Para garantir o sucesso de um projecto há que o documentar rápida e eficientemente. Quais são os documentos essenciais para garantir a conclusão do projecto dentro do prazo.
Iniciação
Caso de Negócio: Para justificar o investimento financeiro no seu projecto é necessário escrever um Caso de Negócio que irá referenciar os custos e benefícios para que todos os envolvidos conheçam o retorno do investimento que irá ser obtido.
Estudo de Viabilidade: Antes do arranque do projecto, é necessário determinar se este é viável estudando o problema para avaliar a sua oportunidade de concretização, em tempo, custo e qualidade.
Charter do Projecto: temos de determinar e documentar, então, os objectivos, âmbito, equipa, moldura de tempo e resultados num Charter do projecto.
Planeamento
Plano do Projecto: Tem de criar um Plano do Projecto que relacione todas as actividades requeridas para realizar o projecto do início até ao fim. Cada actividade deve ser agendada para que possa saber o que deve ser feito e quando.
Plano de Recursos: Em seguida, é necessário planear os seus recursos documentando o custo, equipamento e materiais necessários para o projecto.
Plano de Qualidade: Tem, então de estabelecer os objectivos de qualidade para que os resultados do projecto correspondam às expectativas do cliente.
Plano de Risco: Todos os riscos devem ser documentados e identificados a sua probabilidade e impacto no projecto.
Plano de Comunicação: Precisa planear a comunicação para que envie a mensagem certa na altura certa.
Execução
Gestão do Tempo: Precisa de preparar um interface de recolha de tempo para registar o tempo que gasta no seu projecto. Com este processo pode actualizar o seu Plano do Projecto com os dados recolhidos e perceber se está de acordo com o plano.
Gestão de Custos: Acompanhe os seus custos com Formulários de Despesas. Cada despesa é formalmente registada e aprovada, para que a todo o momento possa confirmar se está a cumprir o orçamento.
Gestão da Mudança: Documente cada mudança ao âmbito do projecto utilizando formulários de Mudança. Assim poderá controlar a mudança e garantir que o projecto está no caminho certo.
Gestão de Risco: Utilize Formulários de Risco para documentar cada risco para o Projecto. Pode desta forma gerir o risco com cuidado para garantir que nada acontece que possa afectar o agendamento ou o orçamento do Projecto.
Gestão de Questões: Todas as questões que ocorrem no projecto devem ser investigadas no seu impacto no projecto e então preencher um formulário de Questões. Este registo permitirá definir e acompanhar as tarefas necessárias para resolver rapidamente a questão.
Encerramento
Relatório de Fecho do Projecto: Quando o Projecto está concluído documente todas as acções necessárias para o fechar devidamente. Isto inclui desmobilizar equipas e fornecedores, equipamento e materiais.
Revisão Pós-Projecto: Depois de o Projecto ter sido concluído pode então rever os seus sucessos ou falhas e documentá-los para o seu sponsor. Desta forma, pode mostrar que todos os objectivos foram alcançados e que o projecto foi conseguido em tempo e dentro do orçamento definido.
Aqui estão os documentos necessários. Através da sua execução devida no vosso projecto pode incrementar as suas possibilidades de sucesso. Pode ainda utilizar ferramentas que reúnem estes documentos e que possuem a capacidade de registar riscos, questões, mudanças de forma colaborativa. Veja em www. enfase.pt
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