O objetivo de completar projetos nas empresas, quer em tecnologia, sistemas, software ou mudança organizacional, é obter o benefício da mudança que é entregue. Os projetos são feitos para melhorar as coisas, por isso é importante saber quais os benefícios que você pode esperar de um projeto e como estes serão medidos.
Infelizmente, muitos projetos não possuem planos robustos de
realização de benefícios e, quando o trabalho é concluído, ninguém sabe se o
projeto realmente alcançou o que ele pretendia entregar. Isso é particularmente
comum em projetos que não fazem parte de um programa, pois as estruturas de gestão
de programas tendem a ser mais fortes na realização de benefícios do que as
metodologias de gestão de projetos.
Aqui estão três dicas para ajudar a construir uma cultura de
benefícios fortes para o seu PMO.
1.
Clarifique
o que é um Benefício
Todos sabemos o que é um benefício, certo? Na realidade,
todos na Direção do Projeto provavelmente têm uma ideia diferente sobre os
benefícios que o projeto irá entregar. As agendas pessoais entram em jogo, o
que é de se esperar. As partes interessadas individuais procurarão o "o
que está nele para mim" e, potencialmente, perderão os benefícios da
imagem maior aqueles que serão entregues mais amplamente em toda a organização.
Trabalhe com as partes interessadas e o Conselho do Projeto
para estabelecer quais os elementos da estratégia corporativa que este projeto ajudará
a alcançar. Deve ser capaz de alinhar claramente os benefícios do projeto com
metas mensuráveis que contribuam para objetivos a nível corporativo.
Pode também incluir benefícios que só têm impacto num
departamento ou que estão nas agendas pessoais dos executivos, mas estes devem
ser complementares ao entendimento comum sobre os benefícios gerais do projeto.
2.
Nomeie
os proprietários dos benefícios
Os benefícios como as atividades precisam de proprietários. Se
não nomear proprietários dos benefícios, estes não serão medidos e podem nem
ser realizados de todo. O proprietário do benefício é, usualmente, a pessoa que
o recebe, assim se o benefício é um aumento de vendas, será então o Diretor de Vendas
a pessoa responsável por gerir a realização deste benefício.
Nomeie os proprietários de benefícios o mais cedo possível,
de preferência logo após o acordo de projeto ter sido aprovado. Essas pessoas
podem colocar a realização e mensuração dos benefícios incluídos em seus
objetivos anuais e nos das suas equipas.
Não basta simplesmente nomear os proprietários. Eles devem
assumir toda a responsabilidade pelo benefício, o que significa que eles também
precisam entender como será entregue através do projeto e como será medido.
3. Defina um mecanismo de registo dos
benefícios
Pode achar que o proprietário do benefício quer ser
responsável por criar o mecanismo para registrar os benefícios. Alternativamente, podem
querer ajuda do PMO. Algumas
ferramentas de gestão de projetos corporativos têm a capacidade de registrar
informações que serão úteis para o rastreamento de benefícios, para que possa
usar o conjunto de ferramentas existente para capturar dados úteis ou gerar
relatórios.
Idealmente, o PMO pode padronizar a maneira como os
benefícios são rastreados e medidos, embora, como os benefícios variam tão de
forma irregular, uma abordagem padrão pode não ser prática em todas as
situações. Dito
isto, é bom que o PMO tenha o quadro geral para que possam produzir relatórios
consolidados para todos os benefícios em todos os projetos e programas.
Esteja ciente de que nos primeiros dias, o projeto pode
entregar vitórias rápidas e você pode ver benefícios significativos que estão
sendo alcançados. Após este
primeiro ponto quente, os números podem se afastar. Os proprietários
de benefícios devem estar preparados para que isso aconteça. Defina um período de tempo
para o registo de benefícios. Pode
achar que, após um ano, todos os benefícios foram absorvidos na previsão do
negócio, como de costume, e não é mais necessário continuar a acompanhá-los.
O mecanismo de registo de benefícios também deve incluir uma
maneira para o proprietário do benefício compartilhar os resultados com pessoas
fora do PMO. O departamento também pode querer ouvir sobre os benefícios,
especialmente se objetivos – e talvez os bônus – que dependem dos resultados.
Em suma
O acompanhamento de benefícios é muitas vezes considerado
difícil, porque muitos casos de negócios são baseados em benefícios difíceis de
medir ou intangíveis. Se esses números forem eliminados na preparação do caso
de negócios, você terá benefícios estruturados e um plano para realizá-los.
Então, todos os proprietários de benefícios o que precisam fazer é estabelecer
como usar melhor os resultados do projeto para obter o maior benefício e
registrar os resultados. Fácil!
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