Cinco Objectivos do Gestor de Projecto

Como Gestor de Projecto tem de gerir pessoas, dinheiro, fornecedores, equipamento – a lista nunca mais acaba. O segredo está em manter o foco. Estabeleça cinco objectivos pessoais a atingir. Se for capaz de atingir estes cinco objectivos para cada projecto, então atingirá o sucesso.

Estes objectivos são genéricos para todas as indústrias e para todos os tipos de projectos. Sem contar com o seu nível de experiência como gestor de projecto estabeleça estes 5 objectivos para todos os projectos que venha a gerir.

Objectivo 1: Concluir no prazo

Esta é a mais antiga dica do livro. É também a mais difícil porque os requisitos mudam muitas vezes durante o projecto e o agendamento era provavelmente muito optimista na primeira análise.

Para ter sucesso necessita gerir o seu âmbito com muito cuidado. Implementar um processo de controlo de alterações para que todas as alterações ao âmbito sejam devidamente geridas.

Mantenha o seu plano sempre actualizado, registando o progresso real relativamente ao planeado. Identifique qualquer desvio ao plano e resolva-as rapidamente.

Objectivo 2: Concluir dentro do orçamento

Para ter a certeza de que os custos do seu projecto não crescem em espiral, tem de definer um orçamento do projecto no início e comparar a execução com este. Inclua neste orçamento todo o tipo de custos que vai incorrer, sejam com pessoas, equipamento, fornecedores ou materiais. Depois calcule quanto irá custar para finalizar cada actividade planeada e controle qualquer desvio do plano.

Assegure-se de que se gastou a mais em algumas das actividades ou se gastou a menos noutras, Desta forma pode controlar o que gasta e manter-se dentro do orçamento.

Objectivo 3: Cumprir com os requisitos

O propósito aqui é o cumprimento dos requisitos que foram estabelecidos para o projecto no início. Sejam para instalar um novo sistema de TI, construir uma ponte ou implementar novos processos, o seu projecto necessita de produzir soluções que vão ao encontro destes requisitos a 100%.

A dificuldade aqui é assegurarmo-nos que dispomos de um conjunto de requisitos o mais detalhado possível desde o início. Se eles são ambíguos de alguma forma, então aquilo que parecia uma pequena parte de trabalho pode tornar-se imenso, ocupando valioso tempo e recursos para concluir.

Objectivo 4: Mantenha o cliente satisfeito

Pode concluir o seu projecto em tempo, a cumprir o orçamento e cumprir a 100% os requisitos – mas da mesma forma ter clientes descontentes. Isto acontece habitualmente porque as suas expectativas mudaram desde que o projecto se iniciou e não foram convenientemente geridas.

Para garantir que o seu sponsor do projecto, cliente e outros stakeholders estão contentes no final do projecto, precisa de gerir as suas expectativas com cuidado. Tenha extremo cuidado para os manter devidamente informados do progresso. “Mantenha a verdade” dando-lhes uma visão transparente do progresso até à data. Deixe-os dar-lhe a conhecer as suas preocupações ou ideias de forma regular. Informe-os de imediato se for incapaz de concluir em tempo ou quando devem ser realizadas alterações.

Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para estabelecer as expectativas dos clientes.

Objectivo 5: Garanta uma equipa contente

Se conseguir alcançar isto com uma equipa feliz e contente, então está mais do que preparado para voltar a fazer o mesmo num próximo projecto. E também será dessa forma que se sentirá a sua equipa. A satisfação da equipa, como antes vimos, é crítica para o sucesso dos sues projectos.

Mantenha a sua equipa feliz através do reconhecimento e recompensa pelos seus sucessos. Atribua-lhes trabalho que que lhes complemente as suas forças e conduza exercícios de reforço da equipa para levantar a moral. Com uma equipa feliz e motivada você alcança qualquer coisa!

Como reduzir o stress de projecto…

 

Todos nós conhecemos o stress. É aquilo que faz com que o cabelo vá embranquecendo e que os tiques se vejam mais que os sorrisos. É natural que os projectos atraem muito stress, porque temos um conjunto definido de resultados para produzir num tempo definido e com recurso determinados – e tudo isto com o sponsor do projecto olhando por cima do ombro!

Stress Positivo pode ser gerado num ambiente em que floresce a produtividade e a equipa está focada no objectivo. Mas stress negativo pode desmoralizar a equipa, reduzir a eficiência e desviar o foco da equipa, Neste tipo de ambiente, temos de virar o stress negativo em stress positivo e para o fazer eis aqui alguns conselhos:

Passo um: Time-Out

O stress positivo só pode ser gerado quando as pessoas nas equipas têm relações positivas. Para criar este tipo de relações, a melhor forma é através da socialização, da realização de actividades em comum. Quer seja por levar a equipa a realizar almoços regulares, ir ao bar beber uma cerveja depois do trabalho, quer ir jogar à bola, conseguir agrupar a equipa de forma que se consigam conhecer fora do ambiente do projecto é crítico para libertar o stress negativo.

