Cinco competências de Comunicação

Liderar Pessoas – a parte prática da gestão de projecto – é tão importante como as competências para as actividades.

A comunicação é uma competência crítica para o sucesso do projecto porque mantém os membros da equipa actualizados e porque ganha o apoio dos stakeholders chave.

Mas quais as competências que fazem a diferença? Eis a opinião de muitos dos gestores de projecto.

1. Escuta activa

Esta é a nossa capacidade para ouvir e compreender os outros. Ouvir as palavras e o significado por detrás das palavras, não interromper ou deixar a nossa mente vaguear, colocar perguntas para garantir a compreensão, observar os sinais não-verbais.

2. Construir relações com base no respeito e confiança

A confiança e o respeito são as pedras angulares das relações pessoais. São conquistadas e não são um direito, decorrem da experiência com a sua honestidade, integridade e competência.

Entre as características que as pessoas usam para determinar a nossa credibilidade estão a honestidade, transparência, vontade de compartilhar ideias e informações livremente, a consistência, confiabilidade, lealdade, capacidade e competência.

3. Definir prioridades claras

Em terceiro lugar, está a capacidade de um gestor de projecto de transmitir a estratégia à sua equipa – através do estabelecimento de metas, planeamento e priorização. Isto é o quê, o quem, o quando, o onde, o porquê e o como do projecto. Os membros da equipa devem compreender quer o plano geral como as prioridades técnicas de baixo nível.

4. Favorecer a colaboração

Num ambiente colaborativo os membros da equipa apoiam e encorajam-se uns aos outros em vez de se focarem unicamente nas suas actividades e responsabilidades.

Eles estão dispostos a cooperar e partilhar informações, ideias e recursos para ajudarem-se uns aos outros. O resultado, assim, pode ser maior que a soma de suas partes.

5. Liderar a visão da organização

Clarificar o plano geral ajuda os membros da equipa a compreender onde se encaixa o projecto os propósitos globais da unidade de negócio e da organização. Os executivos seniores estão focados nos três pontos – finanças, ambiente, reputação – que é onde eles esperam que o seu projecto marque pela diferença.

O SCRUM essencial

O termo Desenvolvimento Iterativo e Incremental descreve uma categoria de metodologias para desenvolvimento de software em que o sistema cresce incrementalmente através de ciclos completos de desenvolvimento.

Os métodos de desenvolvimento agile de software são um grupo de metodologias iterativas específicas que combinam interacções relativamente curtas com refinação evolucionária dos requisitos, planos e metas ao longo de cada interacção subsequente.

Aparentemente as metodologias agile e iterativas tem mais baixo risco que os métodos com o estilo Waterfall, em que todo o planeamento e o desenho é feito antes do desenvolvimento.

Scrum

O SCRUM é uma das mais simples metodologias agile e provou já ser altamente efectivo para quer o desenvolvimento de software quer o desenvolvimento de produtos mais genéricos. O SCRUM é muitas vezes utilizado no desenvolvimento de produtos financeiros.

Baseia-se na ideia que durante um projecto os clientes irão com a maior das certezas mudar de ideias acerca do que querem e necessitam. Para enfrentar isto, um projecto Scrum avança numa série de interacções curtas cada uma das quais realiza um conjunto incremental de melhorias ao produto.

Scrum faz a mediação entre resultados e funcionalidades operáveis. Isto permite ao cliente receber um produto operável mais cedo e permite que o projecto mude os seus requisitos de acordo com as necessidades em mudança.

A metodologia oferece um conjunto de práticas e funções pré-definidas que são adoptadas pela equipa para maximizar as capacidades da equipa para entregar com rapidez e responder aos requisitos mudados e emergentes.

A Equipa Scrum

Uma equipa Scrum é normalmente Transfuncional e consiste em cerca de 5 a 9 pessoas, mas pode ser muito maior. A equipa tem a responsabilidade de entregar o produto. O Scrum encoraja a localização de todos os membros da equipa e a comunicação verbal entre todos.

