Como acompanhar os Projectos

Acompanhar com regularidade um projecto é o desafio mais difícil; gerir pessoas, equipamento, tempo, dinheiro e materiais para concluir o seu projecto a tempo. Para realizar isto com sucesso, é necessário manter debaixo de olho 5 áreas do seu projecto…

1. Tempo e Custo

Reserve uma hora por semana para determinar se continua em condições de terminar o projecto em tempo. Para fazer isto, identifique todas as actividades que estão a ficar atrasadas e determine se elas podem provocar um atraso a todo o projecto. Em seguida, procure formas de poupar tempo através de conclusão de actividades mais cedo, atraso de actividades não críticas ou com a obtenção da aprovação do Sponsor para remover actividades desnecessárias.
Pode ainda ter de rever a despesa total do projecto até à data em relação ao orçamento original estabelecido. Identificar formas de reduzir os custos alocando recursos menos dispendiosos, com a redução do âmbito do projecto ou com o incremento da eficiência da equipa.

2. Atribuição de Recursos

Tem de ter uma atitude de constante acompanhamento da percentagem de tempo que a sua equipa está atribuída às actividades. Se tem pessoas atribuídas a actividades 50% do seu tempo e depois a 150%, então provavelmente não está a trabalhar com eficiência. Perlo contrário, deve balancear com justeza a carga de trabalho da equipa para os manter ocupados 80-100% do seu tempo, sem estarem sobrecarregados. Se quiser carregar um recurso, faço-o por um período curto para evitar que este fique esgotado.
Conforme vai reatribuindo o trabalho entre os seus recursos, deve estar atento ao nível global de aplicação dos recursos. Pode estar a acontecer que todos estejam sub-alocados e que possa retirar uma pessoa do projecto com ganhos de custo. Por outro lado, se todos estão sobre-alocados então necessita com rapidez de alocar mais recursos.

3. Progresso e Eficiência

É necessário acompanhar o progresso e a eficiência da equipa. ‘Progresso’ significa a percentagem de actividades concluídas até à data. ‘Eficiência’ significa o número de actividades concluídas dentro do prazo. Precisa de acompanhar estes itens para garantir que estamos a progredir de acordo com o plano e que a sua equipa está a trabalhar com eficiência e a concluir as actividades que lhe estão atribuídas.

4. Riscos, Alterações, Questões

Todos os projectos se defrontam com riscos, mudanças e problemas em algum ponto no caminho. Muitas vezes é impossível impedir que ocorram, assim o truque é resolvê-los o mais depressa possível quando ocorrem. Durante o ciclo de vida do projecto devemos, observá-los de perto. Para cada questão levantada deve ser estabelecida uma ‘data prevista de resolução’ e acompanhar com cuidado estas datas para garantir que conseguimos cumpri-las.

5. Saúde do Projecto

Para além de acompanhar o projecto ao nível mais micro é, também necessário afastarmo-nos para olhar o projecto de fora como se o observássemos do ar, a funcionar no seu ambiente. Temos de ter uma visão clara da saúde global do projecto. A maior parte do trabalho foi já realizada pelo acompanhamento do tempo, custo, recursos, progresso e eficiência. Mas através de uma visão sumarizada do projecto em cada semana é possível liderar a equipa do projecto para o sucesso.

Realizar um estudo de viabilidade

A melhor forma de saber se o seu projecto é realizável é completar um Estudo da sua Viabilidade. Este é um processo que ajuda a criar a confiança que a solução que é necessária construir pode ser implementada em tempo e dentro do orçamento.

Um estudo de viabilidade deve ser completado tão cedo quanto o possível dentro do ciclo de vida do projecto. A melhor ocasião é quando forem identificadas várias soluções alternativas e é necessário conhecer qual a solução que é mais viável de implementar. Vamos apresentar um método de o realizar…

1. Pesquise as Exigências de Negócio

Na maioria dos casos, o projecto é exigido por um problema existente no negócio. Estes problemas são exigências do negócio (em inglês aparecem como business drivers, palavra já aceite na língua portuguesa). Precisamos de ter uma compreensão clara do que são estas exigências como parte do Estudo de Viabilidade.

Por exemplo, a exigência pode ser pela actualização de um sistema de TI ultrapassado e que provoca queixas do cliente ou a necessidade de fusão de dois negócios devido a uma aquisição. Independentemente da exigência em questão, o que é necessário é alcançar a questão de fundo para que se compreenda porque é que o projecto foi lançado.

Também é necessário compreender porque é que esta exigência é importante para o negócio e porque é que é crítico que o projecto realize esta solução dentro de um específico intervalo de tempo. Compreendido isto então há que avaliar qual o impacto que haverá para o negócio se o projecto for atrasado.