Passo dois: Unir

Assim começamos a construir relações positivas tirando tempo for a para socializar. Excelente. O próximo passo é encontrar uma causa que una a equipa – o propósito do projecto.

Planeie encontros mensais em que sejam revigorados os objectivos e metas do projecto, congratule-se com os sucessos e reforce a confiança da equipa em que eles são capazes de completar o projecto com sucesso. Assegure-se que todas as pessoas saem deste encontro energizadas e apaixonadas pela concretização do projecto. Implemente processo e metodologias que forneçam as ferramentas que os auxiliem a ter sucesso.

Passo três: Boosting

Claro que unir funciona muito bem nas equipas, mas não é suficiente quando falamos de indivíduos. Temos de «puxar» por cada membro da equipa para que eles se sintam bem com eles próprios e ganhem confiança na conclusão das actividades atribuídas. Pode fazer-se isto através do:

• Reconhecimento da boa performance quando esta se vrerifica
• Conduzindo avaliações do trabalho das pessoas e realizando um feedback positive
• Oferecendo bónus por performance acima do normal
• Revendo os salários quando aplicável
• Criando prémios e louvores para a equipa

Passo quarto: Apontar

Muitas vezes as equipas stressadas têm um "instigador". Esta é uma pessoa (ou pessoas) que geram muita negatividade e que influenciam a performance de outros à volta deles. Temos de tratar directamente com estas pessoas.

Quando se conduzem avaliações da performance das pessoas devemos tentar identificar a negatividade de um instigador e acordar com as pessoas um plano de acção para os ajudar a melhorar. Apontar os “pontos de stress” ou “pontos fracos” de uma equipa é um elemento chave para garantir o sucesso dos projectos.

Passo cinco: Auto-administração

Claro que para resolver com efectividade o stress da equipa é necessário que você tenha também a posição adequada. Se está negativamente stressado as pessoas à sua volta vão senti-lo e vão também ficar stressados com o mesmo sinal.

Assim «tem de praticar o que prega» e deve sentir-se bem e positive com a sua equipa. Precisa de estar apto e saudável, focado mas inspirado. Se conseguir atingir este estádio mental, então consegue dar à sua equipa uma boa oportunidade de sucesso.

Melhore as suas Reuniões de Projecto

Todos nós detestamos as reuniões que se arrastam. Assim a tarefa que se nos coloca é manter as reuniões focadas e adicionar-lhes um sentido e um propósito. Se conseguir isto vai também fazer crescer a motivação e o moral da equipa. Eis alguns conselhos para o ajudar…

Planeie com cuidado

Para ficar seguro que consegue obter o máximo das suas reuniões, precisa de as planear com sabedoria. Antes da cada reunião, escreva três metas que pretende obter com aquela reunião. Eis um exemplo:

• Quero que a equipa saiba que estamos dentro do planeado.
• Quero que todos os problemas e riscos sejam colocados.

• Quero que se sintam valorizados e motivados.

De seguida temos de trabalhar na forma de alcançar estas metas. Para isso existem algumas técnicas de apoio.

Abra e feche a reunião com cuidado

Como no teatro, as pessoas lembram-se melhor da entrada e do fim. Assim abra e feche as suas reuniões com cuidado.

Quando abre a reunião, diga qual ompropósito da reunião e o que é que quer obter dela e porque é importante. Isto irá ganhar a atenção deles e define a forma de funcionar. Quando encerrar a reunião, diga-lhe o que ficou acordado / ou foi alcançado na reunião e quais os passos a fazer de seguida.

Controle o diálogo

Precisa de se manter completamente em controlo da reunião em todas as ocasiões. Para garantir isto:

• A reunião deve cumprir a ordem dos trabalhos
• Não se deixe ficar presio com um problema singular.
• Uma pessoa não pode dominar a reunião

Todos devem falar.

Comece por se sentar ou estar de pé num local proeminente da sala. Fale num tom mais lato para reforçar a presença. Interrompa qunado as pessoas falam demasiado tempo. Seja educado mas firme. Controle a reunião como um treinador treina uma equipa de futebol – observando constantemente, ouvindo e dirigindo a equipa. Se possível, peça a outra pessoa pararegistar a acta. Isto oferece-lhe o tempo necessário para controlar a conversa de forma a que a ordem de trabalhos e as três metas sejam alcançadas.

Registe e siga em frente

As reuniões, muitas vezes, são consumidas com um único problema consumindo a maioria do tempo de reunião. Se esta questão não está especificamente relacionada com os objectivos da reunião, diga à equipa para registar o problema e seguir em frente. Registe de facto o problema no quadro ou em papel e trate dela com os membros da equipa significativos após a conclusão da reunião. Assim mantém as suas reniões curta s e focadas nos assuntos.

Mantenha a reunião virada para a acção

Os projectos são acerca de «tratar de fazer as coisas». Assim, assegure-se, quando possível, que todas as discussões resultem em acções para serem realizadas. Com o foco nas acções que são necessárias, consegue-se reduzir a dimensão das reuniões e torná-las efectivas.