O que é um plano de projeto?

Em grandes empresas com dezenas ou centenas de projetos de investimento de capital, é importante criar padrões aos quais todos os projetos devem aderir. Isso proporcionará à organização a capacidade de agrupar e avaliar o desempenho geral do projeto em toda a organização, bem como analisar a capacidade dos recursos e outros indicadores de desempenho chave.

Trabalhámos recentemente com uma organização que implementou o Primavera P6 e precisava definir esses padrões. Começaram por responder à pergunta básica sobre o que se parecia um plano de projeto para eles.

A base de um plano de projeto

As regras resultantes e que correspondem à maturidade de processos que necessitavam alcançar alinhados com uma ferramenta compreensiva foi a seguinte. Todos os projetos serão descritos num documento que define os objetivos e âmbito do projeto. O plano do projeto é obrigatório e deverá ser preparado em Primavera P6. O plano fornece uma declaração estruturada de como e quando os objetivos do projeto devem ser alcançados mostrando os produtos a serem entregues, as atividades a serem concluídas e os recursos necessários. O plano é usado para definir o custo do projeto ao longo do tempo. Isso fornece a base para o orçamento do projeto através da integração do plano Primavera P6 com a ferramenta de contabilidade dos projetos.

Um plano de projeto é composto por:

¶       Estrutura

• Estrutura Empresarial de Projetos
• Work Breakdown Structure
• Work Packages

¶       Sequência de eventos necessários para realizar os objetivos dos projetos

• Atividades e Milestones
• Lógica e tempos de agendamento
• Inclusão de tratamento de risco

¶       Veículo para planeamento dos recursos e do custo da Realização

·         Identificação de todos os recursos custeáveis e do custo da realização

·         Despesas de contrato

·         Perfil de custo no tempo

¶       Plano base para medição da performance

¶       Mecanismo para determinar o progresso, o custo e as previsões

• Custo do trabalho feito internamente e por empreiteiro
• Performance de custo e agendamento
• Custo final previsto

¶       Meios pelos quais o negócio pode avaliar e analisar uma visão coletiva sobre todos os seus projetos.

No processo de evolução para uma maturidade avançada terá de ser garantido que o plano cobre o âmbito total do projeto e pode estender-se por vários anos. Um plano base e o perfil de custo associado são autorizados nos projetos por etapas de acordo com o ciclo de vida do projeto da organização e os requisitos da autoridade de financiamento relevante. O plano base fornece uma referência acordada para cronograma e custo contra o qual o desempenho pode ser medido. As previsões da programação do projeto e do custo fornecem visibilidade do resultado antecipado.

Em suma

Embora a maior parte disto pareça bastante rudimentar, é surpreendente quantas organizações têm lacunas significativas nos processos de gestão de projetos, particularmente no nível mais detalhado. Ao definir o que um projeto deve conter e como ele será planeado deve ser o lugar óbvio para começar. ~

Por não ter identificados os elementos necessários, as organizações muitas vezes perdem outros processos no ciclo de vida do projeto. Essas lacunas podem permitir que utilizadores bem-intencionados divirjam dos padrões da empresa. O que pode causar muitos problemas, incluindo dificultar os esforços para fornecer uma visão consolidada precisas em todo o portfólio de projetos da organização.

Tem de ser especialista na área para ser gestor de projeto?

Existem duas escolas de pensamento sobre gestores de projetos especializados. Por um lado, poder-se-ia argumentar que é necessário que um gestor de projeto tenha conhecimento e domínio profundo da área técnica específica do projeto. Por outro lado, as competências gerais de um gestor de projeto podem ser melhor usadas para transferência entre projetos, independentemente do que o projeto oferece.

Ao longo dos anos, consultores experientes trabalharam com clientes que usaram gestores de projetos especializados e aqueles que aplicam suas competências de gestão de projetos em diferentes domínios. Não existe uma maneira correta ou errada de desenvolver a carreira como gestor de projeto (ou para desenvolver as carreiras dos gestores de projetos que trabalham para a organização), mas é útil considerar as opções para que se possa escolher o que funciona melhor para uma empresa.

