Documentar Corretamente as Decisões num Projeto de Construção

"Por favor, prossiga com as mudanças."

Essa frase familiar usada por muitos, mas não escrita ou documentada corretamente, pode causar grandes problemas. A documentação das decisões nos projetos de construção não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também deve ser uma prática recomendada em todos.

Existem muitas ferramentas e recursos para usar e capturar decisões ou compromissos importantes, mas o que é considerado como tal? Como pode preparar-se para uma reclamação ou situação em potencial que precisa de documentação? Vamos sugerir algumas informações sobre como documentar adequadamente as decisões em projetos de construção.

O que são considerados «documentos importantes»

Para começar, precisamos definir o que podemos considerar como documentos importantes.
 

Plantas, desenhos de engenharia, e-mails, âmbito de trabalho e propostas são itens críticos que devem ser mantidos por muitos anos. Uma ótima maneira de alcançar o processo apropriado de retenção de documentos é usar sistemas para acompanhar as alterações e documentos. No entanto, às vezes é importante acompanhar e entender o contexto do diálogo. As cópias folha de pagamento e as coberturas do seguro também podem fazer parte dessa lista e as cópias originais das mesmas devem ser mantidas por um período maior de tempo.

Documentar as decisões

Em primeiro lugar, é imperativo estabelecer um plano de comunicação para garantir que as partes interessadas certas estejam conscientes e sejam notificadas das decisões. A decisão simples, como pequenas alterações no âmbito, é capturada por meio de comunicações informais, como cartas ou e-mails, antes de serem formalizadas e é assim, evidenciada-
 

Os ajustes do contrato precisam seguir a proposta e o âmbito é esclarecido, debatido e aceite por todas as partes, entre outros itens-chave relativos ao seu projeto. São todas estas coisas que se repetem e que devem ser documentadas.

Documentação de proposta e de Âmbito

Durante o processo de pré-licitação e pré-construção, muitas decisões são tomadas. São recebidos e-mails ou participará em teleconferências sobre quais novos âmbitos ou esclarecimentos são feitos e, assim que possível, precisará adicionar essas alterações ao âmbito e compartilhar essas informações com o dono do projeto ou o seu representante.

O processo de documentação deve conter estimativas, orçamentos, retiradas, informação de preços unitários, ofertas de fornecedores e encargos de trabalho que suportam os ajustes necessários.
 

Documentar as datas de quando você recebeu aprovação para emitir um pedido de compra é importante se precisar comprovar atrasos no material ou nos pedidos de compra associados às decisões. A documentação correta exigida para materiais e compras deve incluir a data de aprovação do material, pedido de compra e um documento com a data de entrega que o fornecedor está a indicar.
 

Para documentar essa decisão, o pedido de compra deve referenciar ou estar vinculado a uma seção específica do contrato e da especificação. Certifique-se de que o aprovador recebe e assina uma cópia, assim como o proponente, com anotação da data de aprovação e da data de entrega.
 

Isto merece uma atenção especial. Toda a vez que uma decisão importante é tomada, é imperativo registar ou produzir um instantâneo do cronograma real, documentando em que momento a decisão foi tomada.
 

Esse instantâneo pode servir como referência para documentar quaisquer mudanças no cronograma que são necessárias após a decisão. Neste ponto, o cronograma deve ser estabelecido e guardado em conjunto com a documentação exigida que fez parte do processo de decisão. Além disso, capture uma comparação entre a programação de pedido de proposta e a programação atual. Recomenda-se documentar duas semanas de antecedência e adicioná-las ao arquivo de mudanças.

Comunicações Diárias

Esta é outra questão importante a considerar durante o processo de documentação. Designe uma pessoa que possa armazenar e acompanhar os registos diários do projeto, notas de campo, condições climáticas, entrega, visitas oficiais do governo e conversas informais.

Esses arquivos devem ser mantidos e devem estar associados a datas e negociações afetadas pelo processo de decisão. Para cada questão, deve ser criado um registo separado e arquivado. Os registos de pedidos de mudança também devem ser mantidos e o registo deve incluir datas de vencimento, responsável, data de aprovação, especificações referenciadas e data de envio. Informações semelhantes devem ser registadas para desenhos, RFIs e especificações de projeto atualizadas.

Os carimbos de tempo normalmente são gravados na maioria dos documentos e os nomes legíveis são necessários para identificar quem recebeu ou assinou o documento, arquivo e / ou material. A hierarquia da equipe do projeto é importante para decidir se um gestor de projeto pode autorizar mudanças ou se precisa obter a aprovação de alguém superior na cadeia de comando.

