As Cinco Regras de Ouro da Gestão de Projecto

Regra nº 1 – A Gestão do Tempo é Crítica

Para oferecer os resultados do projecto em tempo necessita de gerir com cuidado o tempo. Pra fazer isto, assegura-se de quie cada actividade está listada no Plano do Projecto e que estão agendadas para ocorrerem com precisão quando você delas necessita.

Todas as semanas, actualize o seu plano com o tempo gasto na conclusão das actividades e identifique todas as tarefas que estejam atrasadas relativamente ao plano. Controle a percentagem de conclusão para cada actividadee se estiver atrasada, coloque-a no plano atribuindo ou mais recursos ou reduzindo a dimensão da actividade. Não permita que as tarefas escorreguem. Esteja vigilante.

Regra nº 2 – Controle os Custos e faça a Gestão das Finanças

Cada elemento dop seu projecto incorre num custo. Identifique todos os custos planeados desde o início e obtenha aprovação para estes do gestor de topo.

Registe, então, todas as despesas conforme vão ocorrendo – incluindo pessoas, equipamento e materiais. Confirme que a despesa real não excede a despesa planeada. Se tal ocorrer, então tem de cortar. Se ultrapassa o orçamento, comunique a situação cedo ao seu Sponsor de Projecto.

Regra nº 3 – Garanta que são Estabelecidas Metas de Qualidade

Tem de especificar logo no início, exactamente, o que irá o projecto ter como resultados. Logo de seguida, estabeleça as metas de qualidade destes resultados e obtenha a aporvação do cliente para estas metas de qualidade.

Cada semana, reveja a qualidade de cada resultado produzido pelo projecto. Se não estiver de acordo com o standard definido, resolva imediatamente. Nunca espere pelo fim do projecto antes de solucionar as questões da qualidade

Regra nº 4 – Controle o Âmbito ao Mais Baixo Nível

O seu âmbito é definido como «o conjunto de resultados que devem ser produzidos no projecto». Assegure-se, assim, que conhece o que é o seu âmbito, tente não deixar que ninguém o mude.

Todas as semanas verifique que a sua equipa está a trabalhar unicamente naquilo que deve ser produzido para o projecto e nada mais. Verifique se todos os resultados produzidos correspondem exactamente com a especificação definida para ele. Note que um aumento no âmbito do projecto irá fazer que seja mais difícil realizá-lo.

Regra nº 5 – Resolva Cedo as Questões

Se surgirem questões e dúvidas durante o projecto, então resolva-as cedo. Enfrente todas as questões antes que estas atrasem o projecto. Registe-as formalmente e depois acompanhe-as até que estejam solucionadas. Questões por resolver conduzem a atrasos que são a via para o insucesso do projecto. Ponha-se a salvo resolva cedo todas as questões.

Defina o Roteiro do Projecto

Os projectos podem muitas vezes ser o caos. Para manter o foco e alcançar o sucesso é necessário trabalhar de uma forma estruturada, passo a passo. Desta forma, teremos o controlo completo sobre cada uma das acções realizadas.

Temos sempre uma escolha inicial, ou gerimos de uma foma não estruturada e, então, na maioria do tempo, iremos apagar fogos tentando controlar o âmbito do projecto. Este é o modelo conhecido pelo projecto do caos.

Ao contrário, se gerir de uma forma mais estruturada de forma passo a passo, então pode controlar os resultados do projecto e garantir que este progride de acordo com o plano. Como, de uma maneira geral, pode fazer isto?

Definir um Roteiro para o Projecto

No início do projecto é necessário criar um Roteiro. Este é um diagrama que mostra os principais passos que devem ser concluídos para realizar o seu projecto do início até ao fim. Outro nome para isto pode ser «Ciclo de Vida do Projecto». Cada passo é então claramente definido e estes passos são colocados na sua ordem lógica, desde o Início até ao Fecho do Projecto.

Depois de criar o seu Roteiro obtenha a acordância do Sponsor e comunique estes passos à sua equipa. Assim todos sabem o que deve ser feito para cumprir os objectivos do projecto.

Baseie o seu Plano no Roteiro

Se ainda não o fez, crie um detalhado Plano do Projecto que liste todas as actividades necessárias para cumprir o seu Roteiro. Se já criou este plano, então reveja-o para garantir que todos os passos do roteiro estão incluídos no seu plano e que este se encontra perfeitamente alinhado com o Roteiro.

Desta forma, seguindo as actividades pode garantir que segue também o Roteiro sem se desviar do seu caminho. Pode então evitar grandes atrasos e ultrapassagens ddispendiosas, que tão comuns são com os projectos.