Ser um especialista no domínio

Um gestor de projeto que é um especialista em assuntos no domínio do projeto normalmente surge no seu progresso no trabalho na área de especialidade. Por exemplo, vemos gestores de projetos de TI que iniciaram suas carreiras como programadores. Eles têm profundo conhecimento desse setor e das tecnologias em uso e aplicam essas, juntamente com competências de gestão de projetos, para a execução bem-sucedida de um projeto.

Ser um especialista no domínio pode ser uma vantagem. Se o tempo é curto e o projeto precisa de outro par de mãos, você pode entrar e ajudar a equipa. Isso dá uma pool de recursos mais flexível. Normalmente, o gestor de projeto especialista no domínio não conhecerá todos os trabalhos da equipa, mas, tendo um background semelhante a pelo menos alguns dos membros da equipa, eles podem se lançar no "fazer", bem como na "gestão " se os prazos do projeto o exigirem.

Os gestores de projeto que são Subject matter expert (SME) também podem entender os problemas mais rapidamente. Eles entendem o idioma que a equipa fala e podem interpretá-lo com uma clara apreciação do problema. As capacidades de gestão significam que podem traduzir os problemas em linguagem fácil de entender para os sponsors do projeto que precisam tomar as decisões.

Eles também têm o benefício de poder entender e apreciar a carga de trabalho da equipa e as estimativas produzidas pela equipa. Tendo feito o trabalho antes, eles saberão quanto tempo as tarefas são suscetíveis de tomar, o que pode ser feito em paralelo e como isto afeta a programação do projeto. Colocar duas pessoas numa tarefa, como par de programação ou teste de par, não agiliza o projeto, enquanto que colocar duas pessoas noutras tarefas pode ajudar a reduzir a escala de tempo.

Ser um especialista em gestão de projetos

A gestão de projetos é uma competência em si, e muitos gestores de projetos de carreira aprimoraram isso ao longo de anos. Em projetos que exigem a participação de várias equipes, é impossível ser um especialista de domínio em todas as áreas. O valor do gestor de projeto especializado é a capacidade de reunir informações de diversas áreas e construir uma equipa coesa, aplicando as suas capacidades de coordenação e planeamento para fazer o trabalho.

Não há risco de deixar uma área dominar o projeto para que um gestor de projeto especializado possa ajudar a manter a equipe equilibrada e concentrada. Quando você não trabalhou num domínio específico, não está formatado pelo idioma dessa disciplina, por isso é fácil se comunicar com as partes interessadas em departamentos sem cair na armadilha do jargão.

Também não há risco de ficar demasiado envolvido e deixar de ter uma imagem panorâmica de todo o projeto. Se não fez o trabalho de alguém na equipa, não pode entrar e fazer isso por eles, ou ao lado deles. Você precisa planear recursos de forma mais eficaz para evitar situações em que os recursos estão sobre atribuídos.

O que quer ser?

Na realidade não importa se é um gestor de projeto experiente ou um especialista em gestão de projetos. Ambos os tipos de gestor de projetos agregam valor aos projetos e às empresas para as quais trabalham, e ambos podem fazer muito bem nas suas carreiras.

No entanto, é importante notar que existem algumas indústrias onde o conhecimento do domínio é muito útil. Construir uma ponte é muito diferente da construção de alguns softwares, de modo que mesmo os excelentes gestores de projetos que podem aplicar suas competências em todas as indústrias podem ter dificuldade em assumir repentinamente um projeto que gere a construção de um novo parque de estacionamento.

Seja qual for o caminho que escolher, garantir que conhece o suficiente sobre cada uma das áreas do projeto para impedir que pessoas lhe atirem poeira para os olhos. Não precisa necessariamente de conhecimentos de domínio para isso – apenas um pouco de bom senso e uma vontade de fazer as perguntas certas!

O que é um PMO?

Os Project Management Office (PMO) estão nas notícias sobre a mudança nas organizações sobretudo nos setores financeiros e de tecnologia. OK, não terá lido sobre isso no seu jornal. Enquanto os PMOs existem há muito tempo, a incorporação desta estrutura nas metodologias de gestão foi um grande passo em frente para o reconhecimento do trabalho que eles fazem. E eles fazem muito mais do que apenas produzir relatórios.