Todos estes documentos devem ser mantidos e compartilhados com a equipe do projeto por meio de meios eletrônicos, desde que estejam disponíveis no futuro e sejam armazenados e documentados em ordem cronológica e por assunto.

Evidência Física

Com a mais recente tecnologia, recomenda-se gravar uma imagem aérea usando drone junto com fotos e outros vídeos, capturando recursos visuais sobre o status do projeto. Tire fotos em cada local antes do início do trabalho e continue o trabalho concluindo com uma revisão final após a conclusão do trabalho.

Essas fotos devem ser tiradas pelo menos uma vez por semana ou, de preferência, com mais frequência. Certifique-se que revê os documentos do contrato para se certificar de que seguiu o processo contratual para documentar as comunicações do projeto.

A delegação em Projeto

O sucesso na delegação de actividades é essencial para o êxito na gestão de projeto. Contudo, muitas das pessoas envolvidas como líderes em gestão de projeto têm medo da delegação. Eles receiam que, se delegarem, o trabalho este não seja correctamente realizado, que os prazos não sejam alcançados. Eles não confiam na colaboração e no trabalho de equipa e habituaram-se a fazer a maioria das coisas e controlarem directamente tudo o resto.

Mas o problema está na forma como fazemos a delegação – esta tem de ser feita de forma efectiva. A gestão de projetos depende simplesmente da delegação por força da lei da divisão do trabalho: uma pessoa ou equipa focada em uma ou duas atividades específicas é mais eficiente e produtiva que uma pessoa que tenta realizar simultaneamente uma multitude de atividades. Uma pessoa não pode ser todas as coisas para um projecto ou um negócio. Se a delegação for feita de forma adequada com facilidade se conclui que quanto mais de fizer o «laissez faire» em gestão de projeto melhor. No fundo que o melhor gestor é o que gere menos.


O sucesso da gestão de projeto depende da colaboração e do trabalho de equipa e a delegação bem-feita faz com que estes elementos em surjam com sucesso. Quais os cuidados que devemos ter para delegar quando gerimos um projecto?

Não seja vago – se está a gerir um projecto e se vai delegar actividades, deve ser bastante específico acerca do que se espera realizar com a actividade, quando é que deve ser realizado e o que se espera pela realização da actividade. As descrições vagas conduzem a resultados duvidosos e à falha em cumprir os prazos.

Garanta que estabelece prazos realistas – os prazos devem ser realistas e executáveis dentro do tempo pelas pessoas seleccionadas para a actividade. Obviamente, que a delegação envolve escolher as pessoas certas para as actividades certas de acordo com os seus talentos e competências, mas deve ainda assegurar-se que as pessoas que vão ser atribuídas às actividades não terão conflitos ou problemas de agendamento.

Fornecer toda a informação necessária a cada delegação – forneça aos que receberam a delegação uma direção para alcançarem os recursos que possam ser necessários para os tornar mais aptos a concluírem o trabalho em tempo. A colaboração e o trabalho de equipa podem estar entre estes recursos.

Garanta que está disponível como líder da gestão do projecto – os seus delegados devem ser capazes de lhe colocar quaisquer questões ou preocupações acerca do projeto ou das suas atividades. Adicionalmente, deve garantir que eles prestam contas o que exige relatórios periódicos. Contudo, não pressione demais. Um relatório semanal de status deve ser suficiente, desde que o projecto leve mais de uma semana a completar.

Está assumido que se delega actividades em gestão de projeto porque não temos tempo para fazer tudo por nós – Pode até ser que estejamos tão afogados que seja difícil dar instruções explícitas para as atividades. Se é este o caso, deve assegurar-se de delegar numa pessoa como o contacto directo e o gestor do projeto. Será responsabilidade desta pessoa ser o seu «braço direito» e quem terá a responsabilidade de fornecer as especificidades para os outros envolvidos para que possa haver êxito na colaboração e trabalho de equipa. Algumas vezes até a coordenação de uma parte de um projeto deve ser delegada. Se tal ocorrer, tenha o cuidado de realizar a delegação para alguém com experiência de gestão de projectos ou no tipo de trabalho que o projecto irá realizar.

Depois de ter delegado, lembre-se de manter as mãos fora do trabalho o mais possível – Permite aos que estão empenhados um espaço criativo no projeto. Deixe-os aparecer com as suas ideias próprias e fazer mesmo sugestões na forma de fazer as coisas melhor. O fundamental é que se obtenha os resultados desejados e o objetivo do projeto. Claro que a palavra final é sua na aprovação das mudanças às coisas, mas, ao mesmo tempo, não há necessidade de ser autoritário.

