Contratação e Procurement

As práticas de conceito e design que apreciámos nos últimos posts são significativas na melhoria do planeamento dos projetos e no sucesso da realização dos seus objetivos. Entretanto, as atividades de contratação e procurement levantam hoje outras questões que não devem ser esquecidas e que tem importância fundamental na recuperação da produtividade na indústria de construção.

É importante definir uma abordagem de contratação e procurement que minimize custos e riscos e pensar isso para cada projeto. É estranho, mas verdadeiro: as práticas que funcionaram bem num projeto podem não ser adequadas para outro. As companhias não podem sempre fazer as coisas da mesma maneira. Aqui estão algumas das melhores práticas que podem ajudar as empresas a evitar atrasos e economizar dinheiro nesta etapa do projeto.

Integrar a alocação de risco no contrato

Transferir os riscos para os sub-empreiteiros é tentador para aqueles que pagam pela construção, mesmo quando estes não têm a capacidade financeira necessária. Uma abordagem mais equilibrada que atribui aos empreiteiros apenas os riscos que eles podem influenciar, pode ser preferível, não só para manter as boas relações, mas também por razões económicas. Quando os empreiteiros são obrigados a assumir riscos que não são naturalmente deles, então acabam a pagar mais altos prémios de seguro; estes custos, é claro, que depois são passados para o cliente. Durante o período de licitação, seria aconselhável que os donos do projeto envolvidos pedissem aos empreiteiros para indicarem quais riscos que iriam assumir e a que custo. Isto permitiria uma clara demarcação de risco e uma melhor compreensão dos custos associados.

Estabeleça um processo eficiente para reclamações e gestão da mudança

Durante a construção, perde-se um tempo substancial em reclamações e gestão de pedidos de mudanças, especialmente se os processos e os contratos estão mal definidos. A criação de um processo rigoroso de gestão de pedidos de mudança e uma eficiente gestão de reclamações pode minimizar o tempo perdido em disputas durante a construção. O atraso em decisões relativas a reclamações leva a atrasos na construção e também poderá levar a uma quebra de confiança entre o proprietário e o empreiteiro. Uma boa prática é realizar uma reunião regular para a gestão de pedidos de mudança e gestão de reclamações, como parte de uma "sala de controlo"– o lugar onde tudo é monitorado e as principais decisões são tomadas.

Alinhar os interesses dos clientes com os empreiteiros

É importante ver os empreiteiros como parceiros no esforço para completar um megaprojeto, nunca mercenários que apenas executam os termos dos requisitos. A maioria dos contratos penaliza empreiteiros pelos atrasos; estas sanções podem ser draconianas, mesmo punitivas. A melhor abordagem é basear os contratos num conjunto de interesses comuns, com uma estrutura de pagamento bem definida e uma mistura equilibrada de incentivos e penalidades.

Incentivos pela conclusão antecipada ou para repartição de benefícios (quando o empreiteiro sugere formas de melhorar o ROI do projeto), podem ajudar a garantir que o proprietário e empreiteiros estão a trabalhar uns com os outros como aliados. Algumas companhias criam um orçamento de contingência e pagam um bônus se o projeto é concluído no prazo e dentro do orçamento. O desenho da estrutura de pagamento também pode ajudar a alinhar os incentivos na forma de taxas de mobilização pagos quando o site local está pronto, principais equipamentos citações / contratos estão em posição, e a força de trabalho está mobilizada versus a abordagem mais tradicional de pagar quando o contrato é assinado. Um sistema de pagamento baseado em completar milestones em vez de pagamentos de fim de mês também motiva as equipas para terminar mais cedo.

