Porque não deve ir para a Gestão de Projectos?

 

Continuação. Tratámos antes das características que se relacionam mais com as capacidades de comunicação das pessoas que estão ou querem ir para Gestor de Projectos, mas que talvez não preencham mesmo as condições indispensáveis.

Ho je tratamos das preferências e gostos. Ora vejamos:

#5: Não gosta de cumprir processos

Sim, eu sei que ninguém quer ser escravo dos processos. Mas são precisos bons processos para ser efectivo, ao mesmo tempo que os seus projectos se tornam maiores. Se não quer seguir bons processos de gestão de projecto, você não vai conseguir ir longe como gestor.

#6: Você não gosta de documentar as coisas

Claro, fazer tudo com moderação. Eu não estou a propor que deva adorar documentar para ser um bom gestor de projecto. Mas também, pelo contrário, não pode odiar isso. Muitos aspectos da gestão de projecto exigem alguma documentação, incluindo os relatórios de status, planos de comunicação, alterações de âmbito e Charters de projecto.

#7: Você gosta de executar e não de planear

Quando um cliente lhe adjudica um projecto, qual é a sua primeira inclinação? Se o seu primeiro pensamento ´0e reunir uma equipa e executar o trabalho, provavelmente não tem uma estrutura de pensamento de um gestor de projecto. Se não quer gastar uma apropriada quantidade de tempo para se assegurar que compreendeu o que deve ser feito, provavelmente não está talhado para ser um gestor de projecto.

#8: Se prefere receber ordens

Se pensa que o seu trabalho é receber ordens do cliente e executá-las, pode não ser um bom gestor de projecto. Os gestores de projecto devem oferecer valor para o projecto, incluindo resistindo quando os clientes pedem coisas que não estão correctas. Se o cliente levanta um pedido que está for a do âmbito, você deve ter também de invocar o processo de gestão da mudança de âmbito. «Sim senhor, iremos fazer isso» em vez de passar pelo processo de gestão da mudança de âmbito, tornará gerir o projecto uma luta para si.

#9: Você não é organizado

Pessoas que têm pobres capacidades e técnicas de organização pessoal não dão bons gestores de projecto. Se vai gerir múltiplas pessoas ao longo de um período de tempo, deve ser bem organizado para garantir que todos e cada um está á fazer o que ele ou ela precisam de fazer para serem os mais eficientes possíveis.

#10: Se pensa que a gestão de projecto é um «peso»

Ninguém consegue sentir-se bem acerca do seu trabalho se pensa que o que realiza não adiciona valor. Os bons gestores de projecto compreendem o valor do seu trabalho, e percebem que do seu trabalho irá resultar no projecto e fará que ele seja realizado em tempo e dentro do orçamento, com uma boa experiência para o cliente e para a equipa. Se pensa que os trabalhos associados com a gestão do projecto são um peso e não um valor.

Agora pense. Se está incluído em mais do que 3 destas condições, já deve reflectir se vale mesmo a pena e se estiver em 5 ou mais fuja…

Evitar enganos em projecto

 
A melhor estratégia para tratar dos enganos é, em primeiro lugar, evitar cometê-los. Mas, quando ocorrem o que fazer para navegar em segurança através deles?

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“Seja proactivo, não seja reactivo”, já ouviu certamente esta frase,. Esta é a atitude certa quando tratamos da forma de enfrentar enganos. Claro, que a ideia é prevenir a ocorrência de erros menores antes de tal acontecer. Mas o que devemos fazer para isso?
Os erros de que vamos tratar são somente os enganos.
Alguns conselhos

1: Aprenda com os enganos dos outros

Procure colegas ou colaboradores que estejam à vontade para partilhar a experiência tida com enganos similares. Na maioria dos casos, defronta-se com uma atitude muito abrangente e receptiva, ao contrário do que se poderia esperar. As pessoas que tiveram experiências similares querem partilhá-las e ajudar na resolução destes enganos.

2: Faça a sua própria pesquisa

Independentemente do muito que sabe, irá sempre enfrentar novos desafios numa base quase diária. Cada um destes desafios exige que aprenda alguma coisa nova. Ora antes de enfrentar cada problema ou questão nova deve fazer o seu trabalho de casa. O processo de aprendizagem por tentativa erro até podia ser aceitável há uns anos atrás, mas com os recursos disponíveis actualmente, há poucas desculpas para enganos feitos unicamente porque não se fez, de avanço, a preparação e pesquisa devidas.

3: Desenhe um plano

Não consegue chegar ao destino se não dispuser de um mapa das estradas. No desenvolvimento e gestão de projectos o mapa das estradas denomina-se plano do projecto. Quer seja formalmente realizado, com todas os procedimentos e métodos, quer informalmente, ele é necessário para se saber o que deve ser realizado, ou seja, como ir daqui até ali. Muitos dias de trabalho podem ser perdidos se não estamos a fazer o que é preciso. Quando o plano é feito da forma adequada irá ajudar-nos a manter um curso correcto.

