A mensagem certa – às pessoas certas – no momento certo

 

Plano de Comunicação

Envie a mensagem certa – às pessoas certas – no momento certo

Para ter sucesso na gestão de projectos é necessário comunicar com clareza com todos os stakeholders do projecto. De outra forma faltará uma direcção clara à sua equipa, a moral será baixa e o seu projecto poderá ultrapassar o tempo previsto ou exceder o respectivo orçamento.

Deve então planear a sua comunicação.

1º Passo – Análise da Situação

O primeiro passo quando criamos um Plano de Comunicação é realizar uma Avaliação da Situação, o que significa simplesmente, pesquisar o seu ambiente de comunicação.

Rever a performance das comunicações dentro do projecto e identificar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

De seguida deve identificar quaisuqer lições aprenddidas de outras comunicações realizadas, para que os erros feitos no passado aqui não se repitam de novo.

2º Passo – Objectivos de Comunicação

Bom. Assim já conhecemos as forças da sua comunicação e onde necessita melhorar. Estamos prontos para estabelecer objectivos das suas comunicações.

Liste os três maiores objectivos que quer alcançar com as comunicações do seu projecto. Por exemplo, pode querer informar os stakeholders do progresso do projecto, incrementar o suporte da gestão e melhorar a produtividade da equipa.

3º Passo – Orientações das Comunicações

Em seguida estabeleça as orientações para as suas comunicações para poder controlá-las no seu projecto. Por exemplo, pode decidir que:

· Todas as mensagens serão distribuídas através de canais pré-definidos;

· Todas as comunciações críticas serão pré-aprovadas pela gestão;

· Todas as comunicações serão adpatadas, com base nas necessidades do stakeholder.

4º Passo – Diriga-se à sua Audiência

Agora defina excatamente com quem a sua equipa irá formalmente comunicar. Recorde que as comunciações formais são métodos de controlar as mensagens enviadas pela sua equipa. Elas promovem uma visão singular e consistente do seu projecto a uma audiência especikficada para que todos tenham a mesma versão da verdade.

5º Passo – Necessidades do Stakeholder

Cada grupo de audiência a que nos dirigimos terá as suas necessidades próprias. Estes stakeholders irão requerer informação que será específica para a sua função no projecto. Por exemplo, o Sponsor do Projecto irá requerer ser informado dos riscos com prioridade alta e questões, enquanto que um Auditor de Qualidade pode necessitar ser notificado do estado corrente dos resulultados do projecto.

6º Passo – Mernsagens Chave

Seguidamente faça a lista das mensagens-chave que devem ser enviadas a cada stakeholder. As mensagens-chave podem incluir o status do projecto, questões do projecto, riscos do projecto, resultados do projecto ou recursos do projecto.

O próximo passo é definir como irá ser produzida e distribuída cada mensagem para eles através do canal apropriado de distribuição.

7º Passo – Canais de Distribuição

Há uma enorme quantidade de formas de oferecer as suas mensagens chave aos seus stakeholders (Por exemplo, email, newsletters, reuniões, conferências). Para cada stakeholder, deve identificar-se o canal que será utilizado para oferecer a mensagem-chave.

8º Passo – Agendamento das Comunicações

Agora está preparado para criar um plano de eventos de comunicação,, actividades e acções que são exigidas para oferecer a mensagem certa às pessoas certas no tempo certo durante todo o projecto. Crie um agendamento detalhado de eventos e para cada item listado especifique as escalas de tempo para a sua realização e quaisquer dependências com outros eventos incluídos no plano.

9º Passo – Eventos de Comunicação

Para cada evento na sua lista aproveite para o descrever com a profundidade possível. Assegure-se de que define o seu propósito, como ele irá ter lugar e quando deve ocorrer.

10º Passo - Matriz de Comunicações

Finalmente, a sim que tiver listado os eventos e descrito os mesmos em detalhe, deverá identificar quem os irá gerir e quem fará a revi~soa da su eficiência. Crie uma Matriz de Comunicações que indique cada evento, quem é responsável pela reunião e quem deverá fazer o relatório/acta do evento, quem tomará parte e quem irá rever o seu sucesso.

Tem assim um Plano de Comunicações que poderá ser submetido à aprovação do Sponsor do seu projecto.

As Cinco Regras de Ouro da Gestão de Projecto

Regra nº 1 – A Gestão do Tempo é Crítica

Para oferecer os resultados do projecto em tempo necessita de gerir com cuidado o tempo. Pra fazer isto, assegura-se de quie cada actividade está listada no Plano do Projecto e que estão agendadas para ocorrerem com precisão quando você delas necessita.

Todas as semanas, actualize o seu plano com o tempo gasto na conclusão das actividades e identifique todas as tarefas que estejam atrasadas relativamente ao plano. Controle a percentagem de conclusão para cada actividadee se estiver atrasada, coloque-a no plano atribuindo ou mais recursos ou reduzindo a dimensão da actividade. Não permita que as tarefas escorreguem. Esteja vigilante.

