Melhore as suas Reuniões de Projecto

Todos nós detestamos as reuniões que se arrastam. Assim a tarefa que se nos coloca é manter as reuniões focadas e adicionar-lhes um sentido e um propósito. Se conseguir isto vai também fazer crescer a motivação e o moral da equipa. Eis alguns conselhos para o ajudar…

Planeie com cuidado

Para ficar seguro que consegue obter o máximo das suas reuniões, precisa de as planear com sabedoria. Antes da cada reunião, escreva três metas que pretende obter com aquela reunião. Eis um exemplo:

• Quero que a equipa saiba que estamos dentro do planeado.
• Quero que todos os problemas e riscos sejam colocados.

• Quero que se sintam valorizados e motivados.

De seguida temos de trabalhar na forma de alcançar estas metas. Para isso existem algumas técnicas de apoio.

Abra e feche a reunião com cuidado

Como no teatro, as pessoas lembram-se melhor da entrada e do fim. Assim abra e feche as suas reuniões com cuidado.

Quando abre a reunião, diga qual ompropósito da reunião e o que é que quer obter dela e porque é importante. Isto irá ganhar a atenção deles e define a forma de funcionar. Quando encerrar a reunião, diga-lhe o que ficou acordado / ou foi alcançado na reunião e quais os passos a fazer de seguida.

Controle o diálogo

Precisa de se manter completamente em controlo da reunião em todas as ocasiões. Para garantir isto:

• A reunião deve cumprir a ordem dos trabalhos
• Não se deixe ficar presio com um problema singular.
• Uma pessoa não pode dominar a reunião

Todos devem falar.

Comece por se sentar ou estar de pé num local proeminente da sala. Fale num tom mais lato para reforçar a presença. Interrompa qunado as pessoas falam demasiado tempo. Seja educado mas firme. Controle a reunião como um treinador treina uma equipa de futebol – observando constantemente, ouvindo e dirigindo a equipa. Se possível, peça a outra pessoa pararegistar a acta. Isto oferece-lhe o tempo necessário para controlar a conversa de forma a que a ordem de trabalhos e as três metas sejam alcançadas.

Registe e siga em frente

As reuniões, muitas vezes, são consumidas com um único problema consumindo a maioria do tempo de reunião. Se esta questão não está especificamente relacionada com os objectivos da reunião, diga à equipa para registar o problema e seguir em frente. Registe de facto o problema no quadro ou em papel e trate dela com os membros da equipa significativos após a conclusão da reunião. Assim mantém as suas reniões curta s e focadas nos assuntos.

Mantenha a reunião virada para a acção

Os projectos são acerca de «tratar de fazer as coisas». Assim, assegure-se, quando possível, que todas as discussões resultem em acções para serem realizadas. Com o foco nas acções que são necessárias, consegue-se reduzir a dimensão das reuniões e torná-las efectivas.