Melhore as suas Reuniões de Projecto

Todos nós detestamos as reuniões que se arrastam. Assim a tarefa que se nos coloca é manter as reuniões focadas e adicionar-lhes um sentido e um propósito. Se conseguir isto vai também fazer crescer a motivação e o moral da equipa. Eis alguns conselhos para o ajudar…

Planeie com cuidado

Para ficar seguro que consegue obter o máximo das suas reuniões, precisa de as planear com sabedoria. Antes da cada reunião, escreva três metas que pretende obter com aquela reunião. Eis um exemplo:

• Quero que a equipa saiba que estamos dentro do planeado.
• Quero que todos os problemas e riscos sejam colocados.

• Quero que se sintam valorizados e motivados.

De seguida temos de trabalhar na forma de alcançar estas metas. Para isso existem algumas técnicas de apoio.

Abra e feche a reunião com cuidado

Como no teatro, as pessoas lembram-se melhor da entrada e do fim. Assim abra e feche as suas reuniões com cuidado.

Quando abre a reunião, diga qual ompropósito da reunião e o que é que quer obter dela e porque é importante. Isto irá ganhar a atenção deles e define a forma de funcionar. Quando encerrar a reunião, diga-lhe o que ficou acordado / ou foi alcançado na reunião e quais os passos a fazer de seguida.

Controle o diálogo

Precisa de se manter completamente em controlo da reunião em todas as ocasiões. Para garantir isto:

• A reunião deve cumprir a ordem dos trabalhos
• Não se deixe ficar presio com um problema singular.
• Uma pessoa não pode dominar a reunião

Todos devem falar.

Comece por se sentar ou estar de pé num local proeminente da sala. Fale num tom mais lato para reforçar a presença. Interrompa qunado as pessoas falam demasiado tempo. Seja educado mas firme. Controle a reunião como um treinador treina uma equipa de futebol – observando constantemente, ouvindo e dirigindo a equipa. Se possível, peça a outra pessoa pararegistar a acta. Isto oferece-lhe o tempo necessário para controlar a conversa de forma a que a ordem de trabalhos e as três metas sejam alcançadas.

Registe e siga em frente

As reuniões, muitas vezes, são consumidas com um único problema consumindo a maioria do tempo de reunião. Se esta questão não está especificamente relacionada com os objectivos da reunião, diga à equipa para registar o problema e seguir em frente. Registe de facto o problema no quadro ou em papel e trate dela com os membros da equipa significativos após a conclusão da reunião. Assim mantém as suas reniões curta s e focadas nos assuntos.

Mantenha a reunião virada para a acção

Os projectos são acerca de «tratar de fazer as coisas». Assim, assegure-se, quando possível, que todas as discussões resultem em acções para serem realizadas. Com o foco nas acções que são necessárias, consegue-se reduzir a dimensão das reuniões e torná-las efectivas.

Boa gestão da equipa de projecto

Como Gestor de Projecto, o sucesso depende de como a sua equipa realize bem o seu trabalho. Assim, se pretendemos melhorar a performance da equipa use algumas destas dicas:

Há muitas maneiras diferentes de aumentar a performance das equipas. Eis 10 destas formas para o ajudar…

Dica 1: Mostre-lhes a visão

As pessoas só desempenham bem uma função quando compreendem q que é que é necessário realizar e porquê. Por esta razão, sugiro que reúna a sua equipa para reforçar a visão do projecto, os objectives, escalas de tempo e deadlines. Faça com que a sua equipa se sinta desejada mostrando-lhes que o projecto é critico para o sucesso do negócio. Ganhará a sua adesão e o compromisso para continuar em frente.

Dica 2: Reúna com eles individualmente

Depois da sua reunião, encontre-se à parte com cada membro da equipa e diga-lhes o que necessita deles para ajudar a realizar o projecto. Certifique-se que todos eles possuem uma clara descrição de funções e que eles sabem como irá ser medida a sua performance. Pergunte-lhes como gostariam de ser geridos, o que +e que os motiva e como poderá apoiar a função deles.

Dica 3: Dê-lhes espaço

Neste ponto, precisa recuar um pouco e dar~lhes espaço para trabalharem. Se a pressão aumentar no seu projecto, necessita de lhes dar ainda mais espaço e não menos. Isto é difícil de fazer, mas não os deve pressionar demais senão a sua performance reduzir-se-á em vez de melhorar.

Dica 4: Conte as metas

Ao mesmo tempo que recua, deve pôr em posição verificações para medir regularmente a performance da equipa. Reúna individualmente com os membros da equipa todos os meses para discutir as suas realizações, o que se destacou e como podem ainda melhorar. Garanta que arruma as suas preocupações. Em vez disso fale com les abertamente, mantendo-se construtivo a todo o tempo.

Dica 5: Seja positivo

Se está stressado e desconfortável, não descarregue na equipa. Falar alto ou tomar posições negativas só os tornará mais pressionados.É incrivelmente difícil mas precisa de ser positivo, apoiando e dando-lhes suporte a todo o tempo, mesmo quando o projecto está atrasado.

