Como criar um Dashboard de Projecto

Quem é que não quer ter acesso a uma ferramenta que nos permita ver graficamente o progresso do nosso projeto? Todos. Entretanto, julgamos que só conseguimos ter uma destas soluções se adquirirmos as ferramentas mais dispendiosas do mercado que, depois, porque muito universais e trabalhosas iremos utilizar, com sorte, em 10 a 15%. 

Embora isto seja verdade, também é possível com as ferramentas de todos os dias ter uma visão do progresso do projecto e mantê-la actualizada.

Um «Dashboard de projeto» é uma ferramenta que oferece uma visão gráfica do progresso de um projeto, de forma que se possa ver de imediato a medida em que este está na via certa. No fundo é um conjunto de gráficos que oferecem o corrente status do projeto a qualquer momento. Os gráficos podem ser criados em Excel ou no tal software caríssimo, mas o que pretendo é discutir convosco um método de ter esta ferramenta com base no trabalho já realizado.

1º passo: Use uma caneta e papel

Sente-se e faça uma lista das coisas que determinam a medida em que o seu projeto está a ser um sucesso. Pode ser a realização do mesmo dentro da escala de tempo definida ou de acordo com o orçamento. Ou pode, ainda, ser que aquelas atividades são concluídas quando pretendido e que os seus recursos estão bem atribuídos.

São este tipo de coisas que o seu Dashboard deve acompanhar a todo o tempo

2º passo: Recolha os dados

Recolha agora todos os dados que vai necessitar para medir o critério de sucesso definido. Os dados podem existir em Planos de Projeto, folhas de cálculo, documentos de texto. Podem ainda existir Timesheets, ou formulários de despesas, de riscos ou de mudança. Lembre-se que a qualidade do seu Dashboard depende da qualidade dos dados que iremos utilizar nele.

3º passo: Percorra, escolha e guarde

TTem, agora, de percorrer através dos seus dados, selecionar em grupos e arquivar todos num só sítio, para que tenha acesso à informação certa quando necessário para povoar o seu Dashboard.

4º passo: Criar o seu Dashboard

Vamos agora criar o Dashboard. Reúna todos os seus dados numa única folha de cálculo e crie os seguintes gráficos para povoar o seu Painel de Controlo:

Gráfico de Tempo: Este gráfico vai afirmar se está de acordo com o plano agendado. Deve listar as suas atividades e identificar o planeado relativamente ao real na percentagem de conclusão de cada atividade. Se sumarizar estes dados saberá se está adiantado ou atrasado relativamente ao agendamento feito.

Gráfico de Custo: Para saber se está abaixo ou acima do orçamento, deve adicionar todos os custos do seu projeto e compará-los com o seu orçamento. Para fazer isto, calcule o custo dos seus recursos, bem como do equipamento, materiais e outras despesas assumidas.

Atividades: Tem de saber a percentagem das atividades que estão concluídas até à data, para que possa sentir até que ponto o projeto está realizado. Faça uma lista de todas as atividades e identifique as que «Não foram iniciadas», estão «Em progresso» ou «Completadas».

Recursos: É importante saber se os seus recursos estão sobreutilizados. Para calcular isso, faça uma lista de todos os seus recursos e calcule quantos dias de calendário têm eles agendados para o projeto. De seguida, identifique da sua lista de atividades, quantos dias eles estão atribuídos às atividades por mais dias do que aqueles que estão disponíveis no calendário, assim eles estão sobre-alocados e precisa reduzir a carga de trabalho desses recursos.

Riscos: Todos os projetos envolvem riscos, questões e mudanças. Assegure-se que estes são documentados e identifique e classifique-os em impacto baixo, médio ou alto (ou outra classificação relevante). Depois some-os para saber a dimensão do risco do seu projeto. 

Passo 5: Revisão Diária

Um Painel de Controlo bem povoado de dados significantes dir-lhe-á só com um olhar. Se está no caminho certo ou não. Tem de manter o seu Dashboard povoado todos os dias, para garantir a continuação de um sucesso verificável. Isso só e possível com um processo de recolha de dados estruturado e confiável

A alternativa a criar o seu Painel de Controlo manualmente é adquirir a tal aplicação sofisticada para a qual também posso dar-lhe algumas ideias, e ainda necessitara de melhorar os seus processos e a maturidade para projeto.

