As iniciativas de mudança nas organizações, como a implementação de processos novos ou alterados ou a utilização de novas aplicações para processos de negócio, falham muito mais vezes do que os responsáveis gostariam, mas isso é uma característica destas actividades que não deixa de acontecer só por que queremos. Há algumas razões principais que fazem com que estas iniciativas falhem e se as conhecermos talvez consigamos gerir e utilizar a nosso favor.
Uma visão pouco clara
A mudança atinge todos. Temos de fazer com que a visão para a nossa mudança seja mesmo muito fácil de entender para que toda a gente compreenda. A criação de uma visão clara significa trazer para cima da mesa aquilo que se pretende mesmo atingir. Se é implementar um processo para a gestão de projecto ou se é melhorar as taxas de sucesso dos projectos? Será que é a generalização de ferramentas de gestão de projecto como o Primavera P6 ou a recolha de melhores dados para gerir os custos dos projectos?
Uma das formas de garantir que a visão é clara é estabelecer como é que sabemos que alcançamos o propósito. Pense nas métricas que pode utilizar e que o ajudem a avaliar qual a proximidade para o seu objectivo. Conhecer como é que o sucesso se apresenta ajuda toda a equipa a trabalhar com efectividade na sua direcção.
Comunicação deficiente
Se perguntar qual é o maior factor de risco de uma iniciativa de mudança a resposta é: as comunicações. Algumas companhias até são muito boas a comunicar de cima para baixo e assim os projectos de mudança são lançadas com banda de música e foguetes. À superfície, pelo menos, todos sabem o conteúdo da última newsletter do projecto e como o trabalho deles irá contribuir para os objectivos gerais.
Mas a comunicação funciona nos dois sentidos. Para cima a comunicação é também importante. A comunicação das pessoas afectadas pela mudança para aqueles que a estão a implementar. Como estão as coisas a correr na linha da frente? Somente com métodos de comunicação efectiva para reunir o feedback é que quem dirige o projecto sabe como é que a mudança está a ser entendida – e, assim, se irá mesmo ser possível alcançá-la.
Falta de apoio na cultura da organização
A implementação de uma estrutura de processos numa companhia com uma cultura aberta e em rede irá funcionar com muita dificuldade. De igual forma, uma função de gestão de projecto altamente colaborativa sem apoio em metodologias estruturadas irá lutar para ter sucesso nas indústrias reguladas dos nossos dias. As grandes ideias de mudança são só início da viagem!
Teremos de conseguir que a forma como iremos implementar forneça um novo modelo de cultura para o negócio. Se não o conseguir, então mude, em primeiro lugar, a cultura.
Falta de direcção de topo
Infelizmente isto acontece todo o tempo e em todo o lugar. O responsável executivo da liderança da iniciativa muda de posição na companhia ou perde o foco e, no final, a mudança falha. Tem de haver sempre alguém no topo como proprietário da mudança e decidindo acerca da direcção das actividades que esta exige para ser alcançada. Esta pessoa é aquela que explicará aos colaboradores nas reuniões por que é que a mudança é tão importante. Será responsável, claro, pelo orçamento e prestará contas pelo resultado alcançado. Se perdermos o líder da mudança, considere parar o processo de mudança – pelo menos até conseguir encontrar outro executivo que funcione como campeão da mudança.
Declarar o sucesso demasiado cedo
Contratar um director não é um sucesso. Instalar o novo software não é um sucesso. Muitas iniciativas de mudança enfraquecem e morrem porque se instala um estado de «deixar andar». Há muito mais para fazer o sucesso de uma mudança do que o ligar de um interruptor. Nos dias iniciais a novidade pode ser suficiente para obter alguns benefícios, mas com o tempo, a não ser que haja apoio, as pessoas voltam às velhas formas de fazer as coisas.
Não desmobilize a equipa da mudança demasiado cedo. Assegure-se que a mudança transitou de facto para o negócio como a forma usual de fazer as coisas e resolva todas as questões que sejam colocadas. O melhor é descontinuar totalmente as formas antigas de os colaboradores fazerem as coisas. Os campeões da mudança de cada equipa podem ajudar porque podem descobrir lacunas e apoiar os colegas.
Mas o conselho mais importante é pensar naquilo que, no final, queremos alcançar. Se conhecemos o objectivo final, aquilo por que estamos a trabalhar, articulando e comunicando com outras pessoas torna-se muito mais fácil. Planeie para o estado final, garanta que sabe o que é que você quer e torne possível a todos realizarem a viagem até lá consigo.