O papel do PMO

Um PMO é a espinha dorsal de uma abordagem bem-sucedida de gestão de projetos numa organização. É uma função que fornece informações de suporte à decisão, embora não tome por si nenhuma decisão. Um PMO sustenta os mecanismos de realização do projeto garantindo que todas as mudanças de negócio numa organização são geridas de forma controlada. Os PMO com maior maturidade oferecem:

• Governação: garantir que as decisões sejam tomadas pelas pessoas certas, com base nas informações certas. O papel da governação também pode incluir revisões de auditoria ou de pares, desenvolvimento de estruturas de projetos e programas e garantia de responsabilidade.
• Transparência: fornecendo informações com uma única fonte da verdade. As informações devem ser relevantes e precisas para apoiar a tomada de decisões efetivas.
• Reutilização: impedir que as equipes do projeto reinventem a roda ao ser um ponto central para lições aprendidas, modelos e melhores práticas.
• Suporte de entrega: facilitando a tarefa das equipes de projeto, reduzindo a burocracia, fornecendo formação, orientação e garantia de qualidade.
• Rastreabilidade: fornecendo a função de gestão de documentação, histórico de projetos e conhecimento organizacional.

Então, o que significa isto na prática realmente? As equipes do PMO cumprem uma variedade de funções no dia-a-dia, incluindo:

¶       Reunir dados sobre o progresso do projeto e produzir relatórios

¶       Desenvolvimento de padrões e processos

¶       Incentivar (ou impor, quando necessário) o uso dessas normas e processos

¶       Gerir recursos para projetos

¶       Realização de formação e disponibilidade de mentores de membros da equipe do projeto

¶       Gerir dependências em vários projetos

¶       Rastreamento de benefícios

¶       Relatórios sobre informações financeiras, como o retorno sobre o investimento.

Como parte disto, o PMO também é o guardião das ferramentas de Gestão de Projetos da empresa e métodos de gestão de projetos. Haverá um especialista (ou vários) no PMO que pode suportar, normalmente, os gestores de projetos e suas equipes no uso de qualquer software relacionado com o projeto.

Diferentes tipos de PMO

Os PMOs parecem diferentes nas diferentes organizações, como seria de esperar. Um estudo recente realizado pela ESI descobriu que quase 60% das empresas possuem mais de um PMO, de modo que a descentralização é de longe a norma.

Mais de um terço dos PMOs tem mais de 10 membros da equipe, e a localização do PMO é dividida uniformemente entre TI, outra função de negócios e no nível corporativo, para que os PMOs possam ser encontrados praticamente em qualquer lugar numa organização.

Em algumas empresas, os gestores de projetos informam diretamente ao PMO, embora isso não seja tão comum quanto imagina. Mais da metade dos gestores de projetos nas empresas pesquisadas pela ESI reportam em outro lugar. A crescente maturidade da função PMO significa que é provável que, no futuro, vejamos mais e mais gestores de projetos informando no PMO, o que, por sua vez, proporciona uma melhor oportunidade para padronização e incorporação de ferramentas e processos.

O PMO pode ser uma função central que reporta ao Conselho, ou pode ser um departamento dentro de uma divisão. Você pode ter um modelo de hub-and-spoke com um PMO central e unidades divisórias em diferentes locais. O PMO pode até ser uma equipe temporária, agrupada para apoiar um grande programa. Pode incorporar um centro de excelência para formação e padrões, ou que pode ser separado. Em suma, há uma série de maneiras diferentes para um PMO operar, e todos eles têm o objetivo de proporcionar eficiências operacionais e apoiar a entrega bem-sucedida de mudanças.

Em suma

Seja qual for o modelo que escolher para o PMO, obter a implementação corretamente fará, sem dúvida, a diferença entre uma função que aumenta o sucesso dos projetos e uma que apenas se concentra em relatórios retrospetivos. Um PMO maduro pode realmente ajudar uma organização a aproveitar ao máximo as ferramentas, os métodos e a equipe qualificada que eles possuem, assegurando que todos esses recursos sejam utilizados da melhor maneira possível para apoiar os objetivos estratégicos da organização.

Traduzido e adaptado de Ten Six