Indicadores Chave de Perfomance de Projecto

Alguns KPI que podem ser usados para provar o valor do PMO e demonstrar a sua efectividade.

Tempo para o Mercado

• Tempo para o Mercado = tempo passado desde a concepção da Ideia até à Realização
• Tempo para o Mercado Alternativo = Tempo de Realização Real – Tempo Planeado para a Realização

O PMO pode melhorar o tempo para o mercado do produto de duas formas. Primeiro, pode aumentar a velocidade à qual cada um dos projectos é concluído. Os benefícios disto são óbvios, já que um projecto que é concluído mais rapidamente geralmente significa maior satisfação do cliente e da companhia porque estará disponível mais cedo. O PMO também melhora o tempo para o mercado ao promover uma melhor aderência aos planos do projecto. Ao fazer isto promove a satisfação do cliente, melhora a confiança na equipa do projecto e oferece uma melhor capacidade de previsão do futuro dos ciclos de vida futuros do projecto.

Mas ainda mais importante, isto irá garantir que um produto dependente de tempo não irá falhar o seu prazo, por razões inerentes ao projecto, para não reduzir ou fracassar no seu sucesso. Os PMO que de forma consistente melhoram o tempo para o mercado podem melhorar os seus processos e ser desenvolvidos bem e mais rapidamente.

Disponibilidade de Serviço

• Disponibilidade de serviço = Data Real de Início – Data Óptima de Início

A disponibilidade de serviço refere-se ao tempo que leva a iniciar um projecto em comparação com a data desejada de início. Difere do tempo para o mercado de duas formas: primeiro, pode medir o tempo que é atribuído a actividades específicas em oposição a só se referir a data de conclusão de um produto e, segundo, pode ser medido em numerodos pontos durante o desenvolvimento do projecto. Como ponto de referência para o negócio, faz sentido porque mede a capacidade de concluir mais projectos ou alocar mais tempo a projectos propostos. Paar além disso, quando o PMO possui uma boa medida de disponibilidade de serviço está em posição para redireccionar recurso para actividades no caminho crítico se for necessário. O PMO especiliza-se na disponibilidade de serviço através de standardização de actividade e planeamento de futuros projectos.

Se a equação acima tem um número mais baixo isso significa maior disponibilidade de serviço. Contudo, uma companhia deve ser cuidadosa para não ter tal quantidade de disponibilidade porque isso significa que tem recursos desperdiçados. Isto pode desbaratar tanto dinheiro como o que é desperdiçado num plano mal feito e mal gerido.

ROI

• ROI = (Rendimento – Investimento) / Investimento * 100

O PMO contribui para o ROI da companhia assegurando-se que os projectos são concluídos com sucesso e de acordo com as especificações definidas pelo cliente e stakeholders. Por isto, examinar o ROI como um KPI oferece uma vista incompleta à produtividade do PMO. Porque o PMO não influencia directamente o retorno financeiro. Antes oferece a estrutura através da qual poderemos construir o sucesso. O ROI, então, deve ser examinado em combinação com outras métricas para determinar a influência específica do PMO na performance global do negócio da companhia. O ROI pode ser usado para medir o sucesso, mas deve ser olhado projecto a projecto para determinar o impacto real do PMO.

Crescimento das Vendas

• Crescimento das Vendas = (Vendas correntes – Vendas anteriores)/Vendas anteriores

O PMO contribui para o crescimento das vendas de forma muito semelhante à sua influência no ROI. Faz isso oferecendo um ambiente que permite o crescimento das vendas sem muito esforço, muitas vezes através da melhoria das métricas nesta lista, como tempo para o mercado e disponibilidade de serviço. No entanto, a medida do crescimento das vendas não especifica a função do PMO nessa melhoria. Entretanto, melhorar o crescimento das vendas irá ser muito atractivo para os executivos de alto nível e, em particular, os CFO, porque é aquilo que os accionistas e investidores procuram numa companhia. Como tal, e apesar das óbvias limitações, o crescimento das vendas é uma métrica importante porque uma melhoria nesta área vai criar mais oportunidades financeiras para o negócio e poderá convencer muitos descrentes no PMO.