Porque é que o Email é tão ineficiente em Projeto

Apesar da forte constatação de que o e-mail é uma ferramenta ineficiente, continua a ser um dos métodos de comunicação mais frequentes na gestão de projetos complexos. Precisamos entender o papel sistemático da comunicação em co9nduzir um projeto para o estado de sucesso desejado. Muitos gestores de projeto cometem o erro de presumir que, se uma mensagem foi enviada, ela será efetivamente recebida. Infelizmente, nem sempre é esse o caso e "e-mail enviado = mensagem recebida" não é certamente uma das regras de comunicação que devem ser tomadas como garantidas.

A importância da comunicação na gestão de projeto

É óbvio que a comunicação é um dos fatores mais enfatizados e que determinam o sucesso ou o fracasso de qualquer projeto. É bem entendido que a comunicação eficaz pode ser uma tarefa desafiante, especialmente quando um projeto incorpora pessoas com diferentes habilidades, níveis de autoridade, responsabilidades, experiência e origens.

A comunicação é ainda mais desafiante quando as pessoas envolvidas trabalham em diferentes empresas sob diretrizes de trabalho separadas. Os especialistas definem a comunicação efetiva como uma em que a mensagem transmitida transfere a mesma importância e significado para o recetor que o remetente tinha em mente, incentivando o recetor a tomar a ação desejada.

Questões com a utilização do email como o Canal Primário para Comunicação

Muitas vezes, cometemos o erro de usar o email como principal canal de comunicação, o que dá origem a mal-entendidos. Ao usar o e-mail como um canal de comunicação primário, assumimos muitas coisas, tais como:

• A mensagem é perfeitamente compreendida pelo seu recetor
• O recetor leu a mensagem dentro do período de tempo esperado
• O envio de e-mail é suficiente para alertar o recetor e para gerar a resposta ou a ação desejada
• O recetor aceita a tarefa e irá entregá-la dentro do prazo esperado e os custos.

Basta que apenas uma dessas hipóteses se revele falsa para criar problemas para todo o projeto. Um responsável que não compreende completamente a tarefa ou um membro da equipe incapaz de reagir ao tópico do e-mail no tempo pode criar um atraso ou mesmo uma crise, sem que isso seja culpa dele. O uso excessivo de e-mails em vez de métodos de comunicação direta, como telefone, conversa, videoconferência, face a face, etc., leva a problemas críticos de comunicação.

Muitas coisas podem dar errado, incluindo a conclusão do trabalho, o período de tempo remanescente, os atrasos na atribuição de tarefas, os conflitos internos devido a um mal-entendido das tarefas atribuídas e assim por diante.
Então, porque é que as pessoas ainda pensam no e-mail como muito à mão, e como a comunicação por e-mail pode criar negligências na gestão de projetos?

Mas como é que o email ainda é a escolha mais conveniente?

• O e-mail é quase gratuito em comparação com outros canais de comunicação, como videoconferência, telefone ou uma viagem
• O e-mail é fácil de usar e a maioria da força de trabalho está familiarizada com a sua funcionalidade.
• Os e-mails são rápidos e fáceis de escrever e de usar; às vezes, é mais conveniente comunicar com várias pessoas ao mesmo tempo através de e-mails, em vez de persegui-los para ter uma conversa cara a cara.
• O e-mail pode ser usado para evitar conversas individuais em instâncias em que o remetente quer falar sobre algo negativo ou desagradável. É uma boa maneira de evitar situações incomodas de um para um e possivelmente evitar ter a outra pessoa a passar a raiva e frustração.
• Transfere a responsabilidade do remetente para o destinatário. Por exemplo, atribuir uma tarefa a outra pessoa e assumir que será sua tarefa executar o trabalho de forma a atender às expectativas, sem ter um confronto real com o destinatário.
  

Questões com a comunicação com email

Apesar de ser rápido e fácil, a comunicação através do e-mail traz inúmeras desvantagens e pode convidar a sérios problemas. Os gestores de projeto devem considerar os seguintes problemas antes de optar pela comunicação por e-mail:

Canal de comunicação impessoal: com o e-mail, estabelece-se uma conexão emocional superficial, e pode ser muito difícil expressar para o recetor as intenções desejadas, a menos que já tenham uma forte conexão profissional e emocional. O e-mail também é um canal desafiante para expressar a importância ou seriedade de várias tarefas do projeto. Com base nesses desafios, pela primeira vez, deve evitar o email na comunicação ou na comunicação com pessoas menos conhecidas. Além disso, se quiser discutir uma questão importante com implicações emocionais, os e-mails definitivamente não são um meio efetivo.

