Iniciar um Projecto

 
A sua organização ou companhia discute a necessidade de realizar um projecto numa das áreas importantes e para um cliente central do negócio. Precisa de concentrar-se e preparar-se para o que é essencial para o cliente – garantir os resultados do projecto. Há alguns passos essenciais que devem ser tomados para obter este resultado.

1º Passo – Estabeleça a Visão

Tem de reunir com o Sponsor do projecto e acordar naquilo que deve ser realizado e quando. Precisa de estabelecer, o mais rápido possível, a data em que o projecto deve estar concluído. Tem de compreender porque é importante para o negócio esta data de fim e qual o impacto se for ultrapassada. Só assim saberá o que está em questão e qual a medida dos seu progresso.

2º Passo – Contrate os melhores

Boas equipas entregam bons projectos. É assim crítico que consiga contratar as melhores pessoas que puder pagar para a sua equipa. Tente pedir «emprestados» peritos que colaboram na sua organização e «peça» mais recursos financeiros para recrutar os melhores do mercado. Não se reduza a pessoas menos qualificadas que com mais facilidade pode seleccionar. Leva sempre mais tempo a seleccionar as melhores pessoas, mas estas irão obter melhores resultados em menos tempo. E serão mais fáceis de gerir.
Para contratar os melhores, deve definir bem as respectivas funções. De seguida publicite o perfil destas funções dentro e fora da organização. Realize curtas entrevistas iniciais e entreviste o maior número possível. Seleccione pelo menos 5 pessoas para uma segunda entrevista e escolha dois para uma short list, antes de definir o candidato escolhido. 

3º Passo – Defina o Âmbito

Com uma boa equipa e uma data de entrega final clarificada, o próximo passo é definir o que é que o projecto vai ter como resultados. Isto é denominado o Âmbito do Projecto e tem de ser documentado profundamente.
Faça uma relação que inclua todos os resultados do projecto e descreva-os em tanto detalhe quanto o possível. Precisa de trabalhar em conjunto com o seu cliente (ou com o negócio) no que respeita a isto, porque estes resultados devem corresponder aos requisitos e entregar os benefícios de negócio definidos previamente.

4º Passo – Determine se é Viável

Agora é preciso saber se temos condições de produzir os resultados dentro do intervalo de tempo e com os recursos disponibilizados. Em breve, precisa saber se o projecto é viável ou não.
Para determinar isto, precisa de saber quanto tempo cada resultado leva a ser produzido e quantos recursos são requeridos para isso. Depois é necessário adicionar todos os intervalos de tempo e todas as horas dos recursos e verificar se correspondem ao orçamento para os recursos e à data de conclusão do projecto. Se não for assim, então tem 3 opções: Obtenha mais tempo, obtenha mais recursos ou reduza o âmbito do projecto. É tão simples!

5º Passo – Assuma o controlo e execute

Se o projecto passa o teste de viabilidade então está pronto! Necessita agora de planear o projecto, aprová-lo e gerir o dia-a-dia.

Vamos dar uma volta à carreira

 

Se pretende dar um rumo diferente e começar uma nova carreira…

Passou o Ano Novo e quer mudar a via por onde segue a sua carreira, eis algumas ideias do que deve fazer.

1. Reveja o ponto em que se encontra

Comece por escrever o que queria com a sua carreira quando a iniciou. O que queria alcançar e quando? Quando olha para o progresso realizado até hoje e o que foi alcançado, julga que se encontra no caminho certo? Se não está, onde deveria estar hoje?

Pense também, o que está a fazer hoje e quais as partes da sua função de que gosta e as que não o realizam. Então será possível ver o que deve ser alterado.

2. Defina um objectivo

Temos, agora, de definir um objectivo a 3 anos. Um único objectivo,  porque de outra forma será muito difícil recordar o caminho a seguir. Estabeleça o objectivo como qualquer coisa de que se sinta orgulhoso de alcançar e que signifique muito para si. Torne o objectivo fácil de ser entendido, mas que seja, no entanto um desafio para ser alcançado. E quando possível faça por que possa ser medido – não subjectivo. Pode ser, por exemplo:

· Gerir um projecto de 100 milhões até 2012

· Obter a certificação como Gestor de Projecto

· Tornar-se Gestor de Programas, dirigindo vários projectos

3. Necessita de um Plano de Acção

Não é possível alcançar os objectivos se não se agir. Esta é muitas vezes a parte mais difícil. Não tem de abandonar necessariamente o seu emprego ou mudar toda a sua vida para fazer isto. Precisa, sim, de pensar acerca do que terá de fazer para alcançar o seu objectivo – e, depois, criar um plano de ataque.

