Porque falham os projectos

Há muitas razões para o insucesso em projectos. A boa notícia no entanto é que a maior partes das vezes estas razões estão debaixo de controlo. Leia algumas das mais importantes razões de insucesso e o que pode fazer para o evitar.

Recursos Insuficientes

O Gestor do Projecto tem recursos e orçamento insuficientes no início do projecto. Nestas circunstância deve comunicar a situação ao seu Sponsor rapidamente.

Prazos Impossíveis

O prazo final para o projecto foi sempre impossível de alcançar. O Gestor do Projecto deve comunicar ao Sponsor o mais cedo possível e lutar para ter o prazo estendido. Não necessita só de ter tempo suficiente para entregar o projecto, mas também necessita de contingência no caso de as coisas levarem mais tempo que o esperado.

Comunicação Pobre

O Gestor do Projecto não é capaz de comunicar o status do projecto à equipa e ao Sponsor. Todos pensam assim que o projecto está correr bem até que se falha um prazo. Precisa de comunicar cedo se estiver a deslizar. Não o esconda. Ao comunicar a todos que estamos a ficar atrasados, cria uma oportunidade para ajudar o projecto a colocar-se na linha.

Falta de foco

A equipa não sabe de facto o que se espera deles e desta forma não têm foco no trabalho. Têm um trabalho para fazer mas não foram informados sobre o que está em causa e foi requerido e quando. Cada um dos membros da equipa deve terem metas regulares para alcançar, devem ter prazos definidos e o gestor de projecto deve monitorizar o seu progresso em cada passo do trabalho.

Moral baixa

Falta motivação à equipa de projecto e então nada é concluído em tempo. Se quer que alguma coisa seja completada dentro do intervalo de tempo estabelecido, tem de os motivar a fazer isto através de recompensas e reconhecimento. E você deve estar também altamente motivado. Só estando saudável, relaxado e verdadeiramente motivado poderemos inspirar outros para o estarem também motivados.

Apoio do Sponsor

O Gestor de Projecto recebe pouco apoio do seu Sponsor. Não há ninguém disponível para o ajudar a solucionar problemas ou disponibilizar mais recursos ou dinheiro, quando são necessários. Se acha que não tem apoio do seu Sponsor deve comunicar-lhe isso. Seja aberto e franco com ele. Diga-lhe o que precisa e quando.

Âmbito indefinido

O âmbito do projecto está sempre a mudar e assim nunca temos um conjunto fixo de resultados. Cada vez que muda, perde-se tempo e recursos e torna-se crítica a existência de um Controlo de Mudanças. O âmbito deve ser definido claramente e de seguida ser implementado um processo que garanta que os pedidos de mudança são formalmente aprovados.

Intervalos de tempo longos

A escala de tempo do projecto pode ser demasiado longa. Ao longo do tempo os requisitos do cliente irão mudar, assim convém dividir o projecto em segmentos mais pequenos e concluir cada um como um projecto em si.

Falta de ferramentas

Não ter as ferramentas adequadas para realizar o trabalho pode também ser um problema. Com a utilização de ferramentas de boa qualidade como modelos, processos e uma metodologia de projecto poderá conduzir o projecto ao sucesso.

Envolvimento do Cliente

A falta de envolvimento do cliente provou ser fatal em muitos projectos. Necessitamos envolver o cliente ao longo do projecto para garantir que o que estamos a construir vai de encontro aos seus requisitos. Lembre-se que só se o seu cliente está verdadeiramente satisfetro o seu projecto terá sucesso.

Liderar os seus projectos

O sucesso como Gestor de Projecto não se alcança sendo somente um bom gestor, para além disso tem de se ser um Líder.
Não há uma cartilha para criar Líderes mas alguns conselhos ajudam a melhorar as nossas competências e em tornarmo-nos líderes e levarmos avante os projectos com sucesso.
A principal diferença entre um líder e um gestor é que o «líder» é responsável por estabelecer os objectivos e motivar a equipa para os atingir. Enquanto o gestor é responsável por coordenar o trabalho para atingir os objectivos estabelecidos.
Aumentar as suas competências de liderança passa por:

• Estabelecer metas: Comece por definir objectivos claros de projecto e escalas de tempo para os alcançar. Depois crie um mapa claro e transparente que possa ser seguido pela sua equipa e que permita que todos saibam o que deve ser feito e quando.
  Utilize uma metodologia de projecto para o ajudar.
• Seja apaixonado: Tem de ser apaixonando por atingir as metas do seu projecto. Só a paixão conduzirá o projecto ao sucesso. Esta paixão, se verdadeira, será contagiosa e transmitir-se-á à equipa.
• Mantenha-se focado: Se pretende que os outros o sigam então tem de ser incrivelmente focado em atingir os seus objectivos. Tem de ser o trabalhador mais esforçado e a pessoa mais bem orientada da sua equipa se quer inspirar os outros a segui-lo.
• Identifique os valores: Tem de pensar em que valores se quer fundar como líder e logo que os identificar – tem de se reconhecer permanentemente com estes. Bons valores para assumir como líder incluem abertura, honestidade, confiança e integridade. Lembre-se que são os seus valores que o definem como pessoa. Valores fortes são críticos para uma forte liderança.
• A sua liderança: Precisa de pensar acerca do seu estilo de liderança e assegurar-se que o segue. Essa é a forma como quer que os outros o percebam. Quer que os outros o vejam duro ou suave, formal ou informal, estrito ou relaxado, etc. Lembre-se que o seu estilo de liderança deve adaptar-se à sua natureza pessoal e deve também corresponder ao tipo de equipa que dirige.

