quinta-feira, janeiro 26, 2012

A Consultoria de Gestão e o Fracasso dos PMO

Os PMO que foram implementados em grandes companhias fracassam porque perdem, na sua maioria, o seu tempo em intermináveis batalhas com outros departamentos ou em crises de identidade que impedem a afirmação da sua missão.

O problema é que o culpado habitual por esta ineficácia e falhanço do PMO, ou seja, a falta de compromisso da gestão, não é de facto a causa primária. Na realidade, o denominador comum do fracasso dos PMO pode ser atribuído antes ao papel desempenhado pelos consultores de gestão que estabeleceram o PMO. Estes consultores desempenharam um papel instrumental nas três áreas abaixo durante a criação do PMO, criando defeitos estruturais de grande dimensão, que embora com todas as tentativas de resolução se mantêm como uma nódoa que não se apaga.
 

Semear as sementes da confusão nos executivos

Mantém-se uma confusão perpétua mas cabeças dos executivos acerca das funções, responsabilidades e competências dos PMconsulting_mainO. Isto nasce porque os consultores contratados para o estabelecer focam-se, de forma exclusiva, em estabelecer um PMO que exiba características de uma função de reporting e pouco mais. Neste arranjo, os status de diferentes projectos e programas são agregados, racionalizados e então apresentados à equipa de gestão para a tomada de decisões.

O que acontece é que muitos dos executivos são incapazes de vestir a roupa do sponsor do projecto (antes desempenhado pelo CEO) e tomarem as decisões importantes para os projectos que estão debaixo do seu âmbito de decisão. Ainda mais, muito poucos executivos possuem ideias sólidas acerca de como um PMO centralizado deve funcionar. Assim, é lógico encontrar a falta de compromisso executivo quando o PMO entra em modo de cruzeiro.
 

Nunca foi uma questão de metodologia de projecto

Na fase de lançamento, a companhia de consultoria que estabelece o PMO presta muito pouca atenção à metodologia de programa / projecto ou à standardização dos documentos de projecto e dos modelos bem, ainda, à formação das pessoas do PMO na realização das suas funções para além do reporting. O próprio reporting sofre da ausência de uma abordagem estruturada e muitas vezes existe uma exagerada dependência das «apresentações de Powerpoint».

Depois após a implementação, o PMO armado unicamente com slides coloridos está muito mal equipado para apoiar ou realizar projectos e programas. Segue-se um crescente fracasso dos projectos e todas as tentativas para rectificar esta situação fracassam irremediavelmente.

Tudo isto porque as soluções utilizadas para enfrentar a fraqueza estrutural derivam da experiência de lançamento do PMO. Como exemplo, muitos executivos assumem que, só porque o PMO realizou resultados durante a fase de lançamento, irá depois, com uma abordagem similar e sem trabalho adicional, fornecer os mesmos resultados positivos.
 

Demasiada confiança em funções e responsabilidades centralizadas

Outra descoberta desconcertante é que as funções e responsabilidades, estruturas de processos e governação executadas pelo PMO estão baseadas na sua vida no lançamento. Encontramos muitas vezes funções de 'Launch PMO', 'Launch Manager', 'Launch Director', 'Launch Gate', 'Launch Project Life Cycle', 'Launch Check Lists', etc. como parte do léxico. Em muitas vezes, só o prefixo ‘Launch’ é removido das descrições de funções e processos, mas a essência está inalterável. Subsequentemente, o PMO e a sua equipa são incapazes de se adaptarem ao ritmo da vida da companhia e descobrem-se na periferia da realização dos projectos.

Para remediar a situação, são aplicadas duas soluções típicas. Em primeiro lugar, são recrutados «gestores de projecto certificados» e espera-se que estes realizem os projectos dentro do plano. Contudo, na ausência de uma metodologia sólida de gestão de projecto, vemos que muitos ficam parados num limbo.

