Como reduzir o stress de projecto…

 

Todos nós conhecemos o stress. É aquilo que faz com que o cabelo vá embranquecendo e que os tiques se vejam mais que os sorrisos. É natural que os projectos atraem muito stress, porque temos um conjunto definido de resultados para produzir num tempo definido e com recurso determinados – e tudo isto com o sponsor do projecto olhando por cima do ombro!

Stress Positivo pode ser gerado num ambiente em que floresce a produtividade e a equipa está focada no objectivo. Mas stress negativo pode desmoralizar a equipa, reduzir a eficiência e desviar o foco da equipa, Neste tipo de ambiente, temos de virar o stress negativo em stress positivo e para o fazer eis aqui alguns conselhos:

Passo um: Time-Out

O stress positivo só pode ser gerado quando as pessoas nas equipas têm relações positivas. Para criar este tipo de relações, a melhor forma é através da socialização, da realização de actividades em comum. Quer seja por levar a equipa a realizar almoços regulares, ir ao bar beber uma cerveja depois do trabalho, quer ir jogar à bola, conseguir agrupar a equipa de forma que se consigam conhecer fora do ambiente do projecto é crítico para libertar o stress negativo.

Passo dois: Unir

Assim começamos a construir relações positivas tirando tempo for a para socializar. Excelente. O próximo passo é encontrar uma causa que una a equipa – o propósito do projecto.

Planeie encontros mensais em que sejam revigorados os objectivos e metas do projecto, congratule-se com os sucessos e reforce a confiança da equipa em que eles são capazes de completar o projecto com sucesso. Assegure-se que todas as pessoas saem deste encontro energizadas e apaixonadas pela concretização do projecto. Implemente processo e metodologias que forneçam as ferramentas que os auxiliem a ter sucesso.

Passo três: Boosting

Claro que unir funciona muito bem nas equipas, mas não é suficiente quando falamos de indivíduos. Temos de «puxar» por cada membro da equipa para que eles se sintam bem com eles próprios e ganhem confiança na conclusão das actividades atribuídas. Pode fazer-se isto através do:

• Reconhecimento da boa performance quando esta se vrerifica
• Conduzindo avaliações do trabalho das pessoas e realizando um feedback positive
• Oferecendo bónus por performance acima do normal
• Revendo os salários quando aplicável
• Criando prémios e louvores para a equipa

Passo quarto: Apontar

Muitas vezes as equipas stressadas têm um "instigador". Esta é uma pessoa (ou pessoas) que geram muita negatividade e que influenciam a performance de outros à volta deles. Temos de tratar directamente com estas pessoas.

Quando se conduzem avaliações da performance das pessoas devemos tentar identificar a negatividade de um instigador e acordar com as pessoas um plano de acção para os ajudar a melhorar. Apontar os “pontos de stress” ou “pontos fracos” de uma equipa é um elemento chave para garantir o sucesso dos projectos.

Passo cinco: Auto-administração

Claro que para resolver com efectividade o stress da equipa é necessário que você tenha também a posição adequada. Se está negativamente stressado as pessoas à sua volta vão senti-lo e vão também ficar stressados com o mesmo sinal.

Assim «tem de praticar o que prega» e deve sentir-se bem e positive com a sua equipa. Precisa de estar apto e saudável, focado mas inspirado. Se conseguir atingir este estádio mental, então consegue dar à sua equipa uma boa oportunidade de sucesso.

Melhore as suas Reuniões de Projecto

Todos nós detestamos as reuniões que se arrastam. Assim a tarefa que se nos coloca é manter as reuniões focadas e adicionar-lhes um sentido e um propósito. Se conseguir isto vai também fazer crescer a motivação e o moral da equipa. Eis alguns conselhos para o ajudar…

Planeie com cuidado

Para ficar seguro que consegue obter o máximo das suas reuniões, precisa de as planear com sabedoria. Antes da cada reunião, escreva três metas que pretende obter com aquela reunião. Eis um exemplo:

• Quero que a equipa saiba que estamos dentro do planeado.
• Quero que todos os problemas e riscos sejam colocados.

• Quero que se sintam valorizados e motivados.

De seguida temos de trabalhar na forma de alcançar estas metas. Para isso existem algumas técnicas de apoio.

Abra e feche a reunião com cuidado

Como no teatro, as pessoas lembram-se melhor da entrada e do fim. Assim abra e feche as suas reuniões com cuidado.

Quando abre a reunião, diga qual ompropósito da reunião e o que é que quer obter dela e porque é importante. Isto irá ganhar a atenção deles e define a forma de funcionar. Quando encerrar a reunião, diga-lhe o que ficou acordado / ou foi alcançado na reunião e quais os passos a fazer de seguida.

Controle o diálogo

Precisa de se manter completamente em controlo da reunião em todas as ocasiões. Para garantir isto:

• A reunião deve cumprir a ordem dos trabalhos
• Não se deixe ficar presio com um problema singular.
• Uma pessoa não pode dominar a reunião

Todos devem falar.

