Planeamento de projetos: vale mesmo a pena o trabalho?

Queira ou não queira, poucos eventos bem-sucedidos, viagens - e grandes projetos já se realizaram sem um problema na falta de um plano esforçado.
De acordo com o PMBOK, primeiro vem a fase de iniciação do projeto, onde o charter do projeto é desenvolvido e as partes interessadas são identificadas, depois segue o planejamento. 

Além de integrar todo o contributo das várias partes interessadas, o plano do projeto tem de explicar parâmetros adicionais, como o custo, o tempo, a qualidade, a coordenação, a comunicação, a disponibilidade de recursos e os riscos potenciais.

Quando se debate a importância do planeamento de projetos, pergunte a si próprio: "Quais poderiam ser as consequências de um planeamento inadequado?". Verá de imediato que o planeamento do projeto tem um impacto em todos os fatores do projeto.

A melhor abordagem para demonstrar a importância do planeamento do projeto é destacar seus benefícios:

• Um plano oferece uma visão centralizada para o projeto, que capacita os membros da equipe a trabalhar em conjunto com o objetivo de atingir com sucesso um objetivo.
• Com a visão, vem a clareza. O plano oferece um roteiro de como essa visão será alcançada através do planeamento das responsabilidades e tarefas dos membros da equipe e outras partes interessadas, com os cronogramas correspondentes. Isso cria claridade e responsabilidade para todos os envolvidos.
• Este roteiro com instruções claras evita distrações externas para assumir as principais atividades do projeto.
• Se alguém ou algo segue a via errada, podem voltar ao mapa para encontrar o caminho.

E com tudo documentado num só lugar, o plano atua como uma poderosa ferramenta de comunicação para manter todos os membros da equipa e as partes interessadas na mesma página.

Os planos nem sempre são perfeitos, mas raramente falham como um todo. À medida que entram em jogo os fatores que afetam o plano original, os detalhes do plano podem necessitar refletir essas mudanças -- e está certo. Os planos podem e devem ser revisados regularmente para que possam continuar a funcionar como um roteiro com marcos e cronogramas fundamentais para chegar lá.

Fica claro que com o planeamento do projeto obtemos um mapa comunicado às partes interessadas.

Pode continuar este tema explorando - O que é o Planeamento?

Para uma visão mais metodológica pode explorar - Gestão de Projetos - Um reforço da visão

Como garantir o apoio executivo aos projetos

É um fato: os projetos correm melhor com o suporte de gestores seniores. Estudo após estudo mostra que o patrocínio ativo é um fator no sucesso do projeto. Quanto maior a adesão da parte de níveis seniores na empresa, mais provável é que os projetos sejam realizados em relação às previsões do business case e que alcancem os benefícios que eles estabelecem.

Por que é isso? Por que precisamos de muito apoio dos executivos? Os gestores de projeto proativos têm tentado fazer as coisas com os sponsors em volta da ideia ambivalente entre a escala de envolvido mas não me envolva demais. Será que o negócio realmente necessita aumentar o nível de suporte executivo alinhado por trás dos projetos?

Sim, necessita.

O Sucesso mudou

É mais difícil conseguir sucesso nos dias de hoje e os gestores de projetos e a equipe que estiveram em trabalho desde há mais de 10 anos podem ficar presos na mentalidade da entrega de um projeto atrás do outro.

Claro que a entrega é boa. Precisamos disso para fazer qualquer coisa. Mas, para se destacar como empresa, necessita ir além de simplesmente entregar projetos, uma e outra vez. Exige-se escolher os projetos certos, priorizar o portfólio contra objetivos estratégicos e realizar os benefícios rotineiramente. Isso não acontece quando os recursos de entrega do projeto estão focados essencialmente em atingir as milestones e passar para o próximo trabalho.

A definição de sucesso expandiu-se para incluir muito mais do que alcançar o losango preto final no gráfico de Gantt, no dia que disse que faria, com seu orçamento pairando mais ou menos no valor do objetivo gasto. Hoje, precisamos olhar para o sucesso de uma maneira holística, e precisamos de executivos para nos ajudar a chegar lá.

O que impede os executivos de apoiar totalmente os projetos?

Os gestores seniores têm um decisivo papel a desempenhar no sucesso do projeto - isso não deve ser uma surpresa. Mas o que os impede de dar às equipes do projeto o suporte de que precisam?

Há uma série de coisas que impedem os gestores seniores que pesam sobre os projetos da maneira que precisam:

• Na verdade, eles não têm autoridade para tomar as decisões necessárias, então eles são a pessoa errada para ter o papel de suporte do projeto.
• Eles não têm acesso para conceder os recursos que ajudariam a equipe do projeto a remover obstáculos, por isso, novamente, eles não são a pessoa certa para ter esse papel.
• A organização tem uma maturidade limitada quando se trata de gerir projetos, e assim eles não têm os dados e informações de suporte, os relatórios ou as ferramentas necessárias para obter a a informação que precisam para fazer as escolhas corretas.
• A organização recompensa o heroísmo de alguns e não os realizadores consistentes, por isso há a atitude de que o sucesso se baseia na capacidade do indivíduo e não em metodologias robustas tentadas e testadas e em tecnologia de suporte.
• Há uma política e prática em jogo que altera ou limita as decisões que os executivos estão preparados para tomar ou o apoio que estão dispostos a dar.
• Os executivos não sabem como apoiar a equipe do projeto porque ninguém lhes disse o que é necessário ou eles acham que o gestor do projeto pode ser bastante auto-suficiente.

Estes são os bloqueios de estrada que é preciso remover se quiser facilitar a gestão ativa e aberta dos gestores seniores a projetos avançados e de dimensão.

Aumentar o apoio ao nível executivo

Embora seja relativamente fácil ver os problemas que fazem com que os gestores não ofereçam o suporte que as equipes do projeto exigem, é muito mais difícil consertá-los.

Este é o lugar onde um PMO forte pode entrar: esta equipe imparcial possui excelentes informações sobre a eficácia do apoio na organização e pode trabalhar com os gestores seniores relevantes para garantir que eles sabem o que é necessário para suportar um projeto. Podem também agir de forma sensível e com o apoio da equipe de linha identificar se um cargo de sponsor de projeto está preenchido pelo indivíduo errado. A mudança de sponsors de projetos no meio de um projeto não acontece com a frequência que deve, e certamente é uma maneira rápida de gerar suporte para uma equipe, se a função de sponsor pode ser transferida para alguém com acesso aos recursos que fazem a diferença.

O suporte do Executivo vai além do sponsoring, porque está fundido na forma como o negócio se sente e pensa em fazer o projeto. Ter um gestor de projeto atribuído a projetos importantes faz parte do quebra-cabeça - a parte mais fácil. O resto vem com garantia de apoio ao trabalho do PMO e que a gestão de portfólio é adequadamente realizada com os dados certos para tomar as melhores decisões para o negócio.

Pode apoiar os gestores de projeto e equipes para colocarem as perguntas corretas aos executivos e para ajudar os sponsors de projetos a fazer o que é necessário fazer em projetos. As equipes de formação em capacidades de influência, negociação e comunicação melhorarão sua capacidade de fazer com que outras pessoas tomem medidas para a entrega bem-sucedida dos projetos, qualquer que seja o seu nível.

Sustentar tudo isso dá a capacidade das equipes de projetos para mostrar que podem ser bem-sucedidas. Sem métodos sólidos de gestão de projetos, ferramentas e técnicas, há muito pouco para os sponsors apoiarem. A execução consistente tem um longo caminho para mostrar que o trabalho que está a acontecer é digno de suporte de executivo.