Delegação de actividades em Projecto

O sucesso na delegação de actividades é essencial para o êxito na gestão de projecto. Contudo, muitas das pessoas envolvidas como líderes em gestão de projecto têm medo da delegação. Eles receiam que, se delegarem, o trabalho não seja correctamente realizado, que os prazos não sejam alcançados. Eles não confiam na colaboração e no trabalho de equipa e habituaram-se a fazer a maioria das coisas e controlarem directamente tudo o resto.
Mas o problema está na forma como fazemos a delegação – esta tem de ser feita de forma efectiva. A gestão de projectos depende simplesmente da delegação por força da lei da divisão do trabalho: uma pessoa ou equipa focada em uma ou duas actividades específicas é mais eficiente e produtiva que uma pessoa que tenta realizar simultaneamente uma multitude de actividades. Uma pessoa não pode ser todas as coisas para um projecto ou um negócio. Se a delegação for feita de forma adequada com facilidade se conclui que quanto mais de fizer o «laissez faire» em gestão de projecto melhor. No fundo que o melhor gestor é o que gere menos.
O sucesso da gestão de projecto depende da colaboração e do trabalho de equipa e a delegação bem-feita faz com que estes elementos em surjam com sucesso. Quais os cuidados que devemos ter para delegar quando gerimos um projecto?
Não seja vago – se está a gerir um projecto e se vai delegar actividades, deve ser bastante específico acerca do que se espera realizar com a actividade, quando é que deve ser realizado e o que se espera pela realização da actividade. As descrições vagas conduzem a resultados duvidosos e à falha em cumprir os prazos.
Garanta que estabelece prazos realistas – os prazos devem ser realistas e executáveis dentro do tempo pelas pessoas seleccionadas para a actividade. Obviamente, que a delegação envolve escolher as pessoas certas para as actividades certas de acordo com os seus talentos e competências, mas deve ainda assegurar-se que as pessoas que vão ser atribuídas às actividades não terão conflitos ou problemas de agendamento.
Fornecer toda a informação necessária a cada delegação – forneça aos que receberam a delegação uma direcção para alcançarem os recursos que possam ser necessários para os tornar mais aptos a concluírem o trabalho em tempo. A colaboração e o trabalho de equipa podem estra entre estes recursos.
Garanta que está disponível como líder da gestão do projecto – os seus delegados devem ser capazes de lhe colocar quaisquer questões ou preocupações acerca do projecto ou das suas actividades. Adicionalmente, deve garantir que eles prestam contas o que exige relatórios periódicos. Contudo, não pressione demais. Um relatório semanal de status deve ser suficiente, desde que o projecto leve mais de uma semana a completar.
Está assumido que se delega actividades em gestão de projecto porque não temos tempo para fazer tudo por nós – Pode até ser que estejamos tão afogados que seja difícil dar instruções explícitas para as actividades. Se é este o caso, deve assegurar-se de delegar numa pessoa como o contacto directo e o gestor do projecto. Será responsabilidade desta pessoa ser o seu «braço direito» e quem terá a responsabilidade de fornecer as especificidades para os outros envolvidos para que possa haver êxito na colaboração e trabalho de equipa. Algumas vezes até a coordenação de uma parte de um projecto deve ser delegada. Se tal ocorrer, tenha o cuidado de realizar a delegação para alguém com experiência de gestão de projectos ou no tipo de trabalho que o projecto irá realizar.
Depois de ter delegado, lembre-se de manter as mãos fora do trabalho o mais possível – Permite aos que estão empenhados um espaço criativo no projecto. Deixe-os aparecer com as suas ideias próprias e fazer mesmo sugestões na forma de fazer as coisas melhor. O fundamental é que se obtenha os resultados desejados e o objectivo do projecto. Claro que a palavra final é sua na aprovação das mudanças às coisas, mas, ao mesmo tempo, não há necessidade de ser autoritário.
Para além dos relatórios de status mensais, implemente um processo de relatórios sobre o projecto – É muito importante ter acesso constante a informação sobre a forma como estão a realizar-se as coisas. Faça isto mas monte um sistema com pro-actividade em que as pessoas envolvidas no projecto se sintam confortáveis a actualizar os registos sem necessidade de marcar uma reunião.
Mantenha um registo pessoal sobre quem está a fazer e que actividade – registe todos os relatórios de status e detalhes de progresso. A manutenção destes registos mantém o seu pensamento sobre o projecto e garante uma dupla verificação dos seus detalhes.
Não se esqueça de louvar e mostrar o crédito quando as actividades são concluídas bem e em tempo ou quando se regista um bom progresso na actividade – os membros da equipa precisam de receber um feedback positivo quando estão a fazer as coisas certas. Não só merecem isso como esse reconhecimento ajuda-os a manter o foco, mantém-nos motivados e ajuda-os a compreender o que devem fazer.
Estes são alguns cuidados a ter quando delegamos actividades em gestão de projecto. A delegação não é uma coisa simples. Exige consideração, compreensão dos requisitos de projecto e um entendimento das capacidades e competências dos que colaboram connosco
O trabalho de equipa e a colaboração conseguem-se se for feita uma delegação correcta desde o início. Através da delegação conseguimos guiar um projecto até aos seus resultados desejados, sem dores de cabeça, sem excesso de micro-gestão e com todos os envolvidos muito mais contentes e o projecto alcança o que todos desejam – o sucesso.

