As mudanças á Baseline Técnica de um projeto devem ser
evitadaS tanto quanto possível, devido a duas razões:
- A primeira de todas, a mudança dos requisitos
técnicos pode altera o custo relativamente ao que foi estimado a quando da
propo.
- A segunda, as mudanças conduzem sempre a
perturbações e retrabalho para todas as partes impactadas, muito mais
complicado e difícil de avaliar do que custos diretos.
São implementadas
numerosas mudanças durante a execução de um projeto. Algumas são parte da
normal execução do projeto e não podem ser evitadas. Incluem o desenvolvimento
do desenho, incorporação de in formação de fornecedores, et. Contudo, numerosas
mudanças podem ser evitadas. Estas são pedidos feitos pelo Cliente que são
realmente extras aos requisitos do Contrato.
Gerir
as mudanças criadas pelo Cliente
Estas mudanças são
de dois tipos:
- Mudanças reconhecidas. i.e., carta formal do
Cliente com pedido de trabalho adicional, implementação de novo requisito, etc.
solicitando ao Contractor que forneça uma estimativa do impacto de custo /
agendamento, e
- Mudanças não reconhecidas que surgem na forma de
comentários sobre entregas, requisitos transmitidos «ingenuamente» através de
cartas, registos em atas de reuniões. Comunicação informal, oral, email, etc.)
Como
enfrentar estas mudanças
Primeiro que tudo,
o Contratante deve requerer do Cliente a receção de uma instrução oficial. A
forma prática de o fazer é fornecer uma resposta standard para quaisquer destes
pedidos, feitos, por exemplo, num comentário a uma Entrega do Contratante.
“Este comentário
constitui um requisito adicional ao Contrato. (Explique o porquê referindo os
documentos de contrato aplicáveis). Este pedido não será considerado a não ser
que a Companhia emita um pedido oficial referente ao início de um pedido de
mudança pelo cliente (referência do artigo do Contrato).
Isto irá eliminar a
maioria destes pedidos, pois o Cliente evitará incorrer nos resultantes custos
adicionais.
Se a mudança for
reconhecida, iniciará o processo que conduzirá a uma compensação ao
Empreiteiro.
Mantenha a
posição em caso de mudanças não reconhecidas
Quando for recebido
um pedido oficial do Cliente, poderá ser reconhecido que o pedido é uma mudança
ao Contrato ou não.
Se a mudança é reconhecida, o Empreiteiro preparará uma estimativa de
impacto de tempo / custo. Serão realizadas discussões com o Cliente acerca
desta estimativa. O desafio para o Empreiteiro será chegar a acordo prontamente
com o Cliente acerca desta estimativa, que será então registada formalmente num
pedido de mudança: O Empreiteiro evita realizar a mudança, apesar das pressões,
sem um Pedido de Mudança assi8nado.
Quando sabemos que
nos projetos de grande dimensão toma pelo menos um ano9 entre a data de receção
de um pedido de mudança reconhecido da Companhia e o respetivo Pedido de
Mudança assinada, percebemos a situação em que o Empreiteiro está exposto
durante muito tempo.
No caso em que o
pedido não é reconhecido como uma mudança ao Contrato, o Empreiteiro deve
notificar que este constitui efetivamente uma mudança. So o Empreiteiro não o
fizer em tempo útil, perderá o direito a ser compensado por custo / tempo
extra.
O Empreiteiro
poderá submeter ou diretamente a estimativa de tempo / custo ou declarar que
não irá reconhecer tal pedido a não ser que o Cliente A reconheça formalmente
como uma Mudança. Isto irá depender da vontade do Empreiteiro de implementar a
mudança, o seu impacto e o tempo / esforço requerido para a avaliar.
Assim que a
notificação / estimativa acima referida for emitida, deve ser acompanhada de
perto a resposta da Companhia.
Esta resposta poderá ser a negação de que o
pedido constitua uma mudança. Em tal caso, o Empreiteiro não deverá implementar
o pedido.
Há uma excepção a
esta situação, quando a resposta do Cliente contem uma instrução formal ao
Empreiteiro para implementar a mudança. Os Contratos, usualmente, dão ao
Cliente tal direito para forçar o Empreiteiro a cumprir e o Empreiteiro deve
cumprir.
O Empreiteiro,
então, irá registar os custos incorridos para os reclamar mais tarde ao
Cliente.
Quando a resposta não
contem uma instrução para cumprir, entretanto, ou se não for recebida resposta
do Cliente, o Empreiteiro não deve implementar
o pedido.
É essencial um
processo bem realizado pelo Empreiteiro de acompanhamento da resposta do
Cliente e a comunicação a todas as partes interessadas acerca se sim ou não
será implementado o pedido.
Conclusão
É crítico para os
Empreiteiros implementar um sistema apertado para detetar os pedidos do Cliente
que constituem mudanças ao Contrato. Os Empreiteiros devem implementar
efetivamente os pedidos reconhecidos como mudanças ou aqueles que sejam
forçados a implementar devido a instrução formal.
A não implementação
de tal sistema, o que é muito comum, resulta em perdas significativas para os Empreiteiros.