2. Confirme as soluções alternativas

Agora que dispomos de uma compreensão mais clara do problema de negócio que é enfrentado pelo projecto, devemos compreender e segmentar quais as soluções alternativas disponíveis.

Estas soluções devem ser analisadas e compreendidas e correlacionadas com o problema de negócio que devem solucionar.

3. Determinar a viabilidade

Assim o que temos de fazer é identificar a viabilidade de cada solução. A pergunta que deve ser feita a cada solução alternativa é «será que podemos realizar o projecto no tempo e com o orçamento apontado?»

Para responder a esta pergunta, deveremos usar um conjunto de métodos para avaliar a viabilidade de cada solução. Eis alguns exemplos com que podemos realizar a avaliação da viabilidade:

Pesquisa: Realizar pesquisas para saber se outras companhias implementaram as mesmas soluções e como funcionam.

Prototipagem: Identificar a parte da solução que possui o risco mais elevado e construir um modelo para saber se é possível a sua criação.

4. Escolha a solução adequada

Conhecida a viabilidade de cada solução alternativa, o próximo passo será seleccionar a solução preferida para a realização do seu projecto. Escolha a solução que é mais viável de implementar, tem o risco menor e na qual tenha mais confiança na sua realização efectiva.

Escolheu uma solução para um conhecido problema do negócio e tem um elevado grau de confiança que pode realizar a solução dentro do tempo previsto e conforme ao orçamento definido.

5. Reavaliação

Chegou o momento de conduzir a solução escolhida para outro nível reavaliando a sua viabilidade. Assim, faça uma lista de todas as actividades que são necessárias para completar a solução e debata-as com a sua equipa para saber quanto tempo eles acham que levarão a realizá-las e concluí-las. Adicione estas tarefas e intervalos de tempo a um plano de projecto para ver se as consegue realizar até ao deadline do projecto.

De seguida, peça à sua equipa que identifique as actividades de mais alto risco e peça-lhes para investigarem mais profundamente e verificarem se são realizáveis. Utilize as técnicas do ponto 3. Para ter um maior grau de confiança na sua realização. Finalmente, documente todos os resultados num relatório de Estudo de Viabilidade.

Depois de concluir estes passos, obtenha a aprovação do seu Estudo de Viabilidade para que todos os membros da sua equipa tenham o mais alto nível de confiança na possibilidade de concretização do Projecto.

Melhoria do processo de comunicação

A comunicação em projecto é dos factores decisivos para o sucesso das actividades e a obtenção de, por um lado, compromisso de gestão e, por outro, motivação da equipa e participantes.

Estou certo de que não é necessário convencer ninguém da importância de uma boa comunicação. As competências de comunicação são afloradas em praticamente todas as descrições de funções para qualquer posto de trabalho em qualquer nível das organizações. 

A comunicação em projecto passa por 3 fases de processo distintas: Desenho, Implementação e Gestão. Destas três, na minha opinião, devemos despender mais tempo na fase de Implementação do Processo porque é, em primeiro, a fase mais subestimada e, em segundo, porque é aquela em que é mais fácil serem introduzidos erros.

Em outras ocasiões, tenho sublinhado a importância de, em gestão de projecto como em outras áreas, ser desenvolvida a evidência de gestão da mudança organizacional com saliência para os seus dois componentes principais: Comunicação e Formação.

Sublinho sempre que a Comunicação é muito mais do que “enviar emails” e, por isso, insisto em que a comunicação é muito mais do que uma comunicação de «dois sentidos». Porque não, então, um modelo de comunicação assente em «4 fases»? E quais são elas:

1. Dizer / enviar a mensagem

2. Validar que a mensagem foi recebida.

3. Validar que a mensagem foi compreendida.

4. Validar que a mensagem foi aceite.

Não é suficiente só dizer ou enviar a mensagem e então assumir, bem assumir tudo. O remetente deve realizar os passos que lhe garantem que a mensagem foi mesmo recebida. E, mesmo se a mensagem foi recebida, pode ser necessário que seja compreendida. Finalmente, mesmo de a mensagem é compreendida, pode haver mal entendidos evitando que a mensagem seja, de facto, aceite.

A comunicação não pode ficar baseada em assumpções. A comunicação deve ser validada e isso exige algum trabalho e seguimento.

Embora seja provável que perceba porque não sugiro estas tácticas para a minha cara-metade, julgo que esta é uma abordagem razoável no dia-a-dia dos negócios. Penso, ainda, que é óptimo modelo para os gestores de projecto, que provavelmente dependem da comunicação mais do que quaisquer outros.

A comunicação é, hoje, essencial em todos os aspectos do sucesso das empresas, e está em questão muito mais do que só uma chávena de café.

Luís Quintino