Utilização do Serviço

• Utilização do Serviço = Horas Facturadas/Horas Totais

Para além de reduzir e standardizar as actividades através do crescimento da disponibilidade do serviço, a utilização do serviço permite ao PMO garantir que o tempo está a ser usado com eficiência. Aqui, a utilização do serviço significa analisar os recursos alocados a um projecto e em particular os recursos humanos. Um PMO avançado será não só capaz de diminuir o número de pessoas que estão sobre e subutilizadas, mas será capaz de atribuir as pessoas para as actividades para as quais são os melhores, desta forma maximizando ovalor do seu tempo.

Aumentar a qualidade da utilização do serviço significa uma melhor qualidade do resultado do projecto na mesma quantidade de tempo. Isto irá optimizar a satisfação do cliente e dos empregados e irá garantir que o negócio está ao obter o melhor valor dos seus recursos e trabalho contratado.

______________

Demonstrar melhoria nestes KPI pode ajudar a mostrar o sucesso de um PMO da companhia. Em conclusão, o PMO ainda não foi aceite como necessário na maioria das organizações e é assim responsabilidade dele comprovar o valor que oferece. Deve repetir-se, contudo, que como o PMO é único, estes KPI devem ser olhados deforma específica para a companhia.

PMO e Métricas para o Sucesso

O Project Management Office (PMO) é a estrutura orgânica / função com a capacidade de instituir numa organização uma ampla e variado conjunto de mudanças positivas. De facto, e ainda bem, em muitas organizações no mundo compreendem a co-dependência entre o executivo e o PMO e agem para estabelecer os PMOs e justificam-nos por essa mesma razão.

Infelizmente, é muitas vezes uma das partes mais incorrectamente gerida e sub-utilizada em algumas partes importantes. A Gartner, importante firma de consultoria, apresentou as conclusões de um estudo em que indica que quase metade dos PMO acaba em fracasso. A questão, então, é porque é que um número tão elevado de companhias sente que os seus PMO não realizam valor?

Há algumas respostas que devem ser exploradas, mas devido à natureza muito individual de cada PMO, é difícil ter uma lista definitiva de pontos de falha. Contudo, uma questão que atravessa quase todos os PMO tem a ver com as métricas. Demasiados PMOs não medem o seu sucesso com os adequados Indicadores Chave de Performance (KPI, como ouvimos falar com o uso do acrónimo do inglês). Devido a este fracasso, os executivos de alto nível podem com facilidade questionar o valor do PMO, particularmente o Administrador Financeiro (CFO) dirigido sempre por resultados.

O PMO, com o seu empenho em medir o processo e os protocolos, pode falhar no foco que deve ter nos KPI relevantes para o progresso global do negócio. Por efeito deste fracasso em documentar devidamente o seu sucesso, muitos PMO que antes foram produtivos estão a ser encerrados.

A lista seguinte de KPI potencialmente importantes pelos quais um PMO pode medir a sua produtividade no contexto do sucesso global da companhia. Esta lista baseia-se num estudo conduzido pelo Center for Business Practices e documentada no livro "Justifying the Value of Project Management". Julgo que estes KPI específicos são relevantes para as administrações e já provaram que melhoram as práticas de gestão de projecto.

Mas é importante, em primeiro lugar, relembrar duas coisas. Primeiro, o papel do PMO é (e será sempre) muito específico para as necessidades da Companhia em questão. Não se deve procurar aplicar estes KPI directamente. Ao contrário, eles devem adaptados para reflectirem o papel desempenhado pelo PMO. Segundo, demasiados KPI podem conduzir para uma percepção escondida da realização real do sucesso ou do fracasso.

Como se tivéssemos muitos indicadores no painel de instrumentos de um carro o que leva a que a medida seja arriscada e confusa. É sempre melhor pegar num par de KPI que se adaptam bem à companhia e focar a atenção naqueles em vez de medir uma quantidade elevada de indicadores que irão trazer resultados contraditórios.