Regra nº 2 – Controle os Custos e faça a Gestão das Finanças

Cada elemento dop seu projecto incorre num custo. Identifique todos os custos planeados desde o início e obtenha aprovação para estes do gestor de topo.

Registe, então, todas as despesas conforme vão ocorrendo – incluindo pessoas, equipamento e materiais. Confirme que a despesa real não excede a despesa planeada. Se tal ocorrer, então tem de cortar. Se ultrapassa o orçamento, comunique a situação cedo ao seu Sponsor de Projecto.

Regra nº 3 – Garanta que são Estabelecidas Metas de Qualidade

Tem de especificar logo no início, exactamente, o que irá o projecto ter como resultados. Logo de seguida, estabeleça as metas de qualidade destes resultados e obtenha a aporvação do cliente para estas metas de qualidade.

Cada semana, reveja a qualidade de cada resultado produzido pelo projecto. Se não estiver de acordo com o standard definido, resolva imediatamente. Nunca espere pelo fim do projecto antes de solucionar as questões da qualidade

Regra nº 4 – Controle o Âmbito ao Mais Baixo Nível

O seu âmbito é definido como «o conjunto de resultados que devem ser produzidos no projecto». Assegure-se, assim, que conhece o que é o seu âmbito, tente não deixar que ninguém o mude.

Todas as semanas verifique que a sua equipa está a trabalhar unicamente naquilo que deve ser produzido para o projecto e nada mais. Verifique se todos os resultados produzidos correspondem exactamente com a especificação definida para ele. Note que um aumento no âmbito do projecto irá fazer que seja mais difícil realizá-lo.

Regra nº 5 – Resolva Cedo as Questões

Se surgirem questões e dúvidas durante o projecto, então resolva-as cedo. Enfrente todas as questões antes que estas atrasem o projecto. Registe-as formalmente e depois acompanhe-as até que estejam solucionadas. Questões por resolver conduzem a atrasos que são a via para o insucesso do projecto. Ponha-se a salvo resolva cedo todas as questões.

Defina o Roteiro do Projecto

Os projectos podem muitas vezes ser o caos. Para manter o foco e alcançar o sucesso é necessário trabalhar de uma forma estruturada, passo a passo. Desta forma, teremos o controlo completo sobre cada uma das acções realizadas.

Temos sempre uma escolha inicial, ou gerimos de uma foma não estruturada e, então, na maioria do tempo, iremos apagar fogos tentando controlar o âmbito do projecto. Este é o modelo conhecido pelo projecto do caos.

Ao contrário, se gerir de uma forma mais estruturada de forma passo a passo, então pode controlar os resultados do projecto e garantir que este progride de acordo com o plano. Como, de uma maneira geral, pode fazer isto?

Definir um Roteiro para o Projecto

No início do projecto é necessário criar um Roteiro. Este é um diagrama que mostra os principais passos que devem ser concluídos para realizar o seu projecto do início até ao fim. Outro nome para isto pode ser «Ciclo de Vida do Projecto». Cada passo é então claramente definido e estes passos são colocados na sua ordem lógica, desde o Início até ao Fecho do Projecto.

Depois de criar o seu Roteiro obtenha a acordância do Sponsor e comunique estes passos à sua equipa. Assim todos sabem o que deve ser feito para cumprir os objectivos do projecto.

Baseie o seu Plano no Roteiro

Se ainda não o fez, crie um detalhado Plano do Projecto que liste todas as actividades necessárias para cumprir o seu Roteiro. Se já criou este plano, então reveja-o para garantir que todos os passos do roteiro estão incluídos no seu plano e que este se encontra perfeitamente alinhado com o Roteiro.

Desta forma, seguindo as actividades pode garantir que segue também o Roteiro sem se desviar do seu caminho. Pode então evitar grandes atrasos e ultrapassagens ddispendiosas, que tão comuns são com os projectos.

Use o seu Roteiro para manter o controlo

Imprima o seu Roteiro e coloque-o num lugar visível que possa ser olhado pela sua equipa. Cada vez que uma mudança é pedida, refira-se ao Roteiro para determinar se deverá mesmo ser implementada.

Com a constante orientação do seu Roteiro de passo-a-passo, pode identificar com facilidade o impacto das mudanças, os riscos e os problemas no seu projecto. E pode ver de relance se irão ter impacto na sua capacidade de realizar o projecto em tempo.

Um roteiro passo-a-passo claro ajuda na tomada de decisões, enquanto nos permite mantermo-nos focados no objectivo final. E podemos utilizá-lo para reportar o progresso do projecto aos sponsors. Também ajuda a mostar à equipa o progresso por forma a incrementar a sua motivação e moral.

Ande então nos primeiros passos reunindo a sua equipa em volta da criação de um Roteiro que liste os principais passos que devem ser completados para obter os resultados do projecto. Plazneie de seguida o seu projecto com base neste Roteiro, imprima-o e mantenha-se firme nele. Ao fazer isto ajudará a equipa a manter-se focada nas actividades em mãos e a melhorar a produtividade.