Indicadores Chave de Perfomance de Projecto

Alguns KPI que podem ser usados para provar o valor do PMO e demonstrar a sua efectividade.

Tempo para o Mercado

• Tempo para o Mercado = tempo passado desde a concepção da Ideia até à Realização
• Tempo para o Mercado Alternativo = Tempo de Realização Real – Tempo Planeado para a Realização

O PMO pode melhorar o tempo para o mercado do produto de duas formas. Primeiro, pode aumentar a velocidade à qual cada um dos projectos é concluído. Os benefícios disto são óbvios, já que um projecto que é concluído mais rapidamente geralmente significa maior satisfação do cliente e da companhia porque estará disponível mais cedo. O PMO também melhora o tempo para o mercado ao promover uma melhor aderência aos planos do projecto. Ao fazer isto promove a satisfação do cliente, melhora a confiança na equipa do projecto e oferece uma melhor capacidade de previsão do futuro dos ciclos de vida futuros do projecto.

Mas ainda mais importante, isto irá garantir que um produto dependente de tempo não irá falhar o seu prazo, por razões inerentes ao projecto, para não reduzir ou fracassar no seu sucesso. Os PMO que de forma consistente melhoram o tempo para o mercado podem melhorar os seus processos e ser desenvolvidos bem e mais rapidamente.

Disponibilidade de Serviço

• Disponibilidade de serviço = Data Real de Início – Data Óptima de Início

A disponibilidade de serviço refere-se ao tempo que leva a iniciar um projecto em comparação com a data desejada de início. Difere do tempo para o mercado de duas formas: primeiro, pode medir o tempo que é atribuído a actividades específicas em oposição a só se referir a data de conclusão de um produto e, segundo, pode ser medido em numerodos pontos durante o desenvolvimento do projecto. Como ponto de referência para o negócio, faz sentido porque mede a capacidade de concluir mais projectos ou alocar mais tempo a projectos propostos. Paar além disso, quando o PMO possui uma boa medida de disponibilidade de serviço está em posição para redireccionar recurso para actividades no caminho crítico se for necessário. O PMO especiliza-se na disponibilidade de serviço através de standardização de actividade e planeamento de futuros projectos.

Se a equação acima tem um número mais baixo isso significa maior disponibilidade de serviço. Contudo, uma companhia deve ser cuidadosa para não ter tal quantidade de disponibilidade porque isso significa que tem recursos desperdiçados. Isto pode desbaratar tanto dinheiro como o que é desperdiçado num plano mal feito e mal gerido.

ROI

• ROI = (Rendimento – Investimento) / Investimento * 100

O PMO contribui para o ROI da companhia assegurando-se que os projectos são concluídos com sucesso e de acordo com as especificações definidas pelo cliente e stakeholders. Por isto, examinar o ROI como um KPI oferece uma vista incompleta à produtividade do PMO. Porque o PMO não influencia directamente o retorno financeiro. Antes oferece a estrutura através da qual poderemos construir o sucesso. O ROI, então, deve ser examinado em combinação com outras métricas para determinar a influência específica do PMO na performance global do negócio da companhia. O ROI pode ser usado para medir o sucesso, mas deve ser olhado projecto a projecto para determinar o impacto real do PMO.

Crescimento das Vendas

• Crescimento das Vendas = (Vendas correntes – Vendas anteriores)/Vendas anteriores

O PMO contribui para o crescimento das vendas de forma muito semelhante à sua influência no ROI. Faz isso oferecendo um ambiente que permite o crescimento das vendas sem muito esforço, muitas vezes através da melhoria das métricas nesta lista, como tempo para o mercado e disponibilidade de serviço. No entanto, a medida do crescimento das vendas não especifica a função do PMO nessa melhoria. Entretanto, melhorar o crescimento das vendas irá ser muito atractivo para os executivos de alto nível e, em particular, os CFO, porque é aquilo que os accionistas e investidores procuram numa companhia. Como tal, e apesar das óbvias limitações, o crescimento das vendas é uma métrica importante porque uma melhoria nesta área vai criar mais oportunidades financeiras para o negócio e poderá convencer muitos descrentes no PMO.

Utilização do Serviço

• Utilização do Serviço = Horas Facturadas/Horas Totais

Para além de reduzir e standardizar as actividades através do crescimento da disponibilidade do serviço, a utilização do serviço permite ao PMO garantir que o tempo está a ser usado com eficiência. Aqui, a utilização do serviço significa analisar os recursos alocados a um projecto e em particular os recursos humanos. Um PMO avançado será não só capaz de diminuir o número de pessoas que estão sobre e subutilizadas, mas será capaz de atribuir as pessoas para as actividades para as quais são os melhores, desta forma maximizando ovalor do seu tempo.

Aumentar a qualidade da utilização do serviço significa uma melhor qualidade do resultado do projecto na mesma quantidade de tempo. Isto irá optimizar a satisfação do cliente e dos empregados e irá garantir que o negócio está ao obter o melhor valor dos seus recursos e trabalho contratado.

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Demonstrar melhoria nestes KPI pode ajudar a mostrar o sucesso de um PMO da companhia. Em conclusão, o PMO ainda não foi aceite como necessário na maioria das organizações e é assim responsabilidade dele comprovar o valor que oferece. Deve repetir-se, contudo, que como o PMO é único, estes KPI devem ser olhados deforma específica para a companhia.