas.

Alinhar os interesses dos clientes com os empreiteiros

É importante ver os empreiteiros como parceiros no esforço para completar um megaprojeto, nunca mercenários que apenas executam os termos dos requisitos. A maioria dos contratos penaliza empreiteiros pelos atrasos; estas sanções podem ser draconianas, mesmo punitivas. A melhor abordagem é basear os contratos num conjunto de interesses comuns, com uma estrutura de pagamento bem definida e uma mistura equilibrada de incentivos e penalidades.

Incentivos pela conclusão antecipada ou para repartição de benefícios (quando o empreiteiro sugere formas de melhorar o ROI do projeto), podem ajudar a garantir que o proprietário e empreiteiros estão a trabalhar uns com os outros como aliados. Algumas companhias criam um orçamento de contingência e pagam um bônus se o projeto é concluído no prazo e dentro do orçamento. O desenho da estrutura de pagamento também pode ajudar a alinhar os incentivos na forma de taxas de mobilização pagos quando o site local está pronto, principais equipamentos citações / contratos estão em posição, e a força de trabalho está mobilizada versus a abordagem mais tradicional de pagar quando o contrato é assinado. Um sistema de pagamento baseado em completar milestones em vez de pagamentos de fim de mês também motiva as equipas para terminar mais cedo.

Desenvolver a perspetiva de custos do proprietário

Os proprietários recorrem demasiadas vezes, a terceiros (empresas de fiscalização) ou aos departamentos de engenharia para calcular as estimativas de custo. Companhias mais fortes mantêm uma base de dados in-house do custo que incorpora nas cotações de novas construções e instalações. Além disso, esses proprietários têm uma compreensão clara de quais os fatores que afetam os custos, e usam essa informação em sua vantagem no design e negociação. Por exemplo, eles examinam os fatores por detrás dos custos de equipamentos, tais como os preços do aço, e constantemente atualizam os bancos de dados em conformidade; eles realizam também estimativas de custo bottom-up para os equipamentos mais importantes.
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Práticas Distintivas na Execução do Projeto