Relatórios de Status em Projectos

Os relatórios de status parecem sempre ser um espinho no pé da muitos gestores de projectos e gestores em geral. Os relatórios de status tendem a ser mal orientados em geral.
Eis como alterar isto e voltar a adicionar valor. 
    O relatório de status deve:

1. Descrever de uma forma gráfica ou em texto simples como foi medido o trabalho planeado face ao trabalho realizado. Um gráfico do Valor Planeado relativamente ao Valor Ganho é a forma mais simples. Os mais rápidos terão gráficos «pré-preparados». Mas estes não mostram o «valor» dos itens entregues, só que estes foram efectuados. 
2. Alguns meios gráficos de mostrar uma cor de status para as correntes de trabalho. VERMELHO, AMARELO, VERDE  é um bom meio. Por correntes de trabalho quero dizer os resultados óbvios do projecto. Se alguma coisa está AMARELO ou VERMELHO, terá de haver um plano para as repôr em VERDE.
3. O relatório deve mostrar os riscos, mitigações e a retirada do risco para todos os itens que ameaçam o sucesso do projecto. 
4. O relatório deve constar de uma única folha de papel. 

Fazer isto pode assumir várias formas, mas cada uma DEVE não conter nenhuma narrativa acerca dos detalhes mais ou menos de sucesso do projecto. A única forma para um relatório de status seco é realmente simples:
Declarar, antes de tudo, o que se espera ser concluído de uma forma mensurável, tangível e com resultados avaliáveis. Depois declarar, ainda, no relatório de status que se produziram esses resultados ou não. Se não se produziram quando ficarão completos? Se estamos com problemas na conclusão, o que será feito para remover os problemas. Quanto custará este trabalho?

Esta é a base para o Planeamento Baseado em Resultados.
Dizer o que se vai realizar. Dizer que já realizámos. Se não, dizer qundo concluímos o planeado.

Se pudesse decidir... sobre tudo

No meu trabalho mais comum, que é contribuir para que outros consigám melhorar a forma de trabalhar, através de conselhos e apoio, vejo-me muitas vezes a fazer coisas de forma repetida e sem poder alterar a sua realização.
Ou seja, o cliente é quem decide de forma desorganizada e sem método, segundo o meu ponto de vista, e eu, o consultor, lá vou fazer aquilo que ele pretende.
Por um lado, até é bom porque representa ter trabalho, mas ao mesmo tempo, faz com que seja como que um operário que, todas as semanas, neste caso, repete sempre a mesma produção,  ou algo muito parecido.
Então é assim, chego às 9.00 e pelas 9.05 começo a falar tentando estimular os participantes (muitas vezes só um) para participarem e oferecerem a sua experiência, faço uns jogos, conto anedotas, faço perguntas e, dois dias depois, lá os consigo ver interessados e a tentarem levar alguma coisa diferente.
No final despeço-me, agradeço e digo que - «formação não são receitas, chegou aqui sem problemas e com necessidades de saber, sai daqui com muitas perguntas e dificuldades e interrogações.»