segunda-feira, junho 07, 2010

Quando o projecto corre mal

Estava tudo a correr suavemente e bem quando, de repente, verifica que está atrasado e acima do orçamento e sem fim à vista. Para voltar ao caminho necessita cumprir um processo. Proponho-lhe 8 passos neste processo.

1. Avaliação:

A primeira coisa que tem de fazer é pesquisar até que ponto está fora do caminho. Exactamente, quantos dias está atrasado relativamente ao planeado e o que é isso em % da linha de tempo? Também, quanto está acima do orçamento e o que significa isso em % do orçamento global?

2. Re-planear:

De seguida reveja o seu Plano do Projecto, para verificar se consegue recuperar tempo através de mudanças nas atribuições das actividades. Primeiro, veja se pode realocar pessoas a actividades de forma mais expedita poupando tempo.pensar Em seguida, verifique as dependências das actividades e veja se há uma sequência mais lógica que consiga completar mais cedo os prazos. Assegure-se que identifica o caminho crítico no seu plano para que saiba que actividades devem ser concluídas e quais são secundárias. Assim, atribua os seus melhores recursos às actividades críticas e tente concluí-las mais cedo. Todo o tempo que consiga poupar através do replaneamento vai-lhe ser precioso.

3. Brainstorm:

Reúna-se com a sua equipa e reveja o plano replaneado e verifique se em conjunto conseguem obter novas ideias para realizar o projecto mais cedo ou poupar no orçamento. Pode até ficar surpreendido com os resultados que obtém.

4. Diminuir o âmbito:

A forma mais fácil de voltar a colocar o projecto no caminho certo é diminuir o âmbito. Isto significa realizar menos que o previsto originalmente. Faça uma lista dos resultados do seu projecto, priorize-os em relação com os objectivos do projecto e veja se há alguns resultados que possa, com a autorização do Sponsor do Projecto, remover do âmbito do projecto, para o ajudar a voltar ao caminho. Não significa que estes resultados deixam de ser produzidos, antes que poderão vir a ser feitos como actividades isoladas após a conclusão do projecto.

5. Peça ajuda:

Se o seu Sponsor não pretende alterar o âmbito do projecto, então peça-lhe por uma extensão do prazo ou por mais orçamento para que possa atribuir mais recursos para concluir dentro do prazo. Obtenha o seu apoio informando-os do seu atraso. Seja honesto e frontal. Mostre que está disposto a fazer tudo para estar em condições de cumprir o prazo estabelecido, mas que necessita de apoio para isso. Com este apoio tudo é possível.

6. Controle a mudança:

Agora tem de controlar de forma apertada a mudança para que novas funcionalidades ou resultados não sejam adicionadas sem a sua aprovação. A mudança é comum na maioria dos projectos o que o obriga a controlá-la para garantir a oportunidade de sucesso.

7. Reunião:

Realize uma reunião com a equipa para explicar porque é que o projecto está atrasado e a importância dele. Obtenha o apoio deles para trabalharem com empenho e mais horas de forma a serem capazes de o realizar em tempo. Lembre-se que necessita da compreensão de todos e adesão para poder acabar em tempo e dentro do orçamento.

8. Comunique:

Mantenha todos informados do progresso com regularidade. Desta forma manter-se-ão focados e motivados para alcançar os objectivos estabelecidos.

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