Quem é que não quer ter acesso a uma ferramenta que nos permita ver graficamente o progresso do nosso projeto? Todos. Entretanto, julgamos que só conseguimos ter uma destas soluções se adquirirmos as ferramentas mais dispendiosas do mercado que, depois, porque muito universais e trabalhosas iremos utilizar, com sorte, em 10 a 15%.Embora isto seja verdade, também é possível com as ferramentas de todos os dias ter uma visão do progresso do projecto e mantê-la actualizada.
Um «Dashboard de projeto» é uma ferramenta que oferece uma
visão gráfica do progresso de um projeto, de forma que se possa ver de imediato
a medida em que este está na via certa. No fundo é um conjunto de gráficos que
oferecem o corrente status do projeto a qualquer momento. Os gráficos podem ser
criados em Excel ou no tal software caríssimo, mas o que pretendo é discutir
convosco um método de ter esta ferramenta com base no trabalho já realizado.
1º passo: Use uma caneta e papel
Sente-se e faça uma lista das coisas que determinam a medida
em que o seu projeto está a ser um sucesso. Pode ser a realização do mesmo
dentro da escala de tempo definida ou de acordo com o orçamento. Ou pode,
ainda, ser que aquelas atividades são concluídas quando pretendido e que os
seus recursos estão bem atribuídos.2º passo: Recolha os dados
Recolha agora todos os dados que vai necessitar para medir o
critério de sucesso definido. Os dados podem existir em Planos de Projeto,
folhas de cálculo, documentos de texto. Podem ainda existir Timesheets, ou
formulários de despesas, de riscos ou de mudança. Lembre-se que a qualidade do
seu Dashboard depende da qualidade dos dados que iremos utilizar nele.
3º passo: Percorra, escolha e guarde
TTem, agora, de percorrer através dos seus dados, selecionar em grupos e arquivar todos num só sítio, para que tenha acesso à informação certa quando necessário para povoar o seu Dashboard.4º passo: Criar o seu Dashboard
Vamos agora criar o Dashboard. Reúna todos os seus dados numa única folha de cálculo e crie os seguintes gráficos para povoar o seu Painel de Controlo:
Gráfico de Tempo: Este gráfico vai afirmar se está de
acordo com o plano agendado. Deve listar as suas atividades e identificar o planeado
relativamente ao real na percentagem de conclusão de cada atividade. Se
sumarizar estes dados saberá se está adiantado ou atrasado relativamente ao
agendamento feito.
Gráfico de Custo: Para saber se está abaixo ou acima
do orçamento, deve adicionar todos os custos do seu projeto e compará-los com o
seu orçamento. Para fazer isto, calcule o custo dos seus recursos, bem como do
equipamento, materiais e outras despesas assumidas.
Atividades: Tem de saber a percentagem das atividades
que estão concluídas até à data, para que possa sentir até que ponto o projeto
está realizado. Faça uma lista de todas as atividades e identifique as que «Não
foram iniciadas», estão «Em progresso» ou «Completadas».
Recursos: É importante saber se os seus recursos
estão sobreutilizados. Para calcular isso, faça uma lista de todos os seus
recursos e calcule quantos dias de calendário têm eles agendados para o
projeto. De seguida, identifique da sua lista de atividades, quantos dias eles
estão atribuídos às atividades por mais dias do que aqueles que estão
disponíveis no calendário, assim eles estão sobre-alocados e precisa reduzir a
carga de trabalho desses recursos.
Riscos: Todos os projetos envolvem riscos, questões e
mudanças. Assegure-se que estes são documentados e identifique e classifique-os
em impacto baixo, médio ou alto (ou outra classificação relevante). Depois
some-os para saber a dimensão do risco do seu projeto.
Passo 5: Revisão Diária
Um Painel de Controlo bem povoado de dados significantes dir-lhe-á
só com um olhar. Se está no caminho certo ou não. Tem de manter o seu Dashboard
povoado todos os dias, para garantir a continuação de um sucesso verificável.
Isso só e possível com um processo de recolha de dados estruturado e confiável
A alternativa a criar o seu Painel de Controlo manualmente é
adquirir a tal aplicação sofisticada para a qual também posso dar-lhe algumas
ideias, e ainda necessitara de melhorar os seus processos e a maturidade para
projeto.
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