Organização do projeto começa logo no início

A maioria dos projetos em que intervenho num esforço de consultoria no planeamento apesar de envolverem pessoas que muitas vezes trabalham juntas, enfrentam sempre problemas organizativos- Estas questões vão sendo resolvidas ao logo do projeto, mas sem uma intervenção consistente e coordenada. Frequentemente, o projeto termina sem uma organização de trabalho eficiente e isso irá destruir qualquer esforço de consolidação de lições aprendidas.

Uma perspetiva sã para esta questão, é considerar que tudo deve ser definido como se fosse a primeira vez. A realização de uma reunião para tratar desta questão, organizada como um workshop, é um primeiro passo para trocar experiências e comunicar métodos e processos utilizados pelas partes e definir os caminhos adequados.

Os participantes da equipa são profissionais com experiência e trazem com eles formas de trabalho e processos que partilhados com outros podem ser aceites melhorados e contribuírem para a definição de processo que facilitam a realização do projeto.

A documentação de um projeto é fundamental para garantir a comunicação e partilha numa realização deste tipo. Para além de todas a complexidade introduzida por processos internos de companhias, há um conjunto de práticas standard de estruturação da documentação que, sendo dirigidas ao ambiente temporário de projeto, são intuitivas para todos. Um exemplo de um sistema simples de documentação que pode ser utilizada em qualquer projeto:

• Documentação: pasta para todos os documentos de projeto 'oficiais' atuais, como documento de iniciação, documento de requisitos, etc.
• Planeamento: cópia mais recente do plano, mais documentos relacionados ao plano
• Versões anteriores: para cópias de arquivo, para que não se confundam com as versões atuais
• Desenhos e Engenharia: se o projeto envolve desenhos, mantenho todos separados.
• Financeiro e Contratual: uma pasta para tudo a ver com o orçamento e os contratos
• Relatórios: para relatórios semanais, relatórios de resumo e relatórios de informação executiva.
• Atas: para atas das reuniões, com uma subpasta para o executivo do Projeto
• Qualquer outra coisa específica para esse projeto que poderia ser dividida numa pasta separada.

Ficar organizado desde o início do projeto faz com que seja mais fácil estar em cima da informação e das decisões. Faz com que todos se sintam alinhados com a realização do projeto sem silos fechados de informação.

Contribuir para o sucesso dos projetos na Construção

Depois dos 6 posts desta análise acerca das condições de sucesso na construção deixo-vos aqui o link para download do documento total.

Entretanto, a consultora McKinsey publicou um estudo compreensivo sobre o mesmo assunto muito detalhado e compreensivo e com dados atualizados e ideias muito avançadas sobre o Setor.

Deixo aqui o link também para o Sumário do estudo de Fevereiro de 2017.

Competências Organizacionais outro prisma da produtividade

As práticas organizacionais aplicam-se a momentos específicos da realização do projeto. Há formas de configurar a toda a organização para o sucesso. Mais uma vez, a analogia com a manufatura é pertinente. Os fabricantes aprenderam a manter a criação de valor e eficiência em mente durante todo o tempo, o que é uma das razões por que o setor possa ver ganhos de produtividade sustentados. Quando se trata de megaprojetos, entretanto, é comum concentrar-se em apenas terminar o trabalho, e não a considerar como o valor que pode ser reforçado ao longo do caminho e como transferir conhecimento entre as equipas de projeto.

As equipas de alto desempenho dos megaprojetos, por outro lado, fazem a revisão do NPV do projeto a cada três a seis meses e refletem acerca dos riscos mais importantes e como atenuá-los. Uma vez que um projeto é realizado estruturaram reuniões para discutir quais as lições aprendidas.

Estes tipos de questões relacionadas com a governação e os processos são abundantes. 

A chave é olhar para a escala do trabalho e atribuir a responsabilidade que se adequarem.
Uma maneira de conceber e instituir esses recursos numa escala de toda a companhia é a criação de uma academia de gestão de projetos in-house, como fizeram um número de companhias com grandes portfólios de projetos. Bons gestores de projeto são uma raça rara. Não é uma tarefa fácil gerir os empreiteiros, engenheiros, advogados, especialistas em aquisições e relações públicas especialistas que qualquer grande projeto necessita. A melhor abordagem é combinar a formação estruturada, incluindo a certificação em módulos específicos, com o treinamento on-the-job, de modo que as pessoas possam aplicar as competências que aprendem.

Tal como acontece com todos os outros sectores económicos, a tecnologia também vai desempenhar um papel na melhoria da produtividade na construção. Especificamente, há inovações em áreas tão diversas como a impressão 3-D, CAD (computer-aided design), laser e tecnologia de radar e assentamento de tubos, que poder-se-ia fazer para uma mais rápida, menos cheia de erro. Mas a tecnologia é apenas uma ferramenta na construção. A maior prioridade – e oportunidade – está na melhoria da gestão do projeto desde a conceção até a execução.

As melhores práticas descritas nestes posts são apenas um ponto de partida para a discussão. O ponto maior é que essa é uma conversa que vale a pena ter. A indústria da construção civil produtiva e saudável beneficia todo o mundo.

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