Como Gestor de Projecto tem de gerir pessoas, dinheiro, fornecedores, equipamento – a lista nunca mais acaba. O segredo está em manter o foco. Estabeleça cinco objectivos pessoais a atingir. Se for capaz de atingir estes cinco objectivos para cada projecto, então atingirá o sucesso.
Estes objectivos são genéricos para todas as indústrias e para todos os tipos de projectos. Sem contar com o seu nível de experiência como gestor de projecto estabeleça estes 5 objectivos para todos os projectos que venha a gerir.
Objectivo 1: Concluir no prazo
Esta é a mais antiga dica do livro. É também a mais difícil porque os requisitos mudam muitas vezes durante o projecto e o agendamento era provavelmente muito optimista na primeira análise.
Para ter sucesso necessita gerir o seu âmbito com muito cuidado. Implementar um processo de controlo de alterações para que todas as alterações ao âmbito sejam devidamente geridas.
Mantenha o seu plano sempre actualizado, registando o progresso real relativamente ao planeado. Identifique qualquer desvio ao plano e resolva-as rapidamente.
Objectivo 2: Concluir dentro do orçamento
Para ter a certeza de que os custos do seu projecto não crescem em espiral, tem de definer um orçamento do projecto no início e comparar a execução com este. Inclua neste orçamento todo o tipo de custos que vai incorrer, sejam com pessoas, equipamento, fornecedores ou materiais. Depois calcule quanto irá custar para finalizar cada actividade planeada e controle qualquer desvio do plano.
Assegure-se de que se gastou a mais em algumas das actividades ou se gastou a menos noutras, Desta forma pode controlar o que gasta e manter-se dentro do orçamento.
Objectivo 3: Cumprir com os requisitos
O propósito aqui é o cumprimento dos requisitos que foram estabelecidos para o projecto no início. Sejam para instalar um novo sistema de TI, construir uma ponte ou implementar novos processos, o seu projecto necessita de produzir soluções que vão ao encontro destes requisitos a 100%.
A dificuldade aqui é assegurarmo-nos que dispomos de um conjunto de requisitos o mais detalhado possível desde o início. Se eles são ambíguos de alguma forma, então aquilo que parecia uma pequena parte de trabalho pode tornar-se imenso, ocupando valioso tempo e recursos para concluir.
Objectivo 4: Mantenha o cliente satisfeito
Pode concluir o seu projecto em tempo, a cumprir o orçamento e cumprir a 100% os requisitos – mas da mesma forma ter clientes descontentes. Isto acontece habitualmente porque as suas expectativas mudaram desde que o projecto se iniciou e não foram convenientemente geridas.
Para garantir que o seu sponsor do projecto, cliente e outros stakeholders estão contentes no final do projecto, precisa de gerir as suas expectativas com cuidado. Tenha extremo cuidado para os manter devidamente informados do progresso. “Mantenha a verdade” dando-lhes uma visão transparente do progresso até à data. Deixe-os dar-lhe a conhecer as suas preocupações ou ideias de forma regular. Informe-os de imediato se for incapaz de concluir em tempo ou quando devem ser realizadas alterações.
Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para estabelecer as expectativas dos clientes.
Objectivo 5: Garanta uma equipa contente
Se conseguir alcançar isto com uma equipa feliz e contente, então está mais do que preparado para voltar a fazer o mesmo num próximo projecto. E também será dessa forma que se sentirá a sua equipa. A satisfação da equipa, como antes vimos, é crítica para o sucesso dos sues projectos.
Mantenha a sua equipa feliz através do reconhecimento e recompensa pelos seus sucessos. Atribua-lhes trabalho que que lhes complemente as suas forças e conduza exercícios de reforço da equipa para levantar a moral. Com uma equipa feliz e motivada você alcança qualquer coisa!
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