Faça ma lista com as 3 coisas que necessita, cada ano, para atingir o seu objectivo. Estes 3 resultados devem ser atingíveis ou simplesmente não serão alcançados. Pode ser, por exemplo, assumir uma responsabilidade diferente, gerir projectos de maior dimensão ou melhorar o conhecimento sobre gestão de projecto.

O que quer que seja, tem de ser escrito e constituir um plano de acção sólido se estamos seriamente empenhados em atingir o nosso objectivo.

4. Agora seja consistente

Com um objectivo e um plano de acção estabelecidos, está pronto para um recomeço. Diga à sua família e amigos o que pretende alcançar. Envolva o seu chefe e obtenha o seu compromisso. Obtenha tantas pessoas quantas as necessárias para o apoiar com este propósito. Eles irão regularmente perguntar-lhe como estão as coisas a ir e isto auxiliará a mantê-lo motivado na direcção certa. Com o apoio dos amigos e da família pode-se atingir qualquer coisa na vida!

5. Trabalhe com Afinco para Atingir

A melhor forma de dar uma nova expressão à sua carreira é ultrapassar os seus desejos. Tem de constantemente alcançar mais do que aquilo que desejara. Se consegue isto, então será aquele a quem oferecem promoções, aumentos de ordenado e outros benefícios.

Para ter este sucesso tem de utilizar boas ferramentas que o ajudem a planear e controlar os seus projectos.

Reduzir Riscos em Projecto

 
Quando estamos envolvidos num projecto estamos preocupados por não entregar o projecto tarde nem para além do orçamentado, então há que tomar medidas cedo.

Começar com o pé direito

Muitos projectos começam sem uma definição sólida de qual vai ser o resultado. Assim, comece por escrever um Charter detalhado do seu projecto. Este documento estabelece a visão do projecto, os seus objectivos, âmbito e resultados. Só então saberemos o que deve ser alcançado e quando.

Torne a sua equipa responsável

Porque é que deve ombrear com toda a responsabilidade do projecto? Ao contrário, delegue a responsabilidade a cada membro da sua equipa. Diga-lhes por quais dos elementos do Project Charter eles são responsáveis pelos respectivos resultados e crie um processo de prestação de contas em que serão realizadas reuniões de revisão todas as semanas para medir o progresso.
Ver artigos anteriores sobre a gestão da equipa.

Identifique à cabeça os riscos

Realize, então, um workshop para identificar os riscos prováveis para o seu projecto. Um risco é um evento imprevisto que pode impactar negativamente o seu projecto no futuro. Exemplos de riscos são: «os nossos fornecedores podem entregar com atraso», «podemos ficar sem os materiais necessários» ou «não encontramos recursos adicionais se necessitarmos deles». Cada risco terá de ser documentado e determinada a sua probabilidade e impacto no projecto.

Planear com sabedoria para os riscos

Com todos os riscos conhecidos à partida poderemos então criar um Plano de Risco. Este documento irá identificar as acções que podem ser tomadas para reduzir a probabilidade da ocorrência dum risco. Assim, por exemplo, para o risco «podemos ficar sem os materiais necessários» então faça um acordo com um fornecedor em que se estabeleça a disponibilidade de materiais adicionais quando necessário ou encontre um fornecedor alternativo.
Contacte-nos para lhe enviarmos modelos de Plano de Risco.

Acompanhe os riscos com cuidado

Conforme o projecto vai progredindo, realize reuniões de risco quinzenais para rever os riscos que foram identificados. Responda às seguintes questões: Têm os riscos a probabilidade de ocorrerem? Existem novos riscos que temos de enfrentar? Foram completadas as acções definidas no Plano de Risco? O nosso nível de risco está a reduzir-se? Só através de uma monitorização cuidadosa dos riscos se pode controlar o nível global de risco do projecto.
E mais uma dica para o ajudar…

Mantenha a transparência

Comunique de forma aberta os seus riscos no projecto ao cliente e ao sponsor do projecto, para que todos estejam conscientes deles. Não os guarde para si. Envie aos seus stakeholders um relatório regular listando os riscos e o seu plano de acção para os solucionar.
Dar-lhes-á confiança na sua capacidade para controlar o projecto e ajudá-lo-á a ganhar o seu apoio quando dele necessitar.
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