Existem algumas funções específicas no Scrum:

O ScrumMaster

Os projectos Scrum são geridos com um estilo de gestão muito flexível e requerem gestores de projecto com experiência específica na gestão de projectos agile. A função de gestão de projecto é não tradicional, já que o ScrumMaster é, em primeiro lugar, um facilitador que institui regras acordadas, remove impedimentos ao progresso e garante que a equipa se mantém focada.

As equipas Scrum são auto-organizadas. O ScrumMaster não é o líder da equipa e actua como um buffer entre a equipa e quaisquer influências que a distraem

Proprietário do Produto

O Proprietário do Produto representa o cliente e assegura que a Equipa Scrum trabalha nas «coisas certas» numa perspectiva de negócio. O Proprietário do Produto escrever «estórias» centradas no cliente que são uma ou duas frases que em linguagem de negócio descrevem uma funcionalidade específica do produto. Estas são então implementadas pela equipa Scrum.

Stakeholders

Estas são as pessoas para quem o projecto irá produzir os resultados acordados. Eles só estão envolvidos directamente no processo durante as revisões do progresso realizado.

"Sprints" e "Backlogs"

O trabalho é compartimentado em pequenas parcelas de cerca de duas semanas de duração. Denominadas «Sprints». Durante cada Sprint, a equipa cria um incremento completo do produto tendo como resultado um produto potencialmente entregável.

O conjunto de funcionalidades que são incluídas em cada Sprint decorre de um conjunto de requisitos de alto nível do trabalho a ser feito, conhecido como «backlog do produto». Este contém descrições genéricas de todas as funcionalidades desejadas para o produto novo ou actualizado, priorizadas em termos do seu valor projectado para o negócio, bem como com estimativas do esforço necessário para as realizar.

Quais os itens específicos do backlog que são incluídos no Sprint é determinado durante uma reunião de planeamento anterior ao Sprint. Durante esta reunião, o Proprietário do Produto informa a equipa sobre os itens do Backlog do Produto que querem que sejam completados. A equipa determina então a quanto se pode comprometer durante o próximo Sprint, o que passa a ser o «backlog do Sprint» do próximo Sprint.

Durante o curso do Sprint, não é permitido a ninguém alterar o backlog do Sprint, o que significa que os requisitos estão congelados para aquele Sprint. Depois do Sprint ser concluído, a equipa demonstra o produto para o Proprietário do Produto. A equipa pode cancelar um sprint se sentir que não são capazes de alcançar os objectivos do Sprint e stakeholders externos podem também cancelar o Sprint se se manifestarem circunstâncias externas que negam o valor para proceder com este. Se um Sprint termina anormalmente, o próximo passo será conduzir uma reunião de planeamento para um novo Sprint, onde é revista a razão da terminação.

Um quadro apresentado publicamente é usado para mostrar o trabalho remanescente para o Sprint corrente. Isto é denominado um gráfico de Sprint burndown e deve ser actualizado todos os dias para oferecer visibilidade ao progresso realizado.

Transitar para o Scrum

A transição dos métodos tradicionais de trabalho para o Scrum é relativamente transparente. Pode haver benefícios em envolver um formador experimentado em Scrum para assistir na formação e implementação.

O Scrum trabalha muito bem à sua maneira é também é um excelente primeiro passo se se pretender introduzir conceitos agile na organização visto ser simples e focar-se numa gestão de projecto a alto nível.

Tradução e adaptação de artigo de Chris Young

Waterfall ou Agile: Como escolher a abordagem do desenvolvimento de Software?

Os projectos de desenvolvimento de software são normalmente abordados com a utilização alternativa de dois métodos, o Waterfall ou o Agile. Ambos têm prós e contras e cada um tem defensores que salientam o valor da sua abordagem preferida. \

Vamos analisar ambos os métodos e tentar compreender qual é o melhor e sob que circunstâncias respondem à questão: Como escolher a abordagem do meu desenvolvimento de Software?

O método de Waterfall (ou de Cascata)

O método de Waterfall já é usado desde 1970 e continua a ser o mais comum. Afirma que deve ser seguido um conjunto distinto de passos através do ciclo de vida do projecto. Os passos são usualmente similares a estes:

• · Análise de Requisitos
• · Desenho
• · Implementação
• · Teste
• · Instalação
• · Manutenção

A razão pela qual é denominado o método de Waterfall (cascata) é por que cada etapa decorre a partir da prévia quando esta se conclui, descendo como uma cascata. Como uma casta flui para baixo e nunca para cima. Este método é muitas vezes considerado como «mais seguro».