Meio assíncrono: o e-mail só fornece autoridade de envio para gestores de projeto, altos funcionários e líderes de equipe; eles não têm um controle total sobre o tempo de resposta. Em projetos sensíveis ao tempo em que a resposta rápida é esperada, a comunicação por e-mail pode causar sérios problemas relacionados à linha de tempo envolvendo tempo de recebimento, tipo de conteúdo, detalhes faltando etc. Além disso, não é um meio eficaz para incentivar ou gerar a resposta desejada de um recetor.

Problemas de contexto: com e-mail, é muito fácil desviar a atenção do significado desejado da conversa. Também em muitos casos, um recetor encaminha um email para outra pessoa que é incapaz de entender o seu contexto e também a sua seriedade. Tais situações levam a conflitos e complexidades indesejáveis ​​na gestão de projetos.

Canal inconsistente: o email é um canal inconsistente para partilha, especialmente quando compartilha documentos críticos entre os membros da equipa do projeto. As pessoas podem facilmente compartilhar e / ou enviar documentos antigos ou errados com diretrizes impróprias ou desatualizadas; tais situações podem facilmente criar percalços desnecessários e atrasos do projeto.

É por isso que acredito que o papel do e-mail deve ser restrito ao fornecimento de atualizações, e devemos considerar a inclusão de ferramentas colaborativas mais dependentes, como Sharepoint, Onedrive, Google Drive, Dropbox, etc. ou sistemas de gestão de documentos. Essas ferramentas fornecem clareza sobre documentos compartilhados e servem como um ponto de referência preciso para aceder a todos os tipos e versões de ficheiros partilhados. Também fornece acesso controlado ao documento garantindo a segurança das informações.

Falta de controle: o destinatário recebeu o correio? O email foi compreendido? Havia uma resposta? Se a resposta foi enviada usando "resposta" e não "responder a todos", a resposta deve ser encaminhada? Multiplique isso para qualquer destinatário na lista de distribuição!

Claro, não estou a afirmar que devemos parar de usar e-mails! Eles ainda podem ser úteis para manter o fluxo de comunicação, entregar atualizações, anúncios periódicos e enviar pensamentos motivacionais. Mas devemos ter cuidado, uma vez que, como já estabelecemos, o e-mail não é uma ferramenta eficiente para atribuir e controlar tarefas críticas do projeto ou comunicação. Para isto, as ferramentas colaborativas são de longe a melhor escolha e a carta é, ainda, a forma contratual de comunicar opiniões e propostas/decisões.

Tradução para português de Blog de Fausto Giani

Quero Tornar-me Gestor de Projeto em 2018

Começa a sua carreira ou está a considerar uma mudança de carreira? Onde quer chegar como pessoa e como profissional? As indicações dizem-nos que muitas pessoas querem prosseguir uma carreira na gestão de projetos.

Então, como se pode tornar um gestor de projeto em 2018?

Primeiro, um dilema. Muitos aspirantes a gestores de projetos acham que os empregadores não estão dispostos a recrutar um gestor de projeto sem experiência, e sem ter uma oportunidade, não há como ganhar experiência.
Onde deve então começar?

Sete passos para ser um Gestor de Projeto

Estes sete passos podem leva-lo pelo caminho a esse objetivo.

Certificar-se

Existem muitas certificações de gestão de projetos. Não importa o que escolher, desde que obtenha uma qualificação reconhecida. O processo de estudar e obter uma certificação mostra que é sério sobre uma carreira na gestão de projetos, o suficiente para investir tempo e dinheiro.

Algumas das certificações mais reconhecidas são PRINCE2, APMP, CAPM e Certified SCRUM Master. Ao decidir para onde ir, verifique quais são as  mais comumente solicitadas na sua profissão ou indústria escolhida.

Procure empregos relacionados

Procure projetos de baixo perfil na organização. Existem projetos que possa sugerir à administração? O que tem fazer? O que é que a organização não tem? Depois de encontrar um projeto, sugere isso para a administração e ofereça-se para o liderar.

Voluntário

A gestão de projetos no setor voluntário dará os princípios e ferramentas necessárias para gerir projetos com sucesso. Os futuros gestores de projetos devem explorar todas as oportunidades que possam encontrar para ganhar experiência.

«Projetize» o seu trabalho atual

Vale a pena considerar se o trabalho atual se presta a técnicas de gestão de projetos. Essas técnicas podem ser usadas para adicionar estrutura ao seu plano de trabalho diário, semanal e mensal.