Comece por se sentar ou estar de pé num local proeminente da sala. Fale num tom mais lato para reforçar a presença. Interrompa qunado as pessoas falam demasiado tempo. Seja educado mas firme. Controle a reunião como um treinador treina uma equipa de futebol – observando constantemente, ouvindo e dirigindo a equipa. Se possível, peça a outra pessoa pararegistar a acta. Isto oferece-lhe o tempo necessário para controlar a conversa de forma a que a ordem de trabalhos e as três metas sejam alcançadas.

Registe e siga em frente

As reuniões, muitas vezes, são consumidas com um único problema consumindo a maioria do tempo de reunião. Se esta questão não está especificamente relacionada com os objectivos da reunião, diga à equipa para registar o problema e seguir em frente. Registe de facto o problema no quadro ou em papel e trate dela com os membros da equipa significativos após a conclusão da reunião. Assim mantém as suas reniões curta s e focadas nos assuntos.

Mantenha a reunião virada para a acção

Os projectos são acerca de «tratar de fazer as coisas». Assim, assegure-se, quando possível, que todas as discussões resultem em acções para serem realizadas. Com o foco nas acções que são necessárias, consegue-se reduzir a dimensão das reuniões e torná-las efectivas.

Boa gestão da equipa de projecto

Como Gestor de Projecto, o sucesso depende de como a sua equipa realize bem o seu trabalho. Assim, se pretendemos melhorar a performance da equipa use algumas destas dicas:

Há muitas maneiras diferentes de aumentar a performance das equipas. Eis 10 destas formas para o ajudar…

Dica 1: Mostre-lhes a visão

As pessoas só desempenham bem uma função quando compreendem q que é que é necessário realizar e porquê. Por esta razão, sugiro que reúna a sua equipa para reforçar a visão do projecto, os objectives, escalas de tempo e deadlines. Faça com que a sua equipa se sinta desejada mostrando-lhes que o projecto é critico para o sucesso do negócio. Ganhará a sua adesão e o compromisso para continuar em frente.

Dica 2: Reúna com eles individualmente

Depois da sua reunião, encontre-se à parte com cada membro da equipa e diga-lhes o que necessita deles para ajudar a realizar o projecto. Certifique-se que todos eles possuem uma clara descrição de funções e que eles sabem como irá ser medida a sua performance. Pergunte-lhes como gostariam de ser geridos, o que +e que os motiva e como poderá apoiar a função deles.

Dica 3: Dê-lhes espaço

Neste ponto, precisa recuar um pouco e dar~lhes espaço para trabalharem. Se a pressão aumentar no seu projecto, necessita de lhes dar ainda mais espaço e não menos. Isto é difícil de fazer, mas não os deve pressionar demais senão a sua performance reduzir-se-á em vez de melhorar.

Dica 4: Conte as metas

Ao mesmo tempo que recua, deve pôr em posição verificações para medir regularmente a performance da equipa. Reúna individualmente com os membros da equipa todos os meses para discutir as suas realizações, o que se destacou e como podem ainda melhorar. Garanta que arruma as suas preocupações. Em vez disso fale com les abertamente, mantendo-se construtivo a todo o tempo.

Dica 5: Seja positivo

Se está stressado e desconfortável, não descarregue na equipa. Falar alto ou tomar posições negativas só os tornará mais pressionados.É incrivelmente difícil mas precisa de ser positivo, apoiando e dando-lhes suporte a todo o tempo, mesmo quando o projecto está atrasado.

Dica 6: Aperte mãos e dê palmadas nas costas

É fácil esquecer de louvar os sucessos da equipa. Assim, sempre que realize um produto de boa qualidade, termine uma actividade difícil em tempo ou receba um feedback bom do seu cliente – dê os parabens os responsáveis por isso na sua equipa.

Dica 7: Actividades de reforço do moral

Reúna regularmente com a equipa para construir um forte espírito de equipa. Leve-os a socializar em conjunto, para que sejam formadas novas amizades. Quanto mais forte for a ligação que os membros da sua equipa tenham uns com os outros, mais provável é que trabalhem em conjunto como uma unidade singular e coesa e alcancem os objectivos que estabeleceu.

Dica 8: Dê tempo livre

Não tenha receio de dar aos membros da equipa tempo livre por terem trabalhado arduamente. Ao terem tempo livre, irá reduzir os tempos de doença, melhorar a motivação e aumentar a eficiência.

Dica 9: Dê-lhes o que eles precisam

Todas as pessoas são motivadas por diferentes coisas. Precisa saber o que motiva cada membro da sua equipa. precisa de os conhecer bem, Se consegue recompensar cada pessoa diferentemente com base nas suas motivações, então conseguirá ao longo do tempo melhorar a sua performance. Este é o truque mais difícil do livro, mas aquele que paga maiores dividendos.

Dica10: Celebre as vossas vitórias!

A equipa demasiadas vezes termina um projecto e muda-se directamente para o próximo sem sequer celebrar o sucesso. Quando isto é feito, o que acontece é que o stress e a pressão vão ser carregados para o novo projecto onde irão trabalhar. Assim, ajude a sua equipa a começar «de fresco» celebrando o sucesso no fim do projecto.

Se tomarmos em conta e de forma séria estas dicas, aumentaremos as possibilidades de melhorar a performance da equipa e também a chance de sucesso.