Como acompanhar os Projectos

Acompanhar com regularidade um projecto é o desafio mais difícil; gerir pessoas, equipamento, tempo, dinheiro e materiais para concluir o seu projecto a tempo. Para realizar isto com sucesso, é necessário manter debaixo de olho 5 áreas do seu projecto…

1. Tempo e Custo

Reserve uma hora por semana para determinar se continua em condições de terminar o projecto em tempo. Para fazer isto, identifique todas as actividades que estão a ficar atrasadas e determine se elas podem provocar um atraso a todo o projecto. Em seguida, procure formas de poupar tempo através de conclusão de actividades mais cedo, atraso de actividades não críticas ou com a obtenção da aprovação do Sponsor para remover actividades desnecessárias.
Pode ainda ter de rever a despesa total do projecto até à data em relação ao orçamento original estabelecido. Identificar formas de reduzir os custos alocando recursos menos dispendiosos, com a redução do âmbito do projecto ou com o incremento da eficiência da equipa.

2. Atribuição de Recursos

Tem de ter uma atitude de constante acompanhamento da percentagem de tempo que a sua equipa está atribuída às actividades. Se tem pessoas atribuídas a actividades 50% do seu tempo e depois a 150%, então provavelmente não está a trabalhar com eficiência. Perlo contrário, deve balancear com justeza a carga de trabalho da equipa para os manter ocupados 80-100% do seu tempo, sem estarem sobrecarregados. Se quiser carregar um recurso, faço-o por um período curto para evitar que este fique esgotado.
Conforme vai reatribuindo o trabalho entre os seus recursos, deve estar atento ao nível global de aplicação dos recursos. Pode estar a acontecer que todos estejam sub-alocados e que possa retirar uma pessoa do projecto com ganhos de custo. Por outro lado, se todos estão sobre-alocados então necessita com rapidez de alocar mais recursos.

3. Progresso e Eficiência

É necessário acompanhar o progresso e a eficiência da equipa. ‘Progresso’ significa a percentagem de actividades concluídas até à data. ‘Eficiência’ significa o número de actividades concluídas dentro do prazo. Precisa de acompanhar estes itens para garantir que estamos a progredir de acordo com o plano e que a sua equipa está a trabalhar com eficiência e a concluir as actividades que lhe estão atribuídas.

4. Riscos, Alterações, Questões

Todos os projectos se defrontam com riscos, mudanças e problemas em algum ponto no caminho. Muitas vezes é impossível impedir que ocorram, assim o truque é resolvê-los o mais depressa possível quando ocorrem. Durante o ciclo de vida do projecto devemos, observá-los de perto. Para cada questão levantada deve ser estabelecida uma ‘data prevista de resolução’ e acompanhar com cuidado estas datas para garantir que conseguimos cumpri-las.

5. Saúde do Projecto

Para além de acompanhar o projecto ao nível mais micro é, também necessário afastarmo-nos para olhar o projecto de fora como se o observássemos do ar, a funcionar no seu ambiente. Temos de ter uma visão clara da saúde global do projecto. A maior parte do trabalho foi já realizada pelo acompanhamento do tempo, custo, recursos, progresso e eficiência. Mas através de uma visão sumarizada do projecto em cada semana é possível liderar a equipa do projecto para o sucesso.