Progress Reporting

Se trabalha como gestor de projeto, é muito provável que você tenha dezenas de relatórios de progresso realizados durante a sua carreira - se não centenas! Mas foram mesmo eficazes? Teve um propósito claro ao escrever os relatórios, por exemplo, querer que os stakeholders tomassem determinada ação como resultado dos relatórios? Ou só os produziu porque era uma dessas atividades de rotina que tinha de ser feita?

Pode ter sido muito consciente e determinada ao produzir os relatórios, mas, infelizmente, nem todo mundo é igual, e como resultado, o relatório de status semanal torna-se um desses artefactos que faz parte do processo sem adicionar muito valor.

Erros Principais

Alguns dos erros clássicos que os gestores de projeto fazem é incluir demasiadas informações estáticas e não introduzir o suficiente sobre o que são os problemas do projeto real. Desta forma, o relatório não é um verdadeiro reflexo do que realmente acontece. Se acabou de escrever sobre o que aconteceu durante o último período de referência e o que você vai fazer durante o próximo período de referência, sem mencionar como isso se compara a planear e quais são os riscos reais e questões do projeto, então não há incentivo para que o cliente preste atenção a ele. Em muitos casos, o relatório é mesmo anexado num e-mail sem qualquer contexto ou descrição, o que significa que é improvável que alguma vez chegue a informação aos executivos que dependem de smartphones ou doutros dispositivos móveis.

O relatório de progresso perfeito

Então, o que é um relatório de status perfeito? Bem, em primeiro lugar, é um relatório simples, de preferência numa página de informação que adiciona valor real, fornecendo uma visão geral das milestones, riscos, questões e informação de custos, no mínimo.

Algumas orientações sobre o que se deve e não deve fazer:

• Não inclua demasiada informação estática acerca do background do projeto, a não ser que seja parte do processo.
• Inclua sempre o nome do sponsor e do gestor de projeto.
• Mantenha a informação viva numa página só.
• Inclua os 5 riscos e questões principais, incluindo o responsável e ação de mitigação.
• Inclua informação sobre o orçamento e como se está a acompanhar.
• Inclua uma visão geral das principais milestones, as suas datas planeadas e o estado de cada uma delas.
• Faça uma lista das realizações chave do período anterior.
• Faça referência a métricas importantes alcançadas, mas faça-o de forma simples e gráfica.
• Seja claro quanto às ações que quer que sejam feitas; este relatório é só para informação ou requer-se uma decisão de alguém?
• Não envie o relatório por email sem fornecer o contexto no corpo do email. Os destinatários podem nunca ler o relatório, então forneça um sumário no email.
• Não envie más notícias num relatório de projeto sem antes falar com as pessoas. Não queremos que o cliente leia acerca de