Os relatórios de status do projeto são difíceis de escrever. É um facto que os gestores de projeto podem reunir-se e chegar a acordo em diferentes indústrias. Mas, embora possa ser difícil montar um documento que tenha o tom certo para o público, tenha as informações pertinentes discutidas na profundidade apropriada e possa ser funcional em vez de apenas informativo, os gestores de projeto são encarregues de fazer exatamente isso durante todo o ciclo de vida de um projeto. É por isso que dominar a técnica é tão crucial. Mas é aquela que ninguém nunca te ensina a fazer.
Se sente que está se atrapalhando no escuro tentando
montar um bom relatório de status do pprojeto, não
procure mais. Aqui está um guia que irá ajudá-lo a criar um modelo eficaz que
pode ser usado repetidamente.
A sério.
Não importa em que setor esteja: um prazo é um prazo em todos os lugares. Por isso, esse método
infalível de relatar o status de projetos em andamento é aplicável a qualquer
tipo de área. Aqui estão os aspetos mais importantes dum relatório de status do
projeto – a anatomia, se você quiser – e por que eles são importantes.
- Vá direto ao assunto. Todo o
trabalho de um relatório de status do projeto é atualizar o leitor sobre o
que está acontecendo com um projeto, relação cliente/fornecedor específico.
Até este ponto, é imperativo que chegue ao ponto cedo. Isso é verdade se estiver
numa reunião de status em conjunto com o relatório ou simplesmente
enviando o relatório para revisão executiva. Pense em como se sente quando
tem que verificar contratos em busca de detalhes que devem ser abordados.
O seu público vai sentir o mesmo – eles vão querer o «fiambre» e vão
querer imediatamente.
Prepare um resumo executivo na parte superior do relatório. Esta seção descreverá o que será encontrado em mais detalhes mais adiante no documento. O público, então, tem a oportunidade de ler essa parte primeiro para acompanhar o progresso e retornar à seção mais detalhada em data posterior.
- Conheça o seu público. Ao
começar este mergulho profundo nos problemas em questão, considere o
público. Eles precisam saber as porcas e parafusos do que está a acontecer.
Quanto mais detalhes sobre isso, melhor. Se o relatório vai para a equipa
executiva, talvez não. Algumas das minúcias podem ser deixadas de fora do
status e a verborreia pode ser reforçada.
- Reduza o embelezamento. Outra
coisa a ter em conta é o tipo de informação que reporta. Descubra que tipo
de informação será importante para o leitor e reduza a tagarelice
periférica.
- Deixe que as suas atualizações contem uma
história. Um relatório de status do projeto é um documento
dinâmico. Com isso em mente, certifique-se de que seus segmentos estejam
divididos por problema/preocupação/milestone. Abaixo de cada cabeçalho,
adicione novos comentários com a frequência acordada, mantendo o anterior
atualizado abaixo do mais recente. Ao fazer isso, está a permitir que o
leitor veja o progresso geral. Isto dar-lhe-á algo tangível de referência
caso um atraso faça descarrilar o progresso no futuro.
- A matéria de topo também é importante. Certifique-se
de que tem a data e a hora das reuniões do relatório de estado do projeto
(se as tiver) na parte superior do relatório Liste os participantes
esperados do lado deles e do seu lado para que todos saibam quem são os
interessados. Esta informação pode revelar-se importante caso haja
necessidade de reunir todos na sala para resolver uma preocupação mais à
frente.
- Mantenha uma lista de itens de ação em execução. Uma
reunião de status pode revelar novas variáveis para trabalhar no projeto.
Mantenha uma lista de itens de ação em execução para mostrar o que surgiu
e quem é responsável por resolvê-lo.
- Mantenha-o curto e doce. Embora
duas páginas não pareçam curtas, está no mundo dos relatórios de status do
projeto. Em teoria, não deve ter problemas ou preocupações contínuas que
se estendam por duas páginas – isso indica que nenhum progresso está sendo
feito. Como um relatório de status do projeto é uma ferramenta usada para
atualizar as pessoas sobre as coisas, ele também não deve funcionar como
seu plano de projeto.
Estas etapas ajudarão a criar um relatório de status
do projeto. Será uma atividade plug and play, removendo efetivamente todas as
suposições e dando-lhe um modelo que é versátil e simples.