Procure um emprego como gestor de projeto junior

Como licenciado universitário, pode encontrar um cargo como gestor de projeto estagiário. Esta posição dará a oportunidade de «limar» os dentes em alguns projetos de baixo perfil antes de avançar para projetos mais importantes.

Desenvolva as suas competências gerais

É importante desenvolver as suas competências de gestão de projeto no local de trabalho muito antes de se tornar um gestor de projeto. Há algumas competências que o apoiam:

• Seja um líder e um gestor
• Seja um defensor da equipa e um líder de equipa
• Seja um solucionador de problemas
• Seja um negociador e um influenciador
• Seja um excelente comunicador
• Seja um bom organizador
• Seja competente e planeador consistente
• Defina e gira orçamentos

Em suma

Tornar-se um gestor de projeto requer um bom planejamento e determinação. Crie um plano com metas SMART (específico, mensurável, acordado, realista e baseado no tempo), uma lista de requisitos e um cronograma. Trabalhe no seu plano. Lembre-se, a perseverança é importante. Continue a tentar, não desista e, eventualmente, alcançará o seu objetivo.

Os sonhos abandonados rejeitam o percurso para uma carreira na gestão de projetos. Alimente os seus sonhos pela jornada.

O que é um plano de projeto?

Em grandes empresas com dezenas ou centenas de projetos de investimento de capital, é importante criar padrões aos quais todos os projetos devem aderir. Isso proporcionará à organização a capacidade de agrupar e avaliar o desempenho geral do projeto em toda a organização, bem como analisar a capacidade dos recursos e outros indicadores de desempenho chave.

Trabalhámos recentemente com uma organização que implementou o Primavera P6 e precisava definir esses padrões. Começaram por responder à pergunta básica sobre o que se parecia um plano de projeto para eles.

A base de um plano de projeto

As regras resultantes e que correspondem à maturidade de processos que necessitavam alcançar alinhados com uma ferramenta compreensiva foi a seguinte. Todos os projetos serão descritos num documento que define os objetivos e âmbito do projeto. O plano do projeto é obrigatório e deverá ser preparado em Primavera P6. O plano fornece uma declaração estruturada de como e quando os objetivos do projeto devem ser alcançados mostrando os produtos a serem entregues, as atividades a serem concluídas e os recursos necessários. O plano é usado para definir o custo do projeto ao longo do tempo. Isso fornece a base para o orçamento do projeto através da integração do plano Primavera P6 com a ferramenta de contabilidade dos projetos.

Um plano de projeto é composto por:

¶       Estrutura

• Estrutura Empresarial de Projetos
• Work Breakdown Structure
• Work Packages

¶       Sequência de eventos necessários para realizar os objetivos dos projetos

• Atividades e Milestones
• Lógica e tempos de agendamento
• Inclusão de tratamento de risco

¶       Veículo para planeamento dos recursos e do custo da Realização

·         Identificação de todos os recursos custeáveis e do custo da realização

·         Despesas de contrato

·         Perfil de custo no tempo

¶       Plano base para medição da performance

¶       Mecanismo para determinar o progresso, o custo e as previsões

• Custo do trabalho feito internamente e por empreiteiro
• Performance de custo e agendamento
• Custo final previsto

¶       Meios pelos quais o negócio pode avaliar e analisar uma visão coletiva sobre todos os seus projetos.

No processo de evolução para uma maturidade avançada terá de ser garantido que o plano cobre o âmbito total do projeto e pode estender-se por vários anos. Um plano base e o perfil de custo associado são autorizados nos projetos por etapas de acordo com o ciclo de vida do projeto da organização e os requisitos da autoridade de financiamento relevante. O plano base fornece uma referência acordada para cronograma e custo contra o qual o desempenho pode ser medido. As previsões da programação do projeto e do custo fornecem visibilidade do resultado antecipado.

Em suma

Embora a maior parte disto pareça bastante rudimentar, é surpreendente quantas organizações têm lacunas significativas nos processos de gestão de projetos, particularmente no nível mais detalhado. Ao definir o que um projeto deve conter e como ele será planeado deve ser o lugar óbvio para começar. ~

Por não ter identificados os elementos necessários, as organizações muitas vezes perdem outros processos no ciclo de vida do projeto. Essas lacunas podem permitir que utilizadores bem-intencionados divirjam dos padrões da empresa. O que pode causar muitos problemas, incluindo dificultar os esforços para fornecer uma visão consolidada precisas em todo o portfólio de projetos da organização.