O Controlo da Mudança

Continuamos hoje a falar do processo de controlo da mudança e a esclarecer como se pode implementar o processo com simplicidade.

O controlo de mudanças é uma parte importante do processo de gestão de projecto. No caso da Engenharia e Construção quase que podia afirmar que ninguém implementa um processo formal e piro ainda, as mudanças são muitas vezes utilizadas para resolver a má estimação inicial do contrato.

Mas, com o ritmo de mudança nos nossos dias é mais do que certo que os projectos enfrentam exigências de mudança durante a sua vida. Muito embora a mudança possa ajudar a assegurar que os projectos estão alinhados com as necessidades de negócio, é importante ter em conta que cada mudança deve ser cuidadosamente considerada e aprovada. Daí que o processo mesmo que deforma elementar deve ser criado na equipa de projecto.

O processo de controlo da mudança na gestão de projecto garante que todas as mudanças propostas durante o projecto são devidamente definidas, consideradas e aprovadas antes da implementação. Isto garante que nenhumas mudanças desnecessárias sejam realizadas e, assim, os serviços não são interrompidos e os recursos são eficientemente usados. Se isto não são benefícios importantes então pensem o que será se o processo não for implementado.

O processo de controlo da mudança contém 5 passos:

1. Propor uma mudança
2. Sumário do impacto
3. Decisão
4. Implementar a mudança
5. Fechar a mudança

Durante o processo são utilizados dois documentos:

1. Registo das mudanças: usado para registar todas as mudanças pedidas e decisões tomadas
2. Formulário de Registo de Mudanças: usado para documentar os detalhes da mudança, incluindo o seu business case.

Propor uma mudança

O processo, pensado desta maneira, oferece a capacidade de qualquer pessoa na equipa do projecto 8 mas incluindo o cliente) propor uma mudança ao projecto. A proposta deve incluir uma descrição da mudança e os benefícios esperados ou outra razão justificativa da mudança. A mudança é apresentada usando o Formulário de Pedido de Mudança e adicionada ao Registo de Mudanças do projecto.

Sumário do Impacto

O projecto é conduzido pelo Gestor do Projecto que irá considerar o impacto da mudança no projecto. Serão consideradas as seguintes questões:

• Custo quantificável de poupanças ou benefícios
• Razão para a mudança legal, regulatória ou outra
• Custo estimado da mudança
• Impacto na escala de tempo do projecto
• Recursos adicionais necessários
• Impacto em outros projectos ou actividades de negócio
• Novos riscos ou questões

Depois desta avaliação, o gestor de projecto recomenda se irá ser desencadeada a mudança.

Decisão

Este processo envolve a revisão do pedido de mudança por uma autoridade definida que irá considerar toda a informação obtida por quem fez o pedido e a avaliação de impacto do Gestor de Projecto. A decisão será usualmente:

• Aceitar
• Aceitar com comentários ou condições especiais
• Rejeitar
• Deferir (a mudança não é aprovada, mas poderá ser considerada mais tarde)

Implementar a Mudança

Se a mudança é aprovada esta será planeada, calendarizada e implementada na data acordada com os stakeholders.

Como parte do planeamento, deve ser elaborado um plano de regressão para o caso em que se deva recuar da mudança.

Depois da implementação é habitual levar a cabo uma revisão pós-implementação.

Fechar a Mudança

Quando o responsável pelo pedido de mudança dá o seu acordo a que a implementação foi correctamente realizada, a mudança é fechada e registada no Registo de Mudanças.