Em segundo lugar, são recrutados para a remediação consultores muito dispendiosos com experiência extensiva em trabalho com PMOs. Em alguns casos, os consultores são na realidade contratados da mesma companhia de consultoria que estabeleceu o lançamento do PMO e falham miseravelmente quando lhes é atribuída a responsabilidade de resolver os problemas e sanar o PMO. Tudo isto exacerba o problema e marginaliza o papel do PMO na vida da companhia.

Para ser justo com os gestores de gestão, estes são normalmente contratados em virtude da sua competência no domínio e não pelas suas competências em PMO. Este é um valor adicional que é introduzido como uma parte dos serviços de consultoria sem custo adicional. Esta prática está generalizada de tal forma que os executivos ficam a pensar porque é que há tanto fracasso de projectos apesar do lançamento com sucesso de novas linhas de negócio.

Para evitarem cometer o mesmo erro segunda vez, os executivos devem por bem escrutinar as capacidades de PMO dos seus consultores, para além do conhecimento do domínio. Em alternativa, podem contratar um especialista de PMO para a companhia, que trabalhe em colaboração com os consultores na fase de lançamento e assegure que é entregue um PMO adequado, equipado com a metodologia certa e os recursos estabelecidos.

Os executivos devem procurar optar por companhias que forneçam a capacidade de PMO, mas também transfiram as competências para os futuros responsáveis pelos mesmos na companhia.

segunda-feira, janeiro 23, 2012

KPIs de Performance de Projecto

Quais são as métricas de performance de projecto mais críticas? Vamos fazer uma lista das mais importantes:

  • Planeamento – planeado versus real – preferencialmente através do Valor Ganhoimage
  • Funcional – % desenhado, implementado, testado, produzido
  • Realização em tempo – milestones planeadas versus as milestones reais
  • Custo
    • Custo planeado versus custo real
    • Total Planeado na Conclusão versus Revisto ou estimado na Conclusão
  • Crítico e outros defeitos – Planeado versus Real + tendência
  • Recursos (Pessoas, Equipamentos)
    • Recursos Planeados versus Recursos Reais
    • Recursos Totais Planeado na Conclusão versus Revistos ou estimados na Conclusão
  • Riscos – Novos, Fechados, Abertos + Tendências
  • Questões – Novas, Fechadas, Abertas + Tendências
  • Resultados – Planeados versus reias até à data

Naturalmente que todas estas métricas são quantificáveis. A informação qualitativa pode ser útil quando preparado no seguimento das métricas acima. Os problemas só começam quando as pessoas começam a esgrimir as suas declarações qualitativas e esquecem-se de colocar no relatório algumas das métricas quantitativas. A standardização dos valores a reportar ajuda a mantermo-nos no caminho certo.

Luís Quintino

quinta-feira, janeiro 19, 2012

Selecção de Software de Gestão de Projecto

O software de gestão de projecto é desenvolvido por dezenas de fabricantes co9m as mais variadas funcionalidades e sofisticação e correspondentes variações de preços. O problema que se pôe às empresas é como encontrar a ferramenta adequada. Esta não é uma tarefa fácil porque não dispomos da possibilidade filtrar todo o «barulho» de marketing, que permita seleccionar a ferramenta certa para a situação ou para a nossa carreira.

Tipos de projectos que fazemos

Categoria de Software

Programas com sub-projectos múltiplos com uma grande equipa e dependências complexas entre as actividades

4

Projecto estratégico: afecta múltiplos depart6amentos ou organizações com um grande orçamento e uma grande equipa, fornecedores externos com muitos stakeholders

3 ou 4

Projecto cliente – fornecedor: equipa de 3 a 8 pessoas com um importante orçamento e um prazo fixo e complexidade na sequenciação de membros da equipa, fornecedores e materiais

2 ou 3

Pequeno projecto: realizado para outro departamento ou para um cliente externo. Equipa de 3 a 5 pessoas, sem orçamento e com uma data de entrega importante

1 ou 2

Projectos ad-hoc: realizados dentro do departamento com uma equipa de 2 ou 3 pessoas incluindo o gestor do projecto e demora menos de um mês sem orçamento e uma data de entrega flexível

1

Os profissionais usam software da categoria 3.

