quarta-feira, dezembro 24, 2008

Reporting do Status individual de actividades

Os gestores de projecto percorrem uma corda de trapezista quando solicitam (e obtém na realidade) relatórios de status individuais dos membros da equipa. Por um lado, os procedimentos de relatórios de status ou timesheets, não devem ser complexos nem intrusivos. A equipa do projecto pode resentir-se da atenção demasiada e/ou falta de confiança. Contudo, nenhum gestor de projecto pode permitir-se ser apanhado destraído relativamente à performance e aos problemas de agendamento. Tem de confiar na equipa para receber feedback efectivo, realista e em tempo sobre o trabalho. A qualidade e a quantidade desse feedback, não pode ser deixada à sorte.

Embora os requisitos de relatórios de status possam variar com a complexidade do projecto, a sua duração e âmbito, as rotinas dos relatórios devem sempre ser definidas. Estas rotinas devem ser estabelecidas tão cedo quanto o início do projecto e devem ser realizadas de forma consistente, incluindo sempre o seguinte:
Orientações de comunicação
A especificação dos métodos de reunião e protocolos, nomeadamente a realização de reuniões internas,encontros, conferências telefónicas, email, memorandos, formulários e software de gestão de projecto.
Orientações de Conteúdo
A especificação do formato e conteúdo do relatório de status, incluindo a informação para ser incluída em relatórios e formatos standardizados de agendas de reuniões.
Orientações de Agendamento
Determinação da frequência esperada das reuniões, duração e intervalo. Regularidade de outras formas de comunicação e de submissão de relatórios.
Embora deva ser considerada alguma flexibilidade, estas orientações podem auxiliar os membros da equipa a melhor alocarem o seu tempo e irão ajudar certamente o gestor de projecto a definir tempo para a revisão de status a sua análise e acções de feedback.
Orientações de feedback
Os relatórios de status devem ser uma rua comn dois sentidos. O srelatórios da equipa devem ser confirmados e o feedback deve ser oferecido quando necessário. Adicionalmente, uma rotina de gestão regular deve ser estabelecida para manter os membros da equipa informados quanto ao status e problemas globais do projecto.
Orientações de Consolidação
Conforme a dimensão e organização da equipa de projecto, a consolidação dos relatórios de status pode ser necessária e apropriada. Por exemplo, relatórios de atatus individuais devem ter de ser vistos no seu todo se pretendemos que as estatíticas do projecto tenham algum significado.
Orientações para Escalação de Emergência
Se falhamos um deadline importante, as notícias sobre isto não devem esperar pelao relatórtio de status semanal. Os procedimentos e orientações devem ser estabelecidos para a comunicação de emergência e a esclação de problemas.

Qualquer que seja o formato e o processo escolhido para o relatório de status não podemos pretender que este é uma ciência exacta. Já que os projectos são realizados por pessoas, os factores comportamentais devem sempre ser considerados. Mesmo bem intencionados, os membros da equipa podem por vezes estar relutantes em oferecer totalmente um feedback exacto. No fim de contas, ninguém quer aquele que tem de comunicar as más notícias. Os membros da equipa podem estar honestamente a pensar que os problemas podem ser solucionados, ou que os atrasos individuais podem ser ultrapassados (sem intervenção da gestão). Até parece ser assim mais fácil.

Para combater esta situação, um gestor de projecto para além de um conjunto de regras para o relatório de status individula, necessita também estabelecer uma atitude para o relatório honesto e realista em três passos...
1. Combinar os métodos de relatório para uma fusão efectiva de reuniões e relatórios escritos de status. Os membros da equipa podem até estar mais relutantes em mostrar as más notícias numa reunião e um relatório escrito mesmo um muito breve, pode oferecer a necessária atenção ao gestor de projecto.
2. Lembrem-se que o relatório formal de status não é uma susbstituição para a comunciação pessoal. As discussões informais e brainstorming improvisado devem ser sempre encorajados. A informação importante pode algumas vezes ser descoberta nas ocasiões mais inesperadas.
Crie caminhos para a comunicação aberta.
3. Certifique-se que inclui questões standard no seu formato de relatório de status com o propósito de alcançar o fundo das questões no relatório.

Está o trabalho atrasado? Veja o seguinte exemplo:
Seleccione a declaração que melhor descreve o corrente status das actividades atribuídas?
a. Estou exactamente onde era esperado.
b. Estou ligeiramente atrasado, mas consigo terminar em ____________.
c. Estou adiantado ao agendado.
d. Estrou atrasado e necessito de ajuda.

Esta abordagem directa pode facilitar a apresentação de más notícias a tempo de definir acções correctivas. Isto é, apesar de tudo o propósito último do relatório de status.

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