Melhor Gestão de Projecto na recuperação económica

Não há nada de bonito nesta recessão económica. A economia está a mudar, muitas companhias estabelecidas no mercado estão a desaparecer ou sofrem processos de compra e de fusão, as indústrias estão a operar em modo de sobrevivência preocupadas por evitar riscos que as possam colocar em vulnerabilidade. Para sobreviver, as grandes empresas têm de se manter na vanguarda da inovação e das tendências de mercado.

Mas nem tudo tem sido negativo!

Aparentemente com a queda de empresas lentas e ineficientes afectadas pela recessão, foram criadas oportunidades para outros negócios florescerem. Para as companhias que conseguiram ultrapassar estas grandes dificuldades e estão a navegar no actual horizonte de negócios, jogar pelo seguro não é a forma de ter sucesso, mas também não o é avançar sem cuidados.

Um factor chave que faz a diferença nas empresas é a execução inteligente dos projectos. Actuar sobre os projectos que são mais lucrativos e agindo com margens de erro muito pequenas, permitirá que os negócios sejam capazes de maximizar o valor das suas actividades e assegurar que irão operar com lucro nos anos seguintes.
 

Manter o projecto dentro do prazo

Quando se trata do sucesso dos projectos este é o aspecto mais importante. É essencial aplicar métricas às realizações, mas quando queremos recolher a informação adequada para esse efeito podemos levar imenso tempo. Se estabelecermos inícios e fins claros para as actividades poderemos aplicar métricas valiosas de tempo que façam sentido para os stakeholders do projecto e, sobretudo, para o cliente, que verá o resultado comparado com a métrica de baseline.

O estabelecimento de uma baseline é obrigatório na realização de um projecto com métodos sérios e métricas com valor.
 

Do custo do projecto

A maioria das empresas não conhece o verdadeiro custo por projecto e isso pode conduzir a um mundo de trabalhos. Se sabe quais são os projectos que estão ser lucrativos poderá alocar os recursos a projectos com um perfil similar e estar mais confiante na sua performance e no sucesso. Mantenha curtos os elos de comunicação nestes projectos e monitorize constantemente a medida em que eles estão alinhados com o custo e o orçamento.

Estes dados ajudarão a determinar quais os clientes que permitem manter as margens e aqueles que pela sua actuação impedem ou dificultam o progresso e reduzem ou destroem as margens.
 

Utilize eficientemente as ferramentas

Qualquer ferramenta é tão efectiva como a pessoa que a está a usar. Mesmo o melhor software irá falhar se não tivermos um plano para o utilizar. Isto não significa que o software possa ser optimizado. Quando temos de gerir projectos múltiplos e os dados complexos que estão associados com a sua realização, uma ferramenta que agregue e prepare os dados automaticamente pode poupar muito tempo e confusão enquanto fornece uma visão clara e transparente sobre o estado dos projectos.
 

Desenvolva sem receio os projectos

Executar consistentemente os projectos e realizar valor é muito importante. Para isso tem de assumir projectos inovadores que requerem algum risco. O segredo está em saber quando e como assumir esses riscos. Pode ajudar muito poder avaliar os recursos disponíveis e determinar, a partir dos dados da experiência, quais os tipos de projectos mais lucrativos. Armados com essa informação, mesmo quando um projecto atrasa, não deve ser muito difícil recuperar. Mas mais do que isto, por tentarmos novos projectos continuamos a melhorar e a refinar as métricas de sucesso.

Agora chegámos ao tempo de começar a quebrar a estagnação associada à recessão. Os novos projectos levam a novos clientes, o que conduz à melhoria das margens e dos lucros e a vantagens competitivas. Estará aí um mundo de oportunidades se alterarmos as nossas perspectivas, nos equiparmos com metodologias e ferramentas. Mas muitas companhias persistem escondidas nos seus abrigos de crise.

Temos de tomar a iniciativa para nos colocarmos na cabeça da corrida.

LQ

O que é gestão de projecto?

Há dois tipos de projectos – os cínicos e os genuínos!

Os cínicos são aqueles que não são mais do que formas de atribuir pessoal a mais – colocando-os em posição de que não podem faze mais «mal» - o que no fundo é o resultado directo da f alta de medida de performance, são projectos que apesar de pretenderem uma mudança são baseados em mentira e assumpções «económicas» pretensamente estudadas. Ao mesmo tempo. São também cínicos os projectos que são criados para glorificar o seu criador com mostras de grande dinamismo aparente. Deste tipo de projectos devemos fugir!

Para além do cinismo, a gestão de projecto é utilizada para gerir uma mudança específica que está posicionada fora das actividades do dia-a-dia e dos horários fixos. Esta é a abordagem que a maioria das metodologias toma para a definir. Terá habitualmente um orçamento específico e um objectivo para alcançar.
 

O que não é?

Apesar de todas as ferramentas e técnicas sofisticadas disponíveis não se trata de nenhuma mágica. É senso comum e utiliza todas as boas técnicas de gestão só que aplicadas a um trabalho muito específico. Entretanto, algumas ferramentas potencialmente úteis deram origem a uma indústria.

PRINCE2, por exemplo, é um método poderoso de gestão de projecto – não é uma garantia de sucesso e deve ser usada apropriadamente para a dimensão e complexidade da mudança que está a ser gerida. Um detalhado Documento de Implementação do Projecto (PID) não garante o sucesso se levar mais tempo a ser feito do que a mudança por si. Projectos há que a documentação é usada para dar a ilusão do progresso quando no terreno a actividade é praticamente inexistente.

