O que é receber relatórios de status precisos no PMO

Uma das importantes funções do PMO é garantir a consistência do reporting realizado sobre os projetos. Ora verificamos na prática que os relatórios nem sempre dizem o que deveriam e não salientam sempre de forma correta a realidade dos projetos.

Quando os gestores de projeto enviam os relatórios de status semanais ou mensais, começa para o Project Management Office o trabalho real. Mesmo que o software de gestão de projetos faça uma grande quantidade de tratamento de dados ainda há um elemento de interação humana para rever e verificar as informações antes que os painéis ou relatórios consolidados deixem o PMO.

Mas e se a informação que você está recebendo não parece precisa? Precisamos de confiança nos dados que sustentam os relatórios e que impulsionam a tomada de decisões. Embora o trabalho não seja adivinhar cada relatório que entra na In Box - afinal, devemos confiar nos gestores de projetos para corrigi-los – ajuda saber o que procurar se alguma dúvida houver.

Igualmente, é útil para todos que o PMO possa resolver quaisquer imprecisões nos dados antes que a direção, o cliente ou as partes interessadas vejam o relatório. Isso pode ser, como exemplo, de que o projeto está sendo relatado com um status de Verde já há algum tempo e, de repente, uma grande questão de orçamento "aparece do nada". Esse é o tipo de surpresa que os sponsors do projeto não gostam, e não fica bem para o PMO ou para o gestor de projeto.

Aqui estão algumas questões a serem observadas, para que possa detetar esses problemas antes que causem um problema maior.

Conversa de corredor

Se você está perto o suficiente da equipe – está a gerir um PMO, por exemplo, numa empresa com escritório único e não a tentar consolidar projetos de todo o mundo – provavelmente irá encontrar stakeholders e membros da equipe no prédio.

A equipe do PMO terá uma ideia de como os projetos estão indo pela atitude e pel a conversa. Escute o bem e o mal. Isso fornece um subtexto para os relatórios e pode ajudá-lo a identificar onde as coisas não correm como parecem.

Por exemplo, se o líder do projeto está constantemente a reclamar acerca de mudanças de âmbito e, no entanto, isso não está refletido nos dados que está a receber, deveria analisar isso.

Não se trata de controlar as pessoas ou tentar usar um café como desculpa para descobrir uma conspiração no relatório do projeto. É apenas usar todas as informações disponíveis, incluindo quaisquer conversas sociais relevantes, para avaliar se deve preocupar-se com o projeto.

Se não conseguir ligar-se pessoalmente com a equipe, há outras verificações que pode usar para rever a precisão dos relatórios de status do projeto.

Status de VAV

Cada um dos projetos reportará um resumo do status VAV (Vermelho, Âmbar, Verde ou Vermelho, Amarelo, Verde). Indica a avaliação do gestor do projeto sobre o status do projeto contra critérios pré-acordados, como orçamento e cronograma.

O relatório do projeto também incluirá uma declaração narrativa resumida – e desejavelmente os dois devem estar alinhados.

Por exemplo, um projeto com um status Vermelho, mas um texto que diz que "O projeto progride conforme o plano" mereceria uma investigação mais aprofundada. O que está errado? Avança na direção certa de acordo com o plano ou há algo que faz com que o projeto esteja marcado como vermelho?

Normalmente, há a tendência para informar o contrário: continuar a usar um status Verde quando o projeto é desafiado em termos de orçamento e datas. Esses desafios poderiam ser refletidos na narrativa e deveriam dar origem a um status que não é verde. Procure isso e sinalize com o gestor de projeto para uma investigação mais aprofundada.

Performance vs. Plano

Este é um teste rápido, mas pode dizer muito. Procura por duas coisas:

·         Orçamento planeado versus gasto real

·         Milestones planeadas versus atuais

Orçamento planeado versus real

Cada relatório deve incluir informações sobre o orçamento do projeto, pelo menos, mensalmente. Isso deve refletir os atuais versus os gastos planeados, por isso deve ser bastante fácil ter uma ideia se o projeto está batalhando ou não.

Os projetos em que o orçamento está a ser gasto mais rapidamente do que o previsto podem estar nessa situação devido a terem mais recursos ou terem que corrigir problemas que não foram antecipados, o que poderia ser uma baixa gestão de risco. Pode acompanhar o gestor do projeto se não estiver claro no relatório para apreciar, o que aconteceu para causar esse excesso. Estão agora confiantes de que está realmente resolvido e que estará de volta aos níveis de gastos previstos para o resto do projeto? 
  
Existe sempre o risco de os gastos serem executados nos níveis atuais e o dinheiro acabar.

Igualmente, estar abaixo do orçamento não é uma coisa boa. Provavelmente é causado pelo fato de o trabalho não estar a ser suficiente e assim também pode ver um atraso no progresso relatado.

Planeado vs Milestones Planeadas

Pode fazer uma verificação de sentido rápido na entrega do projeto e se está a progredir conforme o plano. Quais as milestones que devem ser alcançadas até à data? Foram cumpridas?

Caso contrário, poderia ser sinal de um problema, especialmente se o projeto estiver sendo reportado como Verde ou não há novos problemas marcados na narrativa.

Orçamentação e progresso são cobertos pela Gestão de Valor Ganho (EVM), então, se as equipes de projetos produzem ou fornecem narrativas, obterá esta informação sobre o desempenho num formato diferente. Os relatórios EV são tão bons quanto os dados fornecidos, e eles também devem estar sujeitos a escrutínio quando apropriado, mas são uma ferramenta sensata para usar e para suportar ou desafiar o status geral de projeto e as narrativas de texto no relatório de status.

O EVM não é um guia sobre como verificar os gestores do projeto na equipe do PMO. Em vez disso, ele deve ser usado como um ponto de discussão sobre como o relatório de status que eles fornecem é usado e como pode ser aperfeiçoado para melhor.

Em suma

A transparência e a honestidade são importantes para ajudar a direcionar um projeto e garantir que ainda tenha oportunidades de oferecer os benefícios. O "vermelho" não deve ser visto como algo a ser evitado. É a expressão do fato de que o projeto precisa de atenção de gestão para desbloquear um problema, fornecer uma decisão ou outra coisa. 

Se os gestores de projeto tiverem a confiança de que seus relatórios serão usados como forma de apoiar os projetos (e suas equipes), verá que receberá muitas menos inconsistências nos relatórios de status.