Boa gestão da equipa de projecto

Como Gestor de Projecto, o sucesso depende de como a sua equipa realize bem o seu trabalho. Assim, se pretendemos melhorar a performance da equipa use algumas destas dicas:

Há muitas maneiras diferentes de aumentar a performance das equipas. Eis 10 destas formas para o ajudar…

Dica 1: Mostre-lhes a visão

As pessoas só desempenham bem uma função quando compreendem q que é que é necessário realizar e porquê. Por esta razão, sugiro que reúna a sua equipa para reforçar a visão do projecto, os objectives, escalas de tempo e deadlines. Faça com que a sua equipa se sinta desejada mostrando-lhes que o projecto é critico para o sucesso do negócio. Ganhará a sua adesão e o compromisso para continuar em frente.

Dica 2: Reúna com eles individualmente

Depois da sua reunião, encontre-se à parte com cada membro da equipa e diga-lhes o que necessita deles para ajudar a realizar o projecto. Certifique-se que todos eles possuem uma clara descrição de funções e que eles sabem como irá ser medida a sua performance. Pergunte-lhes como gostariam de ser geridos, o que +e que os motiva e como poderá apoiar a função deles.

Dica 3: Dê-lhes espaço

Neste ponto, precisa recuar um pouco e dar~lhes espaço para trabalharem. Se a pressão aumentar no seu projecto, necessita de lhes dar ainda mais espaço e não menos. Isto é difícil de fazer, mas não os deve pressionar demais senão a sua performance reduzir-se-á em vez de melhorar.

Dica 4: Conte as metas

Ao mesmo tempo que recua, deve pôr em posição verificações para medir regularmente a performance da equipa. Reúna individualmente com os membros da equipa todos os meses para discutir as suas realizações, o que se destacou e como podem ainda melhorar. Garanta que arruma as suas preocupações. Em vez disso fale com les abertamente, mantendo-se construtivo a todo o tempo.

Dica 5: Seja positivo

Se está stressado e desconfortável, não descarregue na equipa. Falar alto ou tomar posições negativas só os tornará mais pressionados.É incrivelmente difícil mas precisa de ser positivo, apoiando e dando-lhes suporte a todo o tempo, mesmo quando o projecto está atrasado.

Dica 6: Aperte mãos e dê palmadas nas costas

É fácil esquecer de louvar os sucessos da equipa. Assim, sempre que realize um produto de boa qualidade, termine uma actividade difícil em tempo ou receba um feedback bom do seu cliente – dê os parabens os responsáveis por isso na sua equipa.

Dica 7: Actividades de reforço do moral

Reúna regularmente com a equipa para construir um forte espírito de equipa. Leve-os a socializar em conjunto, para que sejam formadas novas amizades. Quanto mais forte for a ligação que os membros da sua equipa tenham uns com os outros, mais provável é que trabalhem em conjunto como uma unidade singular e coesa e alcancem os objectivos que estabeleceu.

Dica 8: Dê tempo livre

Não tenha receio de dar aos membros da equipa tempo livre por terem trabalhado arduamente. Ao terem tempo livre, irá reduzir os tempos de doença, melhorar a motivação e aumentar a eficiência.

Dica 9: Dê-lhes o que eles precisam

Todas as pessoas são motivadas por diferentes coisas. Precisa saber o que motiva cada membro da sua equipa. precisa de os conhecer bem, Se consegue recompensar cada pessoa diferentemente com base nas suas motivações, então conseguirá ao longo do tempo melhorar a sua performance. Este é o truque mais difícil do livro, mas aquele que paga maiores dividendos.

Dica10: Celebre as vossas vitórias!

A equipa demasiadas vezes termina um projecto e muda-se directamente para o próximo sem sequer celebrar o sucesso. Quando isto é feito, o que acontece é que o stress e a pressão vão ser carregados para o novo projecto onde irão trabalhar. Assim, ajude a sua equipa a começar «de fresco» celebrando o sucesso no fim do projecto.

Se tomarmos em conta e de forma séria estas dicas, aumentaremos as possibilidades de melhorar a performance da equipa e também a chance de sucesso.