As Categorias de Software

O software disponível encaixa nestas categorias com grandes diferenças de preço conforme vamos subindo a escada.

  1. Software web ou baseado na cloud que conserva a informação de projecto com planeamento limitado e permitindo a distribuição de informação, acompanhamento de problemas e colaboração entre os membros da equipa. Se não necessitar de acompanhar de perto o progresso ou fazer relatórios de status, este tipo de software é suficiente. Alguns exemplos Apolo e Dotproject.
  2. Software de cloud ou instalado que oferece planeamento com datas de início e fim para cada actividade. Quando a situação muda, terá de introduzir novo início e fim. Se não está a gastar muito dinheiro no projecto e se este é de importância menor este software permite-lhe acompanhar o projecto, saber onde está e reportar o progresso. Exemplos são o iManageProject e Quickbase.
  3. Software instalado ou de cloud que possui algoritmos para optimizar um plano e a construção de um orçamento para o projecto. Pode introduzir as actividades, o trabalho / duração das mesmas, precedências e disponibilidade de recursos. O software calcula o plano e o orçamento e fornece ferramentas avançadas para detecção de problemas e modelação de situações. O software de categoria 3 é aquele que é usado pelas pessoas que habitualmente gerem projectos. Exemplos deste são Microsoft Project e Oracle.
  4. O software de servidor para gerir centenas de projectos, equipas com muitas pessoas e portfólios de projectos. O software empresarial de gestão de projectos custa muitos milhares de euros. Exemplos são Microsoft Project e Oracle, cada um com a sua versão de portfólio.

As duas primeiras categorias são adequadas para projectos mais pequenos. As capacidades são limitadas assim como a curva de aprendizagem. A sua ineficiência e falta de capacidade é um pequeno incómodo porque o projecto só tem umas poucas pessoas e uma duração curta. O custo deste software é baixo , mas estas não são ferramentas dirigidas a profissionais que regularmente gerem projectos.

O passo grande é o salto da categoria 2 para a 3. Neste ponto, o software muda de plano estático, em que as datas e durações são introduzidas manualmente, para dinâmico dirigido pelos recursos e as dependências. O plano actualiza-se automaticamente sempre que se adiciona ou remove recursos ou a sequência das actividades. Estas funcionalidades poupam muito tempo aos gestores de projecto na criação, optimização e actualização. A curva de aprendizagem é muito mais ingreme e o investimento só vale a pena se o projecto for crítico para a organização e a gestão pretender ter a possibilidade de identificação e correcção precoce. Estas soluções tornam-se indispensáveis quando se trata de projectos de complexidade ou de grande dimensão ou programas com múltiplos sub-projectos

Luís Quintino.

sexta-feira, janeiro 13, 2012

Até que ponto confia na avaliação do tempo e custo real versus o planeado?

Com a agenda das companhias dominada pelas questões de custo e eficiência foi criado um ambiente operacional constrangido em que a capacidade de comparar e contrastar o planeado relativamente ao real em tempo e custos oferece uma maior visibilidade e um controlo mais apertado da performance, determinante para a informada tomada de decisões.

imageA capacidade para planear com efectividade é crucial, mas poder alocar o tempo e o custo (dos recursos) com absoluta confiança em que serão alcançadas as metas financeiras e de projecto, será muito difícil se as ferramentas de planeamento e os sistemas de registo do trabalho forem usados de forma isolada como é típico nas companhias.

Os sistemas de Timesheets fornecem uma visão adequada e exacta do que deve ser facturado no final de cada semana ou mês, tornando relativamente directo calcular o custo real de atribuir recursos ao projecto e o rendimento que está a ser gerado como resultado. Contudo, se estes cálculos não forem comparados com regularidade relativamente ao tempo e recursos alocados originalmente ao projecto, não haverá forma de avaliar se estamos a trabalhar tão eficientemente como podíamos.