Para que serve a Timesheet?

As Razões pelas quais os Gestores de Projecto devem Acompanhar a Duração

Nos escritórios por todo o mundo, as sextas-feiras à tarde são tempo de status e timesheets. Toda a gente desde as equipas técnicas aos gestores de projecto tem queixas acerca do sobre trabalho administrativo que implica o preenchimento das timesheets. Alguém em algum lado durante a corrente semana realizou trabalho que agora não aparece na timesheet e tem de se perguntar onde atribuir essas horas perdidas. E pode ter a certeza que alguns acreditam que todo este exercício de timesheet é exigido só por que a «gestão» não acredita que os trabalhadores consigam concluir o trabalho.

Apesar de tudo o que tem a ver com os registos de tempo, logo que as pessoas compreendem a melhor forma de o fazer de maneira a levar o menor tempo possível por semana, consegue-se geralmente obter um bom nível de adopção pelos empregados. Mas por que é isto útil? Por, pelo menos cinco razões.

Melhora a tomada de decisões

Tempo é dinheiro. Se sabe onde é que os seus empregados estão a gastar a maioria do tempo, tomará mais facilmente decisões acerca de como fazer poupanças ou em como realizar mais rápido. Por exemplo, se o tempo de viagem é consistentemente alto num projecto, pode ser apropriado analisar outras opções que estejam disponíveis em vez de ter pessoas valiosas e altamente pagas em viagem em vez de se focarem nos requisitos do seu trabalho.

Ajuda na atribuição de recursos

As ferramentas de gestão empresarial de projecto tornam fácil registar em que é que as pessoas estão a trabalhar e quais os projectos que estão no portfólio. Se pusermos os dois em conjunto verificamos que uma ferramenta empresarial pode mostrar quais os recursos que são necessários para os projectos em imediatos. Conhecer quais os requisitos do trabalho dos próximos projectos significa que se pode identificar quem estará livre para os concretizar.

Podemos até simular os recursos para definir o que poderá acontecer se se tirar alguém tirar alguém mais cedo de um projecto para realizar algum trabalho nestes projectos. A capacidade de simular com os recursos mostra as várias diferentes opções e permite seleccionar as mais apropriadas para cada situação.

Favorece a comunicação

As pessoas resmungam contra as timesheets, mas os dados que elas oferecem oferece um bom ponto de discussão. Saberá em que é que as pessoas estão a trabalhar e se elas estão a fazê-lo da forma correcta para usarem o seu tempo. Debaixo deste foco é mais difícil esconder os projectos. Não será preciso encontrar uma desculpa para falar à equipa de projecto, mas as timesheets dão sempre uma boa. Reveja com eles o tempo gasto no projecto e peça sugestões acerca de áreas que podem ser melhoradas.

As previsões são mais acertadas

É muito difícil justificar que esteja quase a terminar numa actividade em que mesmo agora se mudou a previsão para permitir atribuir-lhe mais 20 horas. É fácil ao gestor de projecto ver quanto trabalho exactamente ainda tem de ser feito. Esta informação é de enorme valor para o plano do projecto e para a previsão do que vai acontecer durante o resto do projecto.

As estimativas têm mais significado

Para além de permitirem olhar para a frente com propósitos de previsão, as timesheet também permitem olhar para trás. Quanto tempo levámos a fazer os testes da outra vez? Será possível ter informação até à hora mais aproximada. Esta é informação realmente útil para quem tem de planear. As estimativas do trabalho futuro podem ser informadas e melhoradas com exemplos reais de como estas actividades forma realizadas no passado.

O registo de tempo pode ser um assunto desagradável para falar com a equipa, mas as ferramentas tornam fácil integrar este nos métodos de gestão de projecto. Quando possuir um registo robusto do tempo a funcionar e perceber a informação que consegue obter, vai querer para sempre com timesheets.