Um plano de projecto detalhado e compreensivo pode ser um fim em si próprio e criar a ilusão de movimento às custas do real progresso. Criar e editar o plano não é o mesmo que gerir o projecto, mas pode oferecer horas de distracção ao gestor de projecto ingénuo que usa isto como que de um substituto ao trabalho no projecto.

Alguns dos pacotes de software de gestão de projecto oferecem um alto nível de sofisticação que para um projecto orientado à realidade podem distrair dos resultados chave ou levar-nos até um nível de detalhe desnecessário.

O Office de projecto (ou de programa, ou mesmo os dois) pode criar um sentido controlado de mudança que dê suporte aos gestores. Mas em muitos projectos já vi os seus stakeholders perderem mais tempo preenchendo cores em relatórios do que a tratarem dos seus pontos de acção definidos em reunião. Quando se perde tempo desta forma a anarquia instala-se já que se pretende confiar nestes relatórios muito com plicados. O gestor de projecto gasta mais tempo atrás dos suspeitos habituais dom que a avaliar e comunicar o verdadeiro impacto nas milestones.

 

O que deve ser?

A gestão de projecto deve ser apropriada e proactiva à escala da mudança. Os desenvolvimentos recentes e as técnicas ‘agile’ são um reflexo desta tendência. Nem todos os projectos necessitam ser definidos e alocados até um nível elevado e também nem sempre se necessita de um gestor de projecto específico. Muitas vezes o dono do projecto é o gestor de linha e o trabalho espalha-se através de diversas equipas e pessoas podem assumir a responsabilidade por diferentes partes do trabalho em diferentes etapas. Nem sempre se necessita de software especializado. Uma folha de cálculo pode ser suficiente ou pode ainda usar um gráfico desenhado à mão.

Contudo, muita da melhor gestão de projecto está nos comportamentos e na liderança. Gerir stakeholders, as suas esperanças, medos e políticas é vital para o sucesso. Motivar a equipa do projecto e investir tempo na equipa especialmente no lançamento do projecto irá permitir obter óptimos dividendos. Possuir um ambiente em que seja fácil o controlo e actualização do progresso, onde a comunicação é constante e mais importante ainda, onde é seguro ter uma perspectiva aberta relativamente a questões do projecto, permite remover a maioria dos obstáculos.

Tal como muitas outras coisas no trabalho, tudo se resume a inter-relações. E isto é verdade quer lhe chamemos Gestão de Projecto, Gestão de Programas ou Gestão da Mudança. O que necessitamos por cima disto é fornecer a estrutura e os recursos que dependerão da escala e natureza da transformação que pretendemos realizar.

Como decidir com PRINCE2

Falamos muitas vezes de Gestão de Projecto, de boas e melhores práticas de gestão, mas devemos também salientar alguns aspectos do que distinguem essas práticas umas das outras. Abordamos alguns aspectos do processo de decisão de direcção de topo em que O PRINCE2 se destaca. O método exige uma ligação bem estruturada e definida entre o gestor de projecto e a direcção – o Board de projecto, e uma abordagem muito estreita entre a definição de etapas e a execução do projecto sob a direcção do Board.

O que torna o PRINCE2 um método com tanto sucesso na gestão de projectos (quando utilizado devidamente) é porque compreende que todos os projectos, tal como as viagens, são geridos melhor em etapas. E, embora seja o Board do Projecto que decide num conjunto de etapas, os gestores de projecto têm de entender o processo para que possam realizar o que o Board e o projecto necessitam. Como?

1. Um passo de cada vez. Tal como os seus planos de viagem podem dar em erro se tentar fazer tudo de uma só vez, também no seu projecto irá abrandar ou parar se tentar fazer tudo numa só etapa. O Board junta unidades de trabalho de razoável dimensão que se encaixam naturalmente.
2. Dinheiro, grana, cacau… Podem chamar-lhe o que quiserem, este é um dos controlos chave usados pelo Board de Projecto. Assim enquanto destina e reserva o dinheiro para todo o projecto, poderá provavelmente só autorizar dinheiro para um projecto de cada vez. Se o Board determina que 5 milhões é o máximo que irá autorizar para uma etapa e uma etapa particular custaria 8 milhões, então será requerido dividir a etapa em duas mais pequenas.
3. Tick, Tack… Poderá ser bom para si usar uma duração de 6 meses para concluir uma etapa, mas o Board poderá querer saber como correm as coisas cada três meses.
4. Especular com o futuro. Se a etapa do projecto é de alto risco, como uma viagem por território perigoso, pode apostar que o Board do projecto estará nervoso. O mais provável resultado será que o projecto seja dividido em tantsos as etapas quanto as necessárias para reduzir o risco.
5. Você. Os projectos são acerca de pessoas e você é a coisa mais importante que existe num projecto. Se você é um gestor de uma equipa de Formula 1 então o Board confia-lhe etapas mais longas e dispendiosas porque sabe que irá entregar. Se você estiver na Formula então não irá culpá-los por quererem estar mais perto do desenvolvimento do projecto. Isto até pode funcionar em seu benefício já que poderá controlar com eles, de tempo a tempo, quando não estiver seguro de alguma coisa.

Há muitos mais factores para ajudar à decisão do Board de Projecto durante as etapas do projecto porque com PRINCE2 fazer as coisas não é fazer cruzes numa lista.

Luis Quintino