4: Cumpra standards e use modelos

Existem muito boas razões para que os profissionais experientes usem o seu tempo para criar e publicar standards de indústria e de companhia. Estes standards recolhem as melhores práticas e os procedimentos aprendidos em anos de tentativa e erro.
Os modelos, que podem ser somente formulários predefinidos, podem ser úteis já que muito do trabalho já está feito de avanço e correspondendo a uma forma standard.

5: Comunicar e coordenar com outros

Se faz parte de uma equipa, é essencial comunicar com os outros membros da equipa para evitar redundâncias e para definir o trabalho a realizar com eles. O correio electrónico, as mensagens instantâneas, os relatórios de status de projecto e as teleconferências, entre outros meios, são formas de comunicar e colaborar com outros na sua equipa. Infelizmente, cada um destes meios está longe de ser perfeito. Pode gastar a melhor parte do dia a ler e escrever emails, participar em conference calls e a comunicar em mensagens instantâneas com os seus colegas, mas isso não é suficiente, embora seja uma parte do processo de gestão de projecto.
A ferramenta perfeita para comunicar e colaborar num ambiente de equipa ainda não foi inventada ou criada. Uma das ferramentas mais efectiva continua a ser a reunião de controlo, mas há que ter um método adequado para tratar das reuniões. O projecto pode ainda beneficiar da utilização de um plano de comunicação que garanta que todos os envolvidos – incluindo clientes e stakeholders – sejam mantidos informados dos desenvolvimentos do projecto.

Palavras finais

Uma das mais importantes lições que aprendi muito cedo na minha carreira é que um engano não é um engano senão quando mais alguém sabe dele. Quando se comete um engano e o vemos e, também, nos dedicamos a solucionar esse engano e, de alguma forma, somos capazes de evitar mais problemas e resolver as implicações, então o engano nunca existiu e nunca foi.
Pode parecer óbvio, mas os enganos devem ser mantidos para nós. Não há quase nunca nada a ganhar por dizer a outros que fizemos alguma coisa realmente estúpida. Pode afectar a nossa imagem e possivelmente arruinar a nossa carreira.
Agora se um destes enganos se torna conhecido da direcção ou de outros seus pares então há que enfrentar a situação e resolver um grande engano.
Fica para outra ocasião indicar alguns conselhos para isso.
Aprendemos sempre com os nossos enganos, mas estou certo que todos preferimos, em primeiro lugar, nunca os fazermos.

Iniciar um Projecto

 
A sua organização ou companhia discute a necessidade de realizar um projecto numa das áreas importantes e para um cliente central do negócio. Precisa de concentrar-se e preparar-se para o que é essencial para o cliente – garantir os resultados do projecto. Há alguns passos essenciais que devem ser tomados para obter este resultado.

1º Passo – Estabeleça a Visão

Tem de reunir com o Sponsor do projecto e acordar naquilo que deve ser realizado e quando. Precisa de estabelecer, o mais rápido possível, a data em que o projecto deve estar concluído. Tem de compreender porque é importante para o negócio esta data de fim e qual o impacto se for ultrapassada. Só assim saberá o que está em questão e qual a medida dos seu progresso.

2º Passo – Contrate os melhores

Boas equipas entregam bons projectos. É assim crítico que consiga contratar as melhores pessoas que puder pagar para a sua equipa. Tente pedir «emprestados» peritos que colaboram na sua organização e «peça» mais recursos financeiros para recrutar os melhores do mercado. Não se reduza a pessoas menos qualificadas que com mais facilidade pode seleccionar. Leva sempre mais tempo a seleccionar as melhores pessoas, mas estas irão obter melhores resultados em menos tempo. E serão mais fáceis de gerir.
Para contratar os melhores, deve definir bem as respectivas funções. De seguida publicite o perfil destas funções dentro e fora da organização. Realize curtas entrevistas iniciais e entreviste o maior número possível. Seleccione pelo menos 5 pessoas para uma segunda entrevista e escolha dois para uma short list, antes de definir o candidato escolhido. 

3º Passo – Defina o Âmbito

Com uma boa equipa e uma data de entrega final clarificada, o próximo passo é definir o que é que o projecto vai ter como resultados. Isto é denominado o Âmbito do Projecto e tem de ser documentado profundamente.
Faça uma relação que inclua todos os resultados do projecto e descreva-os em tanto detalhe quanto o possível. Precisa de trabalhar em conjunto com o seu cliente (ou com o negócio) no que respeita a isto, porque estes resultados devem corresponder aos requisitos e entregar os benefícios de negócio definidos previamente.

4º Passo – Determine se é Viável

Agora é preciso saber se temos condições de produzir os resultados dentro do intervalo de tempo e com os recursos disponibilizados. Em breve, precisa saber se o projecto é viável ou não.
Para determinar isto, precisa de saber quanto tempo cada resultado leva a ser produzido e quantos recursos são requeridos para isso. Depois é necessário adicionar todos os intervalos de tempo e todas as horas dos recursos e verificar se correspondem ao orçamento para os recursos e à data de conclusão do projecto. Se não for assim, então tem 3 opções: Obtenha mais tempo, obtenha mais recursos ou reduza o âmbito do projecto. É tão simples!

5º Passo – Assuma o controlo e execute

Se o projecto passa o teste de viabilidade então está pronto! Necessita agora de planear o projecto, aprová-lo e gerir o dia-a-dia.