Desenvolver a perspetiva de custos do proprietário

Os proprietários recorrem demasiadas vezes, a terceiros (empresas de fiscalização) ou aos departamentos de engenharia para calcular as estimativas de custo. Companhias mais fortes mantêm uma base de dados in-house do custo que incorpora nas cotações de novas construções e instalações. Além disso, esses proprietários têm uma compreensão clara de quais os fatores que afetam os custos, e usam essa informação em sua vantagem no design e negociação. Por exemplo, eles examinam os fatores por detrás dos custos de equipamentos, tais como os preços do aço, e constantemente atualizam os bancos de dados em conformidade; eles realizam também estimativas de custo bottom-up para os equipamentos mais importantes.
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Práticas Distintivas na Execução do Projeto

Outras oportunidades do conceito e design

Pense em desenho modular e standardização

Padronizar e modular componentes pode economizar dinheiro e tempo. No entanto, um número significativo de companhia não aplica este princípio; companhias de exploração e produção, por exemplo, usam frequentemente diferentes especificações para suas plataformas de perfuração. A Reliance construiu uma segunda refinaria em Jamnagar e esta era quase uma réplica exata da primeira, com algumas atualizações para acomodar novas tecnologias. A decisão de replicar tomada seis meses dentro do plano de engenharia. Em uma escala menor, as empresas de Utilities estão cada vez mais a usar o design padrão para novas subestações. Isso também melhora custos do ciclo de vida, porque as peças de reposição podem ser usadas em vários ativos. O uso de projetos padrão deve ser considerado numa base caso a caso, tendo em conta as condições locais ou as mais recentes tecnologias, para evitar o uso de design abaixo do ideal. No entanto, é normalmente mais eficiente iniciar com o último desenho e ajustar, em vez de começar a partir do zero.

Consultar com as equipas de construção e procurement, desde o início da fase de desenho

As equipas de construção e aquisições trazem experiência diferentes para a mesa e faz todo o sentido trazê-los desde o início para avaliar conceitos e design. Um especialista em construção, por exemplo, pode notar que uma escolha de design terá efeitos em cascata caros; gestores de procurement podem sugerir novas formas de minimizar os custos. Em suma, ideias de projeto podem vir de fora da equipa de design. Um projeto de auto-estrada / light-rail em Denver, Colorado, terminou quase dois anos antes do previsto, em parte porque os empreiteiros desenvolveram uma maneira de fazer certas tarefas ao mesmo tempo, em vez de sequencialmente. Isso não teria acontecido se eles não tivessem reunido todos na mesma sala desde o início.

Otimizar processos e escolhas de engenharia

As companhias são geralmente rigorosas sobre a gestão das linhas de tempo durante a construção. Mas muitas vezes eles não prestam a mesma atenção durante as fases de pré-construção, mesmo que o trabalho realizado durante este período possa ter um efeito desproporcional sobre o valor do projeto.

Existe um espaço significativo para melhorias na produtividade da engenharia, com respeito ao tempo e qualidade de outputs, para prevenir retrabalho na fase de construção. Por exemplo, durante um recente projeto de uma refinaria, o proprietário encomendou à empresa de engenharia que configurasse o trabalho num calendário global de 24 horas como uma "fábrica de engenharia." Isso permitiu à empresa poupar vários meses na fase de engenharia. Noutro exemplo, uma companhia com uma equipa de engenharia baseada em uma série de lugares diferentes analisou os dados associados ao seu tráfego de e-mail, o que ajudou a empresa a otimizar localizações, dimensões da equipa e fluxos de trabalho, e resultou em melhorias de produtividade até 25 por cento.

O uso de BIM (Building Information Modeling) 

Ajuda a melhorar a produtividade conforme progride o projeto, porque toda a informação está contida num único local. As ferramentas BIM são baseadas em modelos 3-D, e ajudam os planeadores a evitar conflitos de design. Algumas companhias exploram a adição de dimensões, como custo, tempo e recursos, a fim de facilitar a gestão de projetos em fase de execução e facilitar a manutenção durante as operações.