Solucionar Problemas de Qualidade

 

Os problemas de qualidade podem não ser incrementados até ao nível de uma questão mas não deixam de ser problemas e devem ser solucionados utilizando as mesmas técnicas de solução de problemas do projecto. Adivinhar a causa do problema é um método que raras vezes funciona. Uma abordagem estruturada é muito mais efectiva. Queremos não só resolver este problema particular, mas também queremos compreender o problema de forma suficiente a que possamos identificar a causa que se encontra na sua raiz e garantir que este problema de qualidade particular não ocorra outra vez.

Utilize o seguinte processo geral para identificar e solucionar problemas de qualidade.

1. Identificar o problema ou sintoma. Não deve assumir que todos conhecem já o problema. Encontrar tempo para documentar o problema em termos claros que todos possam compreender. Garanta, também, que explica o impacto no projecto do problema de qualidade.
2. Identificar a raiz causal. Este é o passo mais importante, já que não queremos perder o nosso tempo resolvendo um sintoma de qualidade. Pelo contrário, devemos ser muito claros na raiz causal e explicar como esta causa causa em úlima instância o problema. Se não conseguimos determinar a raiz causal do problema apercebido isso significa que não investigámos tão profundamente quanto necessário.
3. Determinar alternativas e impactos. O gestor do projecto pode atribuir uma ou mais pessoas para determinar as alternativas. Para cada alternativa, devem também destacar o impacto no projecto.
4. Seleccionar a melhor alternativa. A equipa do projecto, o sponsor e o cliente podem ainda ser envolvidos na determinação da melhor alternativa. Contudo, a equipa de projecto pode ser capaz de resolver por si própria o problema se este não constituir uma questão formal. De facto, pode ser um problema relacionado com os produtos de trabalho intermédios que se encontram integralmente sob o controlo da equipa de projecto.
5. Executar. Um mini-plano deve ser activado para enfrentar o problema de qualidade e implementar a alternative escolhida. Estas actividades devem ser movidas para o plano de trabalho do projecto de forma a garantir que são realizadas.
6. Validar. Este processo deve ser revalidado para garantir que a qualidade foi melhorada conforme o esperado. Se a qualidade melhorou ou está a caminha nesse sentido, pode monitorar a partir daì. Contudo, se a qualidade não está a melhorar conforme esperado devem ser adoptadas acções correctivas se necessário.

"Causas Especiais” e "Causas Comuns" de Erros

Quando se procuram as causas de defeitos de produtos (erros) verificamos que elas caem em duas categorias gerais. O Dr Edward Deming chama a estes erros "causa especial" e "causa comum".

As "causas especiais" são aquelas que os utilizadores locais do produto podem encontrar e, por vezes, solucionar. Isto inclui deficiências, falta de formação, uso deficiente de equipamento, vandalismo, etc.

A segunda categoria é denominada "causas comuns". Estas causas podem provocar variações grandes na qualidade e incluem problemas sistemáticos que os utilizadores não podem determinar. Por exemplo, erros de causa comum podem incluir imperfeições menores no equipamento, desenho deficiente do produto, má performance do equipamento, processos que trabalham mas não estão optimizados, etc. Estes problemas são "comuns”, mas são muito difíceis de detectar pelos utilizadores locais.  

As desvantagens do Percent Complete

 

ou O Acompanhamento e Controlo do Projecto em MS Project

Quando um gestor de projecto chega à ocasião em que se torna necessário recolher o real progresso há uma tendência para actualizar a informação colocando um valor no campo Percent Complete (% complete) para as actividades. Isto acontece por duas razões:

– As empresas podem considerar difícil obter dados referentes ao trabalho real dos membros da equipa.

– Também a barra standard de tracking do programa baseia-se neste método e assim esta parece ser a escolha mais lógica.

Apesar deste procedimento parecer o mais fácil, quer do ponto de vista da obtenção de informação dos vários membros da equipa e a quantidade de tempo que é necessária para actualizar o plano, há desvantagens na perspectiva de se obter um exacto calendário de execução do projecto. Quando se acompanha o progresso com a introdução de Percent Complete o Project pode mudar os valores nos campos de Work. E certamente não é isso que é pretendido se o projecto foi aprovado com base numa determinada quantidade esforço de trabalho.