As pessoas só o irão seguir se der um bom exemplo. Elas precisam de confiar e acreditar na sua pessoa, não só por causa da função que tem. Como é que então pode ganhar a confiança deles em si?

• Garanta o compromisso: Comece por reunir com cada membro da equipa individualmente comunicando a importância da função deles para o projecto. Faça-os sentirem-se valorizados e ganhe o seu compromisso para atingir o sucesso.
• Defina metas realizáveis: defina para cada pessoa três metas a alcançar dentro de um espaço de tempo razoável. Envolva as pessoas no exercício de definição de metas para os comprometer. Faça a revisão regular do progresso.
• Recompense a performance exemplar: Se alcançam os objectives estabelecidos, diga-lhes o grande trabalho que realizaram e reforce com o orgulho que tem de os ter a sua equipa. De seguida estabeleça novas metas, para o período seguinte.
• Desça a um nível pessoal: Tente conhecer a sua equipa a um nível pessoal. Conhecer melhor o que os motiva será valioso para os liderar no alcançar das metas que estabeleceram.
• Dê suporte: Precisa de estar disponível quando eles necessitam de si. Quer a nível pessoal como no trabalho dê-lhes todo o apoio que pode dispensar.
• Seja positivo: Tente sempre ser positivo ao relacionar-se com a sua equipa. Só olhando para o lado positivo de tudo, poderá inspirar as pessoas a alcançarem o seu melhor.

Um bom líder, necessita obviamente de boas ferramentas que o ajudem a alcançar o sucesso da equipa e dos seus projectos.

Melhorar as suas Capacidades de Apresentação

 

Numa qualquer ocasião da sua carreira terá de se levantar e apresentar ideias para uma sala cheia de pessoas. Quando o fizer vai perceber que não é tão fácil como parece especialmente quando vemos outros fazê-lo com à vontade. Para o ajudar a encontrar estas capacidades, eis aqui alguns simples conselhos…

Prepare-se com cuidado

Para fazer uma boa apresentação, precisa de uma «grande» apresentação. Comece por pensar acerca do seu tópico e na sua audiência e sobre aquilo que eles estão mais interessados. Depois, faça uma lista dos pontos-chave e escreva a estrutura geral da apresentação.

Se necessitar, escreva tudo aquilo que quer dizer e memorize-o. Apresentadores experientes não precisam de fazer isto. Mas, se está nervoso ou se é novo a fazer apresentações, por escrever tudo aumentará a sua confiança e porá os seus nervos em descanso.

No próprio dia

Use estes conselhos para oferecer uma apresentação fresca e vibrante:

• Durma bem na noite anterior. Coma um pequeno-almoço saudável e liberte a sua agenda, para ficar o mais relaxado possível antes da apresentação.
• Antes de apresentar, gaste 15 minutos à volta da sua apresentação.
• Concentre-se então na sua respiração por 2 minutos. Isto foca os seus pensamentos, relaxa-o e liberta-o dos nervos.
• Lembre-se que a abertura e o fecho da apresentação são as partes mais importantes. Ponha então aqui um esforço suplementar para a tornar memorável.
• Se esquecer alguma coisa ou fizer um erro, nunca pare e peça desculpa. Continue e tente relaxar. O erro será rapidamente esquecido.

Linguagem corporal

É costume dizer-se que 80% de uma apresentação de sucesso tem a ver com linguagem corporal e só 20% é que tem a ver com o conteúdo. Então vamos concentrar-nos nesta linguagem e dar-lhe alguns conselhos para a potenciar:

• Mantenha contacto visual com as pessoas em todo o tempo. Nunca olhe para o tecto ou para o fundo da sala, a não ser que os nervos tomem conta de si.
• Pareça confiante. Use uma postura aberta, mantenha-se alto e orgulhoso. Sorria e deixe a sua personalidade brilhar. Não seja demasiado formal.
• Lembre-se que uma linguagem corporal relaxada sugere honestidade e abertura. Ande em volta e faça uso de exemplos e de acessórios de demonstração.
• Varie o tom de voz e use gestos lentos e de mão aberta. Nunca ponha as mãos nos bolsos ou brinque com uma caneta. Mova as suas mãos para posições abertas e faça pausas para criar efeito.
• Fale lentamente e com cuidado, mas de forma apaixonada. Se é um entusiasta do tópico, então os seus ouvintes sê-lo-ão também.

Brilhe na Interacção

Encoraje a interacção com outros durante a sua apresentação. Tendo outros a falar por uns segundos, move o foco temporariamente para permitir clarear a sua cabeça e focar-se nos novos pontos-chave mais à frente. Outro truque para clarear a cabeça é fazer uma pausa enquanto as pessoas lêem um slide ou consideram pontos-chave que acabou de mencionar.

Lembre-se que falar em público é uma das coisas mais difíceis de dominar. Mas, se estiver preparado com cuidado, se levar o tempo certo e se for entusiasta acerca do assunto então irá realizar uma apresentação poderosa para os seus colegas.