O método funciona bem em ambientes comerciais em que os contratos são assinados e o dinheiro é pago. Contudo. Quando se trabalha para clientes internos, é mais difícil fazer má cara a mudanças de última hora quando são as pessoas da organização que as pedem e muitas vezes com o apoio da gestão de topo.

Prós	Contras
Documentação detalhada	Início lento.
Requisitos acordados e assinados.	Requisitos fixos difíceis de mudar.
Pode ser desenvolvido com programadores com conjunto de competências mais baixo.	Não há visibilidade do software para o cliente até que o desenvolvimento esteja concluído.
Número reduzido de defeitos através de um planeamento do desenho.	Falta de flexibilidade tornando difícil mudar de direcção.
Pontos de início e de fim definidos para cada fase, permitindo que o progresso possa ser facilmente medido	Os Clientes não estão inicialmente conscientes dos requisitos.

Método Agile

O método Agile refere-se a uma abordagem iterativa a projectos, em que os requisitos e soluções evoluem através da colaboração entre clientes e equipas de desenvolvimento. O termo está ligado a 2001 quando foi lançado o «Agile Manifesto».

Se o gestor do projecto está receoso de cometer erros frente ao cliente este não é o melhor método a adoptar. O método Agile significa que criamos resultados o mais cedo possível e vamos refinando-os através diversas iterações com o cliente. Contudo, verifica-se que alguns stakeholders encaram negativamente esta abordagem.

Assim, será que o método Agile conduz a uma mais rápida entrega de resultados? Só porque conseguimos começar a programar mais cedo não significa necessariamente que iremos terminar mais cedo. Mas, garante que o resultado final vai de encontro às expectativas e necessidades do cliente, por que , principalmente, ele consegue oferecer válidos inputs durante toda a fase desenvolvimento.

Prós	Contras
Início rápido, releases incrementais e revisões regulares e feedback do cliente.	Pode ser mal interpretado como não planeado ou indisciplinado.
Evolução dos requisitos ao longo do tempo.	Exige uma equipa de alta qualidade que possa enfrentar o cliente.
Capacidade de resposta rápida à mudança.	Necessita de um envolvimento de alto nível por parte do cliente.
Menor trabalho repetido alcançado através de teste continue envolvimento do cliente.	Falta de planos detalhados de longo prazo.
Comunicação em tempo real entre o desenvolvimento e o cliente.	Produz documentação de baixo nível.

Conclusão

Então qual é o melhor método, Waterfall ou Agile?

Nenhum…

O método que usamos depende de vários factores, tais como:

Tipo de trabalho: há um resultado claramente definido? O desenvolvimento de sites da web é criativo e adere com facilidade ao método Agile. Já o desenvolvimento de sistemas de transacções, onde existe um resultado claramente definido adapta-se melhor ao método Waterfall.

Tipo de cliente: será que o cliente está disposto a trabalhar de forma iterativa, terão tempo suficiente para rever e comentar as iterações regulares?

Ponto de vista do gestor: Será que ele favorece um método relativamente ao outro. Até que ponto é ele adaptável?

Apreciação das TI na organização: as TI são vistas como um parceiro valioso ou um mal necessário? Se o ponto de vista é o último, então utilize o método de Waterfall.

Cliente externo ou interno: o seu cliente é externo ou interno? O método Waterfall funciona bem com clientes externos para os quais é normal existir um contrato assinado, pelo contrário com os clientes internos podem forçar mudanças com base no suporte da gestão de topo.

O gestor de projecto deve seleccionar o método que melhor satisfaça as necessidades dos utilizadores. O problema surge quando existem diferenças de opinião. Neste caso, escolha o método que irá realizar o melhor resultado e faça a gestão dos desacordos.

No fim ambos os métodos podem realizar o projecto. O segredo está na gestão das expectativas do cliente e na realização de um produto de qualidade. A realidade é que quando se chega ao fim da viagem, já ninguém se importa como é que lá se chegou.

LQ