Como Percent Complete afecta o calendário restante

Quando se actualiza o Percent Complete da actividade, o Project multiplica o campo de Duração da Actividade (Task Duration) pela percentagem introduzida e introduz esse valor como a duração real (Actual Duration). De seguida marca tantos períodos de tempo desde o início da actividade como estando concluídos, utilizando as atribuições das alocações planeadas durantes aqueles períodos de tempo. O trabalho planeado nesses períodos de tempo fica agora marcado como trabalho real concluído (actual work completed).

O Project assume que o trabalho se desenrolou conforme planeado e isto pode muitas vezes ser irrealista.

Assim, se pretende introduzir o tracking com o Percent Complete e pretendemos que o Project reflicta com precisão o progresso planeado, deve então mudar o Work e as Units da alocação do recurso conforme a execução real antes de introduzir a percentagem

E se houver recursos múltiplos numa actividade?

Outra desvantagem de introduzir os dados como Percent Complete é que este campo existe ao nível da actividade e não ao nível da alocação do recurso (resource assignment level).

Quando entramos uma percentagem, o Project assume que todos os recursos estão a progredir com o mesmo ritmo. Isto pode não ser verdade, especialmente nas instâncias em que os recursos possuem diferentes responsabilidades. Se um recurso concluiu 75% da sua atribuição e outro somente 25%, seria mais acertado introduzir Percent Work Complete (Campo:  %Work Complete) , para cada um dos recursos alocados. Desta forma o Project vai calcular o Percent Complete ao nível da actividade no seu todo mas não se evitaram os outros problemas acima referidos. O trabalho completado continua a ser registado como tendo sido desenvolvidos nos dias para os quais se encontrava originalmente planeado.

 

E o trabalho em falta?

Há ainda outro problema decorrente da utilização da tabela de Tracking. Quando se acompanha por Percent Complete, o Project faz muitas assumpções de outros campos relacionados com o progresso real. Estamos e facto a recolher a percentagem da duração que está concluída, e desta forma o Project actualiza a Actual Duration e Remaining Duration com base no valor de Percent Complete. Os campos Actual Work e Remaining Work também são valorizados se manteve a opção pré-definida de option 'Updating task status updates resource status', no separador de Calculation das Options do programa.

Na tabela de Tracking podemos ver o Actual Work, mas não está lá o Remaining Work ( na versão pré-definida da tabela. A única forma de o Project re-planear a actividade (ou seja reavaliar a data de Fim) é estimar uma nova quantidade de trabalho que é necessário realizar para completar a actividade.

Quando se decide re-planear a data de fim da Actividade (Finish Date) actualizando o campo da duração restante (Remaining Duration) , o que parece ser o método preferido do Project com base no design da tabela de Tracking, corre-se o risco de modificar o total de trabalho da actividade. Tal ocorre se o tipo de Actividade (Task Type) está estabelecido para Fixed Units (pré-definido no Project) ou Fixed Duration. Ainda é pior se estamos a fazer a monitorização sem utilizarmos a tabela e sem incluirmos nela os campos que necessitamos.

O que deve fazer um P. M.

A verdadeira solução para tudo isto é monitorizar o trabalho realizado e o trabalho em falta (Actual  and Remaining Work) e não o Percent Complete e para fazer isto deve utilizar-se a grelha de tempo e não a tabela de Tracking.

Lembre-se que se não se introduzir valores a 0 para todos os dias em que o trabalho não ocorreu ainda é possível de planear o trabalho em falta. Se está preocupado com a quantidade de trabalho e de tempo que levará para actualizar o plano que contenha muitos recursos e actividades e realizar estas tarefas de forma regular.

Enfim

A linha de orientação é que para que o Project calcule com eficência e exactidão o plano:

Crie uma vista que mostre a informação crítica e que reflicta o progresso real e o trabalho que falta realizar.

• Recolha o trabalho realizado de acordo com o tempo.
• Recolha o trabalho em falta.
• Re-planeie o trabalho em falta