Defina o Roteiro do Projecto

Os projectos podem muitas vezes ser o caos. Para manter o foco e alcançar o sucesso é necessário trabalhar de uma forma estruturada, passo a passo. Desta forma, teremos o controlo completo sobre cada uma das acções realizadas.

Temos sempre uma escolha inicial, ou gerimos de uma foma não estruturada e, então, na maioria do tempo, iremos apagar fogos tentando controlar o âmbito do projecto. Este é o modelo conhecido pelo projecto do caos.

Ao contrário, se gerir de uma forma mais estruturada de forma passo a passo, então pode controlar os resultados do projecto e garantir que este progride de acordo com o plano. Como, de uma maneira geral, pode fazer isto?

Definir um Roteiro para o Projecto

No início do projecto é necessário criar um Roteiro. Este é um diagrama que mostra os principais passos que devem ser concluídos para realizar o seu projecto do início até ao fim. Outro nome para isto pode ser «Ciclo de Vida do Projecto». Cada passo é então claramente definido e estes passos são colocados na sua ordem lógica, desde o Início até ao Fecho do Projecto.

Depois de criar o seu Roteiro obtenha a acordância do Sponsor e comunique estes passos à sua equipa. Assim todos sabem o que deve ser feito para cumprir os objectivos do projecto.

Baseie o seu Plano no Roteiro

Se ainda não o fez, crie um detalhado Plano do Projecto que liste todas as actividades necessárias para cumprir o seu Roteiro. Se já criou este plano, então reveja-o para garantir que todos os passos do roteiro estão incluídos no seu plano e que este se encontra perfeitamente alinhado com o Roteiro.

Desta forma, seguindo as actividades pode garantir que segue também o Roteiro sem se desviar do seu caminho. Pode então evitar grandes atrasos e ultrapassagens ddispendiosas, que tão comuns são com os projectos.

Use o seu Roteiro para manter o controlo

Imprima o seu Roteiro e coloque-o num lugar visível que possa ser olhado pela sua equipa. Cada vez que uma mudança é pedida, refira-se ao Roteiro para determinar se deverá mesmo ser implementada.

Com a constante orientação do seu Roteiro de passo-a-passo, pode identificar com facilidade o impacto das mudanças, os riscos e os problemas no seu projecto. E pode ver de relance se irão ter impacto na sua capacidade de realizar o projecto em tempo.

Um roteiro passo-a-passo claro ajuda na tomada de decisões, enquanto nos permite mantermo-nos focados no objectivo final. E podemos utilizá-lo para reportar o progresso do projecto aos sponsors. Também ajuda a mostar à equipa o progresso por forma a incrementar a sua motivação e moral.

Ande então nos primeiros passos reunindo a sua equipa em volta da criação de um Roteiro que liste os principais passos que devem ser completados para obter os resultados do projecto. Plazneie de seguida o seu projecto com base neste Roteiro, imprima-o e mantenha-se firme nele. Ao fazer isto ajudará a equipa a manter-se focada nas actividades em mãos e a melhorar a produtividade.

Porque falham os projectos

Há muitas razões para o insucesso em projectos. A boa notícia no entanto é que a maior partes das vezes estas razões estão debaixo de controlo. Leia algumas das mais importantes razões de insucesso e o que pode fazer para o evitar.

Recursos Insuficientes

O Gestor do Projecto tem recursos e orçamento insuficientes no início do projecto. Nestas circunstância deve comunicar a situação ao seu Sponsor rapidamente.

Prazos Impossíveis

O prazo final para o projecto foi sempre impossível de alcançar. O Gestor do Projecto deve comunicar ao Sponsor o mais cedo possível e lutar para ter o prazo estendido. Não necessita só de ter tempo suficiente para entregar o projecto, mas também necessita de contingência no caso de as coisas levarem mais tempo que o esperado.

Comunicação Pobre

O Gestor do Projecto não é capaz de comunicar o status do projecto à equipa e ao Sponsor. Todos pensam assim que o projecto está correr bem até que se falha um prazo. Precisa de comunicar cedo se estiver a deslizar. Não o esconda. Ao comunicar a todos que estamos a ficar atrasados, cria uma oportunidade para ajudar o projecto a colocar-se na linha.

Falta de foco

A equipa não sabe de facto o que se espera deles e desta forma não têm foco no trabalho. Têm um trabalho para fazer mas não foram informados sobre o que está em causa e foi requerido e quando. Cada um dos membros da equipa deve terem metas regulares para alcançar, devem ter prazos definidos e o gestor de projecto deve monitorizar o seu progresso em cada passo do trabalho.

Moral baixa

Falta motivação à equipa de projecto e então nada é concluído em tempo. Se quer que alguma coisa seja completada dentro do intervalo de tempo estabelecido, tem de os motivar a fazer isto através de recompensas e reconhecimento. E você deve estar também altamente motivado. Só estando saudável, relaxado e verdadeiramente motivado poderemos inspirar outros para o estarem também motivados.

