Condução de reuniões de projecto

Muito tempo e esforço de gestão pode ser perdido em reuniões. Assim, é essencial realizar-se uma abordagem disciplinada para conduzir uma reunião que se promove.

Antes da reunião de Gestão do Projecto

A pessoa que convoca a reunião deve:

Fixar o local, data, tempo e participações bem em avanço; Manter os números de participantes no mínimo

Garantir que todas as partes estão representadas e têm autoridade/conhecimento para tomar decisões e oferecer uma contribuição válida

Estabeleça a responsabilidade e os tempos limiete para cada ponto da agenda

Envie a agenda e documentos de trabalho em tempo para permitir a preparação

Na Reunião de Projecto

O coordenador da reunião deve:

1. Iniciar e terminar a reunião a horas: censure as chegadas tardias
2. Manter-ser na agenda e horário
3. Garantiur que há um projecto acordado de concluir cada pontop da agenda
4. Manter a reunião focada
5. Garantir que se realizam discussões totais e participativas
6. Corte questões externas para resolução fora da reunião
7. Faça o sumário de cada ponto da agenda no final e garanta o acordo e que as acções são registadas
8. Acorde e edstabeleça a data para a próxima reunião, se necessário
9. Porcure pelo feedback deos participantes sobre a efectividade da reunião

O responsável pela acta deve:

1. Agir com a mão direita do Coordenador
2. Tomar notas breves, relevantes e orientadas

Os participantes na equipa de Projecto devem:

1. Manter-se no ponto da ordem de trabalçhos e serem breves
2. Ouvir os outros e não devem participar em reuniões privadas
3. Ser construtivos com adopção de uma abordagem de pode fazer
4. Acordar em planos /acções realistas
5. Tomar nota das suas prórprias acções incluindo destinatário e datas

Depois da Reunião

O coordenador deve:

1. Rever a efectividade da reuniãop e anotar os pontos de melhoria para a próxima reunião

O responsável pela acta deve:

1. Publicar e enviar as notas ou actas para os participantes e para aqueles que delas necessitam em 2 dias

Os Participantes devem:

1. Avaliar a sua efectividade na reunião e anotar as áreas de melhoria; fazer sugestões ao coordenador se for apropriado
2. Ler as actas e realizar todas as acções pessoais e anotar essas acções em que é o destinatário.

NOTAS

Pontos adicionais a ter em conta, Começar a horas, Desligue o seu telemóvel, Mantenha-se na ordem de trabalhos, mantenha-se no ponto em questão, Sem reuniões privadas, Sem interrupções ou saìdas, Seja construtivo, Ouça, Dê o seu acordo às conclusões e acções, Termine a horas.
Não realize de todo uma reunião se houver uma melhor forma de obter o mesmo objectivo.
Lembre-se sempre que o tempo da reunião deve ser só 15 a 20% do tempo total necessário para preparar e fazer o follow up da reunião.