Como impressionar com uma Apresentação

Os gestores de projecto têm de ser capazes de apresentar o seu trabalho, tal como as conclusões da análise das questões presentes, as alterações propostas e o status das realizações e projectos em curso. Se pesquisar no Google por apresentação executiva, por exemplo, vai obter um monte de links mas muitas vezes os recursos obtidos estão focados em como preparar ou como se comportar durante a apresentação. Há outro aspecto importante que é: o que é que deve estar contido na apresentação e como deve ser organizado o conteúdo?

Iniciar o projecto

Tente limitar o sumário ou visão geral a UM slide

Os executivos de empresas têm muito pouco tempo para entrar em detalhes dos projectos, assim a abordagem correcta é sumarizar o projecto exactamente num único slide. Este slide deve fornecer uma visão geral dos pontos-chave de relance. Como este pode ser o único slide para o qual terá tempo para apresentar deve ser sucinto e directo. Ao concentrar-se neste slide singular deve focar-se em apresentar só a informação essencial. Frases curtas. Em vez de pontos são muito melhores, especialmente se a apresentação seja distribuída posteriormente e entregue aqueles que não puderam estar presentes. Poderá sempre entrar em detalhes durante o resto da apresentação, mas este slide deve valer por si.

Utilize metáforas

A mente humana adora metáforas, especialmente as mais curiosas. Eu uso uma de uma estrada com distância entre cidades para preparar as pessoas para uma abordagem faseada que se move do estado presente com os seus pontos quentes para uma meta. Deve usar aquilo que for apropriado para a visualização dos participantes e do projecto.

Dê uma direcção

Para obter a atenção das pessoas pode usar a transição de estados das diversas fases com a base da apresentação dos slides. Importa definir as questões mais importantes, alinhar a transição de fase com os objectivos de negócio da empresa e desenhar o estado futuro almejado pela meta definida. As pessoas serão assim capazes de se situarem.

Anuncie pontos de paragem

conforme a natureza da mensagem, pode dividir a estrada em diversos segmentos com pontos de paragem que definem as fases. Estes pontos de paragem são portões que serão utilizados para avaliar os resultados da fase concluída antes de tomar decisões para avançar para a fase seguinte e quanto tempo irá ser necessário para a realizar, a que custo e quais os riscos conhecidos, que alterações se prevêem, e depois salientar as realizações esperadas para manter todos motivados.

Enfrente os riscos

Contudo a imagem que damos não pode ser completamente idílica. Não há acções sem riscos e então é melhor identificar os riscos desde o início. Os participantes vão adicionar mais uns quantos através das suas dúvidas, discussões e questões e deve assegurar-se que os anota. Faça o possível por anotar a importância da identificação e mitigação dos riscos como um importante processo que continua durante todo o projecto.

Mostre os custos em relação com as poupanças

Não há refeições grátis. Utilize essa ideia para manter os participantes com o pensamento naquilo que importa. Quando se apresentam estimativas de custo é importante mencionar poupanças e/ou benefícios mesmo quando são só potenciais. A chave está em que se ponderou sobre este aspecto de negócio do projecto. Lembre-se que a qualquer estimativa inicial de custo, mesmo quando se sublinha «estimativa», será registada e infelizmente nunca será esquecida.

Conclua com um sumário

No fim da apresentação, sumarize rapidamente as etapas e as realizações chave, os custos projectados, as poupanças esperadas, as mudanças ao estado presente e como irá apresentar-se a meta estabelecida no futuro.

LQ

Plano do Projecto – como escrever um plano vencedor

O Plano do Projecto é um dos documentos mais importantes e úteis na sua caixa de ferramentas e deve ser permanentemente acompanhado e actualizado durante a vida do projecto. O seu propósito inicial é o lançar o projecto convencendo os decisores (aqueles que controlam o financiamento, por exemplo, o Board do Projecto ou o comité de pilotagem) que o projecto é viável e que irá atingir as necessidades previstas dentro da escala de tempo definida, cumprindo o orçamento e atingindo as expectativas.