Apoio do Sponsor

O Gestor de Projecto recebe pouco apoio do seu Sponsor. Não há ninguém disponível para o ajudar a solucionar problemas ou disponibilizar mais recursos ou dinheiro, quando são necessários. Se acha que não tem apoio do seu Sponsor deve comunicar-lhe isso. Seja aberto e franco com ele. Diga-lhe o que precisa e quando.

Âmbito indefinido

O âmbito do projecto está sempre a mudar e assim nunca temos um conjunto fixo de resultados. Cada vez que muda, perde-se tempo e recursos e torna-se crítica a existência de um Controlo de Mudanças. O âmbito deve ser definido claramente e de seguida ser implementado um processo que garanta que os pedidos de mudança são formalmente aprovados.

Intervalos de tempo longos

A escala de tempo do projecto pode ser demasiado longa. Ao longo do tempo os requisitos do cliente irão mudar, assim convém dividir o projecto em segmentos mais pequenos e concluir cada um como um projecto em si.

Falta de ferramentas

Não ter as ferramentas adequadas para realizar o trabalho pode também ser um problema. Com a utilização de ferramentas de boa qualidade como modelos, processos e uma metodologia de projecto poderá conduzir o projecto ao sucesso.

Envolvimento do Cliente

A falta de envolvimento do cliente provou ser fatal em muitos projectos. Necessitamos envolver o cliente ao longo do projecto para garantir que o que estamos a construir vai de encontro aos seus requisitos. Lembre-se que só se o seu cliente está verdadeiramente satisfetro o seu projecto terá sucesso.

Liderar os seus projectos

O sucesso como Gestor de Projecto não se alcança sendo somente um bom gestor, para além disso tem de se ser um Líder.
Não há uma cartilha para criar Líderes mas alguns conselhos ajudam a melhorar as nossas competências e em tornarmo-nos líderes e levarmos avante os projectos com sucesso.
A principal diferença entre um líder e um gestor é que o «líder» é responsável por estabelecer os objectivos e motivar a equipa para os atingir. Enquanto o gestor é responsável por coordenar o trabalho para atingir os objectivos estabelecidos.
Aumentar as suas competências de liderança passa por:

• Estabelecer metas: Comece por definir objectivos claros de projecto e escalas de tempo para os alcançar. Depois crie um mapa claro e transparente que possa ser seguido pela sua equipa e que permita que todos saibam o que deve ser feito e quando.
  Utilize uma metodologia de projecto para o ajudar.
• Seja apaixonado: Tem de ser apaixonando por atingir as metas do seu projecto. Só a paixão conduzirá o projecto ao sucesso. Esta paixão, se verdadeira, será contagiosa e transmitir-se-á à equipa.
• Mantenha-se focado: Se pretende que os outros o sigam então tem de ser incrivelmente focado em atingir os seus objectivos. Tem de ser o trabalhador mais esforçado e a pessoa mais bem orientada da sua equipa se quer inspirar os outros a segui-lo.
• Identifique os valores: Tem de pensar em que valores se quer fundar como líder e logo que os identificar – tem de se reconhecer permanentemente com estes. Bons valores para assumir como líder incluem abertura, honestidade, confiança e integridade. Lembre-se que são os seus valores que o definem como pessoa. Valores fortes são críticos para uma forte liderança.
• A sua liderança: Precisa de pensar acerca do seu estilo de liderança e assegurar-se que o segue. Essa é a forma como quer que os outros o percebam. Quer que os outros o vejam duro ou suave, formal ou informal, estrito ou relaxado, etc. Lembre-se que o seu estilo de liderança deve adaptar-se à sua natureza pessoal e deve também corresponder ao tipo de equipa que dirige.

As pessoas só o irão seguir se der um bom exemplo. Elas precisam de confiar e acreditar na sua pessoa, não só por causa da função que tem. Como é que então pode ganhar a confiança deles em si?

• Garanta o compromisso: Comece por reunir com cada membro da equipa individualmente comunicando a importância da função deles para o projecto. Faça-os sentirem-se valorizados e ganhe o seu compromisso para atingir o sucesso.
• Defina metas realizáveis: defina para cada pessoa três metas a alcançar dentro de um espaço de tempo razoável. Envolva as pessoas no exercício de definição de metas para os comprometer. Faça a revisão regular do progresso.
• Recompense a performance exemplar: Se alcançam os objectives estabelecidos, diga-lhes o grande trabalho que realizaram e reforce com o orgulho que tem de os ter a sua equipa. De seguida estabeleça novas metas, para o período seguinte.
• Desça a um nível pessoal: Tente conhecer a sua equipa a um nível pessoal. Conhecer melhor o que os motiva será valioso para os liderar no alcançar das metas que estabeleceram.
• Dê suporte: Precisa de estar disponível quando eles necessitam de si. Quer a nível pessoal como no trabalho dê-lhes todo o apoio que pode dispensar.
• Seja positivo: Tente sempre ser positivo ao relacionar-se com a sua equipa. Só olhando para o lado positivo de tudo, poderá inspirar as pessoas a alcançarem o seu melhor.

Um bom líder, necessita obviamente de boas ferramentas que o ajudem a alcançar o sucesso da equipa e dos seus projectos.