Use o seu Roteiro para manter o controlo

Imprima o seu Roteiro e coloque-o num lugar visível que possa ser olhado pela sua equipa. Cada vez que uma mudança é pedida, refira-se ao Roteiro para determinar se deverá mesmo ser implementada.

Com a constante orientação do seu Roteiro de passo-a-passo, pode identificar com facilidade o impacto das mudanças, os riscos e os problemas no seu projecto. E pode ver de relance se irão ter impacto na sua capacidade de realizar o projecto em tempo.

Um roteiro passo-a-passo claro ajuda na tomada de decisões, enquanto nos permite mantermo-nos focados no objectivo final. E podemos utilizá-lo para reportar o progresso do projecto aos sponsors. Também ajuda a mostar à equipa o progresso por forma a incrementar a sua motivação e moral.

Ande então nos primeiros passos reunindo a sua equipa em volta da criação de um Roteiro que liste os principais passos que devem ser completados para obter os resultados do projecto. Plazneie de seguida o seu projecto com base neste Roteiro, imprima-o e mantenha-se firme nele. Ao fazer isto ajudará a equipa a manter-se focada nas actividades em mãos e a melhorar a produtividade.

Porque falham os projectos

Há muitas razões para o insucesso em projectos. A boa notícia no entanto é que a maior partes das vezes estas razões estão debaixo de controlo. Leia algumas das mais importantes razões de insucesso e o que pode fazer para o evitar.

Recursos Insuficientes

O Gestor do Projecto tem recursos e orçamento insuficientes no início do projecto. Nestas circunstância deve comunicar a situação ao seu Sponsor rapidamente.

Prazos Impossíveis

O prazo final para o projecto foi sempre impossível de alcançar. O Gestor do Projecto deve comunicar ao Sponsor o mais cedo possível e lutar para ter o prazo estendido. Não necessita só de ter tempo suficiente para entregar o projecto, mas também necessita de contingência no caso de as coisas levarem mais tempo que o esperado.

Comunicação Pobre

O Gestor do Projecto não é capaz de comunicar o status do projecto à equipa e ao Sponsor. Todos pensam assim que o projecto está correr bem até que se falha um prazo. Precisa de comunicar cedo se estiver a deslizar. Não o esconda. Ao comunicar a todos que estamos a ficar atrasados, cria uma oportunidade para ajudar o projecto a colocar-se na linha.

Falta de foco

A equipa não sabe de facto o que se espera deles e desta forma não têm foco no trabalho. Têm um trabalho para fazer mas não foram informados sobre o que está em causa e foi requerido e quando. Cada um dos membros da equipa deve terem metas regulares para alcançar, devem ter prazos definidos e o gestor de projecto deve monitorizar o seu progresso em cada passo do trabalho.

Moral baixa

Falta motivação à equipa de projecto e então nada é concluído em tempo. Se quer que alguma coisa seja completada dentro do intervalo de tempo estabelecido, tem de os motivar a fazer isto através de recompensas e reconhecimento. E você deve estar também altamente motivado. Só estando saudável, relaxado e verdadeiramente motivado poderemos inspirar outros para o estarem também motivados.

Apoio do Sponsor

O Gestor de Projecto recebe pouco apoio do seu Sponsor. Não há ninguém disponível para o ajudar a solucionar problemas ou disponibilizar mais recursos ou dinheiro, quando são necessários. Se acha que não tem apoio do seu Sponsor deve comunicar-lhe isso. Seja aberto e franco com ele. Diga-lhe o que precisa e quando.

Âmbito indefinido

O âmbito do projecto está sempre a mudar e assim nunca temos um conjunto fixo de resultados. Cada vez que muda, perde-se tempo e recursos e torna-se crítica a existência de um Controlo de Mudanças. O âmbito deve ser definido claramente e de seguida ser implementado um processo que garanta que os pedidos de mudança são formalmente aprovados.

Intervalos de tempo longos

A escala de tempo do projecto pode ser demasiado longa. Ao longo do tempo os requisitos do cliente irão mudar, assim convém dividir o projecto em segmentos mais pequenos e concluir cada um como um projecto em si.

Falta de ferramentas

Não ter as ferramentas adequadas para realizar o trabalho pode também ser um problema. Com a utilização de ferramentas de boa qualidade como modelos, processos e uma metodologia de projecto poderá conduzir o projecto ao sucesso.

Envolvimento do Cliente

A falta de envolvimento do cliente provou ser fatal em muitos projectos. Necessitamos envolver o cliente ao longo do projecto para garantir que o que estamos a construir vai de encontro aos seus requisitos. Lembre-se que só se o seu cliente está verdadeiramente satisfetro o seu projecto terá sucesso.