De forma similar, também sem mecanismos formais de reporting em posição que permitam que a gestão possa comparar regularmente o tempo planeado e o custo relativamente ao real, para determinar a exactidão do planeamento realizado não é possível ter dados rigorosos. Esta situação cria incerteza em temos de rendimentos previstos e impactos na capacidade de realocar os recursos e responder com rapidez aos picos de actividade em projecto, ou a impossibilidade de fornecer ao cliente estimativas baseadas na performance histórica quantificada.

Avaliar o níveis de variância

Planear os recursos significa avaliar os requisites destes relativamente às actividades planeadas. O que falta muitas vezes é a visibilidade necessária sobre a disponibilidade dos recursos, o que leva em muitas companhias, quer da construção como da energia, a utilizar recursos genéricos em vez de mapear o seu uso às pessoas, de acordo com as suas competências.

A capacidade de planear a alocação de recursos e prever com clareza o orçamento requerido e o tempo de execução, depende largamente do conhecimento anterior e da experiência da companhia. Muitas vezes os dados históricos não são mantidos e os factores externos parecem determinar que os projectos estejam sujeitos a mudança desde o início. Assim, só a recolha de dados de execução pode oferecer uma verificação da realidade com que o projecto foi orçamentado e do custo do projecto, o que determina o rendimento obtido pela realização de resultados para o cliente.

A variância significa que, a partir desta recolha regular de dados, é possível comparar o planeado relativamente ao executado. Uma variância negativa ocorre quando os custos reais do projecto excedem os custos orçamentados, enquanto uma variância positiva significa que o trabalho foi realizado abaixo do orçamentado.

A variância negativa resulta em ultrapassagens de custos, margem e rendimento reduzidos. Para não esquecer que as variâncias positivas não são necessariamente positivas. De facto, estas podem, por exemplo, ser um indicador de mau trabalho realizado, ou podem ainda significar, que poderia ser realizado o projecto com recursos menos dispendiosos e cumprindo as metas.

Melhorar a Performance

A análise dos níveis de variância entre o real e o planeado pode ser muito reveladora. As companhias gerem os projectos, com rigor cada vez mais aprofundado e com métodos crescentemente aperfeiçoados, e pretendem com esse esforço fazer mais com os mesmos recursos e de melhor maneira. Com isso irão obter uma margem maior e um maior rendimento.

A medida regular da performance dos projectos é a avaliação das diferenças entre os custos e o tempo planeados e os realmente incorridos e o que isso permite de detecção precoce dos problemas e questões. Só aqui se pode basear a tomada de decisões sólida e independente relativamente aos impulsos de intuição ou de avaliação com base numa qualquer «experiência».

Para isto são necessárias ferramentas que comparem os projectos, mas também nos indiquem a melhor forma de gerir a capacidade dos recursos e prever os obstáculos e problemas que são colocados pelas assumpções da realidade.

No topo das ferramentas existentes encontramos a Business Intelligence incluída nas aplicações de gestão de projecto «best of breed» da Oracle Primavera. Aqui podem ver uma demonstração do Primavera P6 Analytics.

Manter-se no caminho com exactidão

Através de um processo de melhoria contínua da efectividade geral do planeamento as companhias podem melhorar a sua performance mas também os seus níveis de serviço prestados aos seus clientes (ver post sobre as métricas das empresas) para quem os resultados estão a ser cumpridos. Quanto mais as previsões e as expectativas dos clientes são cumpridos, maior a experiência e a confiança é construída na companhia.

No clima actual em que a força de trabalho tem de encolher, tal como encolhem os orçamentos e os lucros, é essencial gerir a capacidade do uso dos recursos de forma eficiente e com utilização total. O reporting regular de tempo e custos usados e a sua comparação relativamente ao planeado é a informação essencial que permite fornecer a business intelligence para avaliar a performance entre o real e o planeado. Permite, ainda, construir uma base de dados históricos que assegura um planeamento baseado na evidência, com possibilidade de diminuição das variâncias e um maximizado aumento das margens.

Obtém-se, ainda a, visibilidade da realização dos projectos desde a estrutura organizativa até ao nível individual.

Vamos falar no próximo post na selecção das ferramentas de gestão de projecto.