Se o plano do projecto está escrito de forma incompleta ou deficiente, o projecto pode nem sequer passar a primeira decisão e pode nem arrancar. Muitos projectos viáveis ficaram neste estágio devido a deficiente planeamento e pobre comunicação. No lado positivo, pode realizar um grande plano do projecto, que estabelece a sua credibilidade como gestor de projecto, inicia com solidez o projecto e fornece à equipa de projecto como um mandato para a acção e uma direcção clara a seguir.

Não deve confundir um plano de projecto com um agendamento de projecto (schedule). Um agendamento é somente um elemento do plano do projecto e toma a forma de uma linha de tempo ou gráfico de Gantt ligando as actividades à linha de tempo. O agendamento do projecto é uma ferramenta vital e deve complementar o plano de projecto Os grandes planos de projecto contém diversos agendamentos normalmente como apêndices, que são referidos ao longo do documento. Estes agendamentos devem incluir a escala de tempo total, um agendamento para teste, um agendamento de implementação, a análise do caminho crítico, um agendamento de atribuição de recursos, etc.

O que deverá ser incluído no Plano do Projecto?

O Plano do Projecto serve como um mapa das estradas para a equipa de projecto e oferece orientação na prioridade das actividades, o âmbito do trabalho, as metodologias e a governação que será usada, quem são os stakeholders, qual a abordagem global a adoptar, como serão geridos os custos e as pessoas, quais os standards de qualidade do projecto, como é que o projecto irá comunicar com os stakeholders, como será medida a performance e os benefícios, etc.

As principais áreas que devem ser cobertas no plano incluem:

• Background do projecto
• Objectivos
• Âmbito
• Constrangimentos
• Assumpções
• Dependências e impactos
• Questões e riscos
• Metodologia e estratégia
• Controlos; âmbito, tempo, custo, qualidade, recursos
• Comunicações
• Agendamento da realização
• Medida de performance
• Realização dos benefícios

Como vê existem muitos elementos num plano de projecto e alguns dos maiores planos podem atingir mais de 100 páginas em extensão. Esta característica faz com que a seja muito importante a estruturação do documento. Um formato consistente com uma ordem lógica e títulos claros irá permitir aos leitores navegar rapidamente através do documento e obter os detalhes que são importantes.

Tente nunca omitir nenhuma das áreas críticas que referimos acima, porque isso pode comprometer a decisão ou exigir mais custos no futuro se ocorrer uma incompreensão. Por exemplo, se não se conseguir identificar correctamente o que está fora do âmbito do projecto, podemos vir a ter uma disputa durante a sua execução. Ou pode acontecer que sente que o projecto está a realizar um produto que julga satisfatório, mas que falha na consecução das expectativas do cliente porque têm critérios diferentes de qualidade. Estas não são situações em que se queira ver envolvido e podem ser facilmente evitadas se escrever um plano detalhado e completo.

Quanto mais informação relevante e detalhada incluir no plano nesta fase inicial melhor, mas deve sublinhar relevante. Evite a tentação de incluir no seu documento parágrafos desnecessários e tente não se repetir. Se necessitar sublinhar um ponto, refira essa secção num índice (usando títulos) em vez de repetir toda uma secção. Utilize as referências para dar ênfase a questões que devem estar presentes para o leitor. Este agradecerá esta atenção e, ao mesmo tempo, fará com que seja mais fácil editar o documento. Claro que atingir o nível adequado de detalhe é difícil e só pela experiência irá ficar mais habituado a isso. Depois de ter escrito alguns planos de projecto saberá como adaptar cada um de acordo com a dimensão do projecto e as expectativas da sua audiência. Como fazer isso?

Adaptar à audiência

O plano do projecto é muitas vezes dos primeiros pontos de referência para os stakeholders, sejam novos membros da equipa, executivos, clientes, utilizadores, fornecedores e outras partes interessadas. Assim, quando escreve o plano deve ter na mente que este deve estar adaptado para tal ampla audiência e deve poder ser lido por alguém que não tenha um conhecimento prévio do projecto. Garanta sempre que introduz o contexto do projecto e oferece alguma informação anterior e história sobre aquilo de que se fala. Inclua um glossário ou termos de referência para explicar as abreviaturas e acrónimos. Quando se referir a outros documentos pode ser útil incluir detalhes nos apêndices para benefício das pessoas que não tenham lido antes esses documentos.