Os controlos do projeto são um grupo de processos que
recolhem e analisam os dados do projeto para manter os custos e os cronogramas
no caminho certo. A beleza dos controlos do projeto é que eles permitem a
monitorização proativa dos projetos atuais e alertam as partes interessadas
para que ações corretivas e oportunas que possam ser tomadas.
A existência destes processos vive das pessoas que os desempenham em representação muitas vezes do cliente impulsionando os empreiteiros em melhorar a informação prestada no projeto.
Embora os controlos entreguem projetos dentro do prazo e do orçamento, o âmbito dos seus benefícios estende-se muito além disso, levando a melhorias significativas no desempenho do projeto e da companhia.
Com ênfase na monitorização rigorosa, recolha frequente e regular de dados, relatórios de status, comunicação e adaptabilidade às alterações, os controles do projeto geram uma tonelada de métricas de desempenho que ajudam a manter a orientação certa sobre o status atual e orientar o projeto na direção certa. Como resultado, os projetos que possuem controles de projeto fortemente integrados demonstram resultados estelares.
Impacto dos controlos nas funções críticas do projeto
O desempenho do projeto é definido como um projeto dentro do
tempo, do orçamento e que entrega os resultados pretendidos. Um projeto é
classificado como de alto desempenho quando atende ao prazo, orçamento e outros
critérios que foram definidos para ele. Se pelo menos um desses objetivos não
for atingido, um projeto poderá muito bem ser considerado um fracasso.
Infelizmente, os projetos concluídos dentro do orçamento são a exceção e não a norma. Uma análise da PwC estima que os megaprojetos, definidos como aqueles que excedem as receitas de US $ 1 bilhão, geralmente excedem seus orçamentos em 50% ou mais.
Para que as empresas evitem essas armadilhas e melhorem o desempenho do projeto, muitas funções - incluindo gestão de portfólio de projetos e gestão de contratos - devem unir-se em conjunto com os controles do projeto.
Vamos ver como os controles do projeto melhoram o desempenho
de funções específicas do projeto.
Previsão
A previsão é uma ferramenta essencial dos controlos do
projeto que usa dados históricos e atuais do projeto para prever custos e
resultados futuros. Usa métodos de previsão aplicados à boa avaliação do
progresso, os project controllers podem estimar com precisão se os
custos e cronogramas permanecem ou não no caminho ou a que distância estarão.
Uma melhor previsão leva a um melhor desempenho e controlo
de custos. Por exemplo, a previsão permite o mapeamento dos resultados
esperados logo nos estágios iniciais e o ajuste ao longo do ciclo de vida do
projeto. Esses insights fornecem aos gestores de projeto os insights
necessários para estarem sempre conscientes dos desvios de orçamento e de
milestones e oferecem oportunidades para tomar ações corretivas, como reduzir o
âmbito ou ajustar recursos.
Agendamento (Scheduling)
O planeamento é o processo de definição de cronogramas e
mapeamento de recursos em relação a cada tarefa identificada na estrutura de
detalhe do trabalho do projeto (WBS). Um cronograma do projeto é um plano que
permite acompanhar o progresso no tempo e alinhar as expectativas de todas as
pessoas envolvidas em um projeto.
Os controlos do projeto melhoram a função de agendamento, impondo um cronograma realista do projeto, que leva em consideração os riscos. Métricas de acompanhamento, como percentagens de variação, fornecem visibilidade sobre o status do cronograma, permitindo a identificação e a gestão antecipada de obstáculos que podem prejudicar a linha do tempo do projeto. A estrutura de comunicação transparente dos controlos incentiva os membros da equipe a destacar problemas e a corrigir o curso quando necessário.
Controlar os custos do projeto
Controlar os custos do projeto é a função que visa minimizar
a diferença entre os custos planeados e os reais.
Os controlos do projeto fazem uma enorme diferença na gestão de custos, pois fornecem uma abordagem orientada a dados para monitorizar continuamente se os custos estão dentro do orçamento. Como os pontos de verificação são frequentes e em tempo real, os controles ajudam a prever com precisão as escaladas de custos. E, como se prevê as superações no início do jogo, os controlos oferecem tempo suficiente para corrigir o problema.
Por exemplo, um projeto é medido como excedendo o orçamento e previsto para continuar nessa tendência ascendente. Os controlos oferecem a oportunidade de melhorar a utilização de recursos - e outros aspetos do projeto - para que o resultado esperado possa ser corrigido.
Gestão de Mudanças
A gestão de mudanças é um conjunto de abordagens focadas no
controlo de mudanças, além de permitir que as equipas de projeto se adaptem a
mudanças imprevistas durante o ciclo de vida do projeto.
Embora as mudanças sejam inevitáveis num projeto, a maneira pela qual elas são geridas pode determinar o curso do projeto. Os controlos do projeto adotam uma abordagem proativa, garantindo que as partes interessadas definem e aprovam adequadamente todas as alterações antes da execução. Por exemplo, antes do estágio de aprovação, as equipas precisam confirmar a disponibilidade de recursos.
Os controlos do projeto também estabelecem uma cultura na gestão de mudanças, onde todas as mudanças são discutidas o suficiente para evitar mudanças desnecessárias. Além disso, os controlos do projeto garantem que as equipes assumam a responsabilidade pela mudança proposta, bem como pelo consequente impacto no custo e no cronograma.
Gestão de riscos
A gestão de riscos é o processo de identificação, planeamento
e minimização ou mitigação de incertezas e qualquer impacto negativo que estas possam
ter nos objetivos do projeto.
O foco dos controles do projeto na transparência dos dados
- para executivos seniores, clientes e membros da equipe - cria um ambiente em
que todos estão mais bem preparados para enfrentar os riscos. Este sentido de
comunicação e visibilidade do que acontece e do que pode acontecer
potencialmente força a preparação, mantém todos alertas para identificar os
riscos antecipadamente e evita que os riscos escapem pelas fendas.
Além disso, o ciclo contínuo de medir e melhorar projetos
via monitorização, análise e mitigação interrompe ameaças iminentes e aumenta a
qualidade do projeto.
Processos e sistemas padronizados
Projetos que possuem processos e sistemas em funcionamento
respondem bem às mudanças. Os projetos mais ágeis e previsíveis possuem
sistemas para os membros da equipa, canais de comunicação definidos e
ferramentas apropriadas para gerir e executar o trabalho. Por exemplo, as
organizações que passam por relatórios mais frequentes e usam informações de
desempenho para gerir projetos têm uma taxa de sucesso de 68% em comparação com
uma taxa de sucesso de 7% para aquelas que não o fizeram.
O pilar de controlo do projeto aumenta a qualidade do
projeto, impondo o estabelecimento de tais processos para recolha, gestão e
análise de dados. Estes, por sua vez, influenciam o tempo, o custo e os
resultados do projeto para melhor. Permitem também que os executivos comparem
projetos diferentes, isolem problemas específicos de projetos versus problemas
sistêmicos e, portanto, melhorem o desempenho em toda a organização.
Gestão de Performance
A gestão de desempenho é um conjunto sistémico de atividades
que ajudam a alcançar as metas do projeto por meio de monitorização e ação
contínuos.
Os controlos do projeto levam ao alto desempenho. Utilizam indicadores-chave de desempenho confiáveis (KPIs), em vez de estimativas ambíguas, para tomar medidas corretivas. Os KPIs oferecem aos membros da equipa uma visão clara das tendências de desempenho e correções do projeto. Em outras palavras, os controlos do projeto suportam uma melhor gestão de desempenho, obtendo em resultados superiores.