O uso de visão aérea, laser e tecnologia de radar pode melhorar rapidamente o levantamento da produtividade. Por exemplo, no desenho de linhas de transmissão, o levantamento do terreno pode ser realizado com radares montados em helicóptero ao invés de ter o pessoal de terra fazer pesquisas manuais.
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Contratação e Procurement

Planeamento do Design e Conceito

Avaliamos alguns dos mais importantes fatores da fraca produtividade na construção que nos levam por um maior detalhe nas melhores práticas para inverter esta espiral longa de mais de 20 anos de pera ou estagnação da produtividade.

A nossa análise vais seguir o ciclo da construção para identificar situações e oportunidades de inovação e melhoria.

Conceito e Design

A fase de conceito e design é onde pode ser obtido mais valor para o projeto (ou perdido). Mas há sete princípios que são os mais prometedores para melhorar a performance e, dessa forma, o retorno financeiro.

Construa só o que é necessário

Project-to-value (isto é, design baseado na compreensão e minimização dos elementos que fazem subir os custos) e a solução técnica mínima (MTS, design para entregar apenas os requisitos de valor agregado necessários) são dois conceitos que podem ser usados para reduzir investimentos de capital até ao limite que é necessário, nem mais, nem menos. Considere o exemplo de duas companhias de serviços públicos (Utilities) que precisavam construir um edifício de subestação similar. Uma gastou tempo considerável e dinheiro para construir um edifício completo, incluindo pisos, paredes, teto, e assim por diante; isso exigiu muitas aprovações e foi seguido de um cronograma de construção longo e difícil. A outra companhia definiu uma MTS Minimal Technical Solution) para ser "uma proteção contra as condições do tempo, mantendo a facilidade de acesso durante a manutenção," com base nisso, construiu uma estrutura do telhado retrátil com pilares. Esta última opção necessitou muito menos tempo e dinheiro para construir.

Mantenha uma perspetiva de ciclo de vida

As companhias costumam observar um certo rigor na gestão up-front dos custos de capital; com menos frequência, no entanto, consideram os custos do ciclo de vida completo de construção e operações. Poderia ajudar garantir que os engenheiros de projeto e gestores de projeto estão familiarizados com as métricas do ciclo de vida, como o valor presente líquido (VPL). Isso poderia ligar estruturas de incentivo para a melhoria do VPL. Uma abordagem que ganha força é o competitive front-end and design engineering, em que as empresas convidam várias empresas de engenharia, procurement e empresas de construção para concorrerem. Os concorrentes ganham por surgirem com projetos para otimizar os custos globais do projeto. É importante para especialistas em procurement (ver secção seguinte) para manter os custos do ciclo de vida em mente também, avaliar não só o preço de aquisição, mas também a eficiência, a manutenção e a disponibilidade.

Reforçar o planeamento de cenários

Desenvolver opções em vários cenários reduz o risco e aumenta a previsibilidade dos retornos do projeto. Os planos para muitas infra-estruturas, de construção e projetos de energia são baseados na capacidade estimada, como cargas de passageiros do aeroporto ou os perfis de produção, como aqueles para os desenvolvimentos de energia, petróleo e gás. As companhias prestam grande atenção ao desenvolvimento do caso base. Menos frequentemente, no entanto, elas incluem no mesmo esforço a avaliação de cenários alternativos que podem afetar o sucesso do ativo ou que exigem dispendiosas modificações. Se os envolvidos tivessem pensado mais sobre os cenários de pior caso, fariam um melhor trabalho a garantir que tinham a flexibilidade para lidar com o inesperado.

Otimizar em volta dos constrangimentos do site

Isso parece óbvio, mas, infelizmente, não é praticada de forma suficientemente consistente. Muitas companhias trabalham o projeto fora, no escritório, e, portanto, não levam em consideração as reais condições do local, tais como condições climáticas, características do solo, terreno e clima. Geralmente é mais fácil (e mais barato) para ajustar um projeto de construção do que uma paisagem. Um exemplo de boa prática seria o Estádio Olímpico de Londres; os designers planearam a estrutura em torno de uma inclinação natural para minimizar a necessidade de escavações.
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Outras Oportunidades de Conceito e Design