Dica 6: Aperte mãos e dê palmadas nas costas

É fácil esquecer de louvar os sucessos da equipa. Assim, sempre que realize um produto de boa qualidade, termine uma actividade difícil em tempo ou receba um feedback bom do seu cliente – dê os parabens os responsáveis por isso na sua equipa.

Dica 7: Actividades de reforço do moral

Reúna regularmente com a equipa para construir um forte espírito de equipa. Leve-os a socializar em conjunto, para que sejam formadas novas amizades. Quanto mais forte for a ligação que os membros da sua equipa tenham uns com os outros, mais provável é que trabalhem em conjunto como uma unidade singular e coesa e alcancem os objectivos que estabeleceu.

Dica 8: Dê tempo livre

Não tenha receio de dar aos membros da equipa tempo livre por terem trabalhado arduamente. Ao terem tempo livre, irá reduzir os tempos de doença, melhorar a motivação e aumentar a eficiência.

Dica 9: Dê-lhes o que eles precisam

Todas as pessoas são motivadas por diferentes coisas. Precisa saber o que motiva cada membro da sua equipa. precisa de os conhecer bem, Se consegue recompensar cada pessoa diferentemente com base nas suas motivações, então conseguirá ao longo do tempo melhorar a sua performance. Este é o truque mais difícil do livro, mas aquele que paga maiores dividendos.

Dica10: Celebre as vossas vitórias!

A equipa demasiadas vezes termina um projecto e muda-se directamente para o próximo sem sequer celebrar o sucesso. Quando isto é feito, o que acontece é que o stress e a pressão vão ser carregados para o novo projecto onde irão trabalhar. Assim, ajude a sua equipa a começar «de fresco» celebrando o sucesso no fim do projecto.

Se tomarmos em conta e de forma séria estas dicas, aumentaremos as possibilidades de melhorar a performance da equipa e também a chance de sucesso.

Solucionar Problemas de Qualidade

 

Os problemas de qualidade podem não ser incrementados até ao nível de uma questão mas não deixam de ser problemas e devem ser solucionados utilizando as mesmas técnicas de solução de problemas do projecto. Adivinhar a causa do problema é um método que raras vezes funciona. Uma abordagem estruturada é muito mais efectiva. Queremos não só resolver este problema particular, mas também queremos compreender o problema de forma suficiente a que possamos identificar a causa que se encontra na sua raiz e garantir que este problema de qualidade particular não ocorra outra vez.

Utilize o seguinte processo geral para identificar e solucionar problemas de qualidade.

1. Identificar o problema ou sintoma. Não deve assumir que todos conhecem já o problema. Encontrar tempo para documentar o problema em termos claros que todos possam compreender. Garanta, também, que explica o impacto no projecto do problema de qualidade.
2. Identificar a raiz causal. Este é o passo mais importante, já que não queremos perder o nosso tempo resolvendo um sintoma de qualidade. Pelo contrário, devemos ser muito claros na raiz causal e explicar como esta causa causa em úlima instância o problema. Se não conseguimos determinar a raiz causal do problema apercebido isso significa que não investigámos tão profundamente quanto necessário.
3. Determinar alternativas e impactos. O gestor do projecto pode atribuir uma ou mais pessoas para determinar as alternativas. Para cada alternativa, devem também destacar o impacto no projecto.
4. Seleccionar a melhor alternativa. A equipa do projecto, o sponsor e o cliente podem ainda ser envolvidos na determinação da melhor alternativa. Contudo, a equipa de projecto pode ser capaz de resolver por si própria o problema se este não constituir uma questão formal. De facto, pode ser um problema relacionado com os produtos de trabalho intermédios que se encontram integralmente sob o controlo da equipa de projecto.
5. Executar. Um mini-plano deve ser activado para enfrentar o problema de qualidade e implementar a alternative escolhida. Estas actividades devem ser movidas para o plano de trabalho do projecto de forma a garantir que são realizadas.
6. Validar. Este processo deve ser revalidado para garantir que a qualidade foi melhorada conforme o esperado. Se a qualidade melhorou ou está a caminha nesse sentido, pode monitorar a partir daì. Contudo, se a qualidade não está a melhorar conforme esperado devem ser adoptadas acções correctivas se necessário.

"Causas Especiais” e "Causas Comuns" de Erros

Quando se procuram as causas de defeitos de produtos (erros) verificamos que elas caem em duas categorias gerais. O Dr Edward Deming chama a estes erros "causa especial" e "causa comum".

As "causas especiais" são aquelas que os utilizadores locais do produto podem encontrar e, por vezes, solucionar. Isto inclui deficiências, falta de formação, uso deficiente de equipamento, vandalismo, etc.

A segunda categoria é denominada "causas comuns". Estas causas podem provocar variações grandes na qualidade e incluem problemas sistemáticos que os utilizadores não podem determinar. Por exemplo, erros de causa comum podem incluir imperfeições menores no equipamento, desenho deficiente do produto, má performance do equipamento, processos que trabalham mas não estão optimizados, etc. Estes problemas são "comuns”, mas são muito difíceis de detectar pelos utilizadores locais.