Para além dos relatórios de status mensais, implemente um processo de relatórios sobre o projeto – É muito importante ter acesso constante a informação sobre a forma como estão a realizar-se as coisas. Faça isto mas monte um sistema com pro-actividade em que as pessoas envolvidas no projecto se sintam confortáveis a actualizar os registos sem necessidade de marcar uma reunião.

Mantenha um registo pessoal sobre quem está a fazer e que atividade – registe todos os relatórios de status e detalhes de progresso. A manutenção destes registos mantém o seu pensamento sobre o projecto e garante uma dupla verificação dos seus detalhes.

Não se esqueça de louvar e mostrar o crédito quando as actividades são concluídas bem e em tempo ou quando se regista um bom progresso na atividade – os membros da equipa precisam de receber um feedback positivo quando estão a fazer as coisas certas. Não só merecem isso como esse reconhecimento ajuda-os a manter o foco, mantém-nos motivados e ajuda-os a compreender o que devem fazer.

Estes são alguns cuidados a ter quando delegamos actividades em gestão de projeto. A delegação não é uma coisa simples. Exige consideração, compreensão dos requisitos de projecto e um entendimento das capacidades e competências dos que colaboram connosco 
O trabalho de equipa e a colaboração conseguem-se se for feita uma delegação correcta desde o início. Através da delegação conseguimos guiar um projeto até aos seus resultados desejados, sem dores de cabeça, sem excesso de micro-gestão e com todos os envolvidos muito mais contentes e o projeto alcança o que todos desejam – o sucesso.

Tomar melhores decisões

Chegado de Tripoli, aonde estive a aconselhar e a apoiar um cliente em vários grandes projectos, eis um assunto que me saltou para a frente, ao observar gestores a tomarem decisões incompletas e titubeantes, ao mesmo tempo, que os problemas se agudizavam.
Os bons leaders tomam grandes decisões. Será que têm um processo para fazer isso? Quais são então as técnicas para a tomada de decisões rápida?

Muitos leaders usam um processo de 5 passos para tomar as suas decisões. Este é um processo comum que pode ser utilizado para melhorar o processo de tomada de decisões. Quais são os passos:

Investigar o problema

Quando um problema se coloca toma em primeiro lugar, todo o tempo que necessitar para identificar a sua causa primária e certificar-se que não é só um sintoma de outro problema escondido. Os problemas em projecto relacionam-se usualmente com pessoas, processos, equipamento ou materiais. Descubra quando, porquê e como ocorreu e qual o seu impacto no seu projecto.

Estabeleça prioridades

Nos projectos os problemas estão sempre a ocorrer. Deve determinar-se quando um problema necessita de atenção urgente ou não, com base no seu impacto para o projecto. Se tem alto impacto (p. ex. impedindo a equipa de poder trabalhar) então é de «alta prioridade» e é preciso acabar o trabalho e resolver rapidamente o problema.

Identificar as soluções

Quando temos uma compreensão clara do problema e do seu nível de prioridade, precisamos identificar ar as soluções para o enfrentas. Depois devemos rever cada alternativa para determinar se:

• Resolve a causa primária do problema
• É fácil e prática de implementar
• Previne o problema de voltar a ocorrer

Tomar a decisão

Agora dispomos já de toda a informação necessária para tomar a decisão. Não tome, no entanto, as decisões demasiado à pressa. Tomem algum tempo do dia para ponderar cuidadosamente todos os prós e contras. Vá passear, ou se é mesmo muito importante durma em cima da decisão para poder ter a cabeça fria e clara quando decidir. Tome as decisões menos importantes com rapidez, mas tome mais tempo quando toma decisões que são críticas para o sucesso do projecto

Agir sobre a decisão

Quando pensou sobre tudo e tomou a sua decisão, precisa de estar completamente comprometido para as implementar. Aja de acordo com a decisão e comunique à sua equipa ao mesmo tempo que define e planeia as actividades necessárias para a realizar e fazer acontecer. Lembre-se que qualquer problema afecta o seu projecto de alguma forma, o que exige que se actue de forma rápida logo que se decide o que fazer. 
Desta forma toma melhores decisões de forma mais rápida e sentimos que estamos a gerir melhor.
Uma forma de melhorar o processo de decisão é a utilização de metodologias de gestão consistentes em projecto que ajudarão a guiar o projecto e a equipa ao longo de todo o processo.