Uma das importantes funções do PMO é garantir a consistência do reporting realizado sobre os projetos. Ora verificamos na prática que os relatórios nem sempre dizem o que deveriam e não salientam sempre de forma correta a realidade dos projetos.
Quando os gestores de projeto enviam os relatórios de status semanais ou mensais, começa para o Project Management Office o trabalho real. Mesmo que o software de gestão de projetos faça uma grande quantidade de tratamento de dados ainda há um elemento de interação humana para rever e verificar as informações antes que os painéis ou relatórios consolidados deixem o PMO.
Mas e se a informação que você está recebendo não parece precisa? Precisamos de confiança nos dados que sustentam os relatórios e que impulsionam a tomada de decisões. Embora o trabalho não seja adivinhar cada relatório que entra na In Box - afinal, devemos confiar nos gestores de projetos para corrigi-los – ajuda saber o que procurar se alguma dúvida houver.
Igualmente, é útil para todos que o PMO possa resolver quaisquer imprecisões nos dados antes que a direção, o cliente ou as partes interessadas vejam o relatório. Isso pode ser, como exemplo, de que o projeto está sendo relatado com um status de Verde já há algum tempo e, de repente, uma grande questão de orçamento "aparece do nada". Esse é o tipo de surpresa que os sponsors do projeto não gostam, e não fica bem para o PMO ou para o gestor de projeto.
Aqui estão algumas questões a serem observadas, para que possa detetar esses problemas antes que causem um problema maior.
Conversa de corredor
Se você está perto o suficiente da equipe – está a gerir um PMO, por exemplo, numa empresa com escritório único e não a tentar consolidar projetos de todo o mundo – provavelmente irá encontrar stakeholders e membros da equipe no prédio.
A equipe do PMO terá uma ideia de como os projetos estão indo pela atitude e pel a conversa. Escute o bem e o mal. Isso fornece um subtexto para os relatórios e pode ajudá-lo a identificar onde as coisas não correm como parecem.
Por exemplo, se o líder do projeto está constantemente a reclamar acerca de mudanças de âmbito e, no entanto, isso não está refletido nos dados que está a receber, deveria analisar isso.
Não se trata de controlar as pessoas ou tentar usar um café como desculpa para descobrir uma conspiração no relatório do projeto. É apenas usar todas as informações disponíveis, incluindo quaisquer conversas sociais relevantes, para avaliar se deve preocupar-se com o projeto.
Se não conseguir ligar-se pessoalmente com a equipe, há outras verificações que pode usar para rever a precisão dos relatórios de status do projeto.
Status de VAV
Cada um dos projetos reportará um resumo do status VAV (Vermelho, Âmbar, Verde ou Vermelho, Amarelo, Verde). Indica a avaliação do gestor do projeto sobre o status do projeto contra critérios pré-acordados, como orçamento e cronograma.
O relatório do projeto também incluirá uma declaração narrativa resumida – e desejavelmente os dois devem estar alinhados.
Por exemplo, um projeto com um status Vermelho, mas um texto que diz que "O projeto progride conforme o plano" mereceria uma investigação mais aprofundada. O que está errado? Avança na direção certa de acordo com o plano ou há algo que faz com que o projeto esteja marcado como vermelho?
Normalmente, há a tendência para informar o contrário: continuar a usar um status Verde quando o projeto é desafiado em termos de orçamento e datas. Esses desafios poderiam ser refletidos na narrativa e deveriam dar origem a um status que não é verde. Procure isso e sinalize com o gestor de projeto para uma investigação mais aprofundada.
Performance vs. Plano
Este é um teste rápido, mas pode dizer muito. Procura por duas coisas:
· Orçamento planeado versus gasto real
· Milestones planeadas versus atuais
Orçamento planeado versus real
Cada relatório deve incluir informações sobre o orçamento do projeto, pelo menos, mensalmente. Isso deve refletir os atuais versus os gastos planeados, por isso deve ser bastante fácil ter uma ideia se o projeto está batalhando ou não.
Os projetos em que o orçamento está a ser gasto mais rapidamente do que o previsto podem estar nessa situação devido a terem mais recursos ou terem que corrigir problemas que não foram antecipados, o que poderia ser uma baixa gestão de risco. Pode acompanhar o gestor do projeto se não estiver claro no relatório para apreciar, o que aconteceu para causar esse excesso. Estão agora confiantes de que está realmente resolvido e que estará de volta aos níveis de gastos previstos para o resto do projeto?
Existe sempre o risco de os gastos serem executados nos níveis atuais e o dinheiro acabar.
Existe sempre o risco de os gastos serem executados nos níveis atuais e o dinheiro acabar.
Igualmente, estar abaixo do orçamento não é uma coisa boa. Provavelmente é causado pelo fato de o trabalho não estar a ser suficiente e assim também pode ver um atraso no progresso relatado.
Planeado vs Milestones Planeadas
Pode fazer uma verificação de sentido rápido na entrega do projeto e se está a progredir conforme o plano. Quais as milestones que devem ser alcançadas até à data? Foram cumpridas?
Caso contrário, poderia ser sinal de um problema, especialmente se o projeto estiver sendo reportado como Verde ou não há novos problemas marcados na narrativa.
Orçamentação e progresso são cobertos pela Gestão de Valor Ganho (EVM), então, se as equipes de projetos produzem ou fornecem narrativas, obterá esta informação sobre o desempenho num formato diferente. Os relatórios EV são tão bons quanto os dados fornecidos, e eles também devem estar sujeitos a escrutínio quando apropriado, mas são uma ferramenta sensata para usar e para suportar ou desafiar o status geral de projeto e as narrativas de texto no relatório de status.
O EVM não é um guia sobre como verificar os gestores do projeto na equipe do PMO. Em vez disso, ele deve ser usado como um ponto de discussão sobre como o relatório de status que eles fornecem é usado e como pode ser aperfeiçoado para melhor.
Em suma
A transparência e a honestidade são importantes para ajudar a direcionar um projeto e garantir que ainda tenha oportunidades de oferecer os benefícios. O "vermelho" não deve ser visto como algo a ser evitado. É a expressão do fato de que o projeto precisa de atenção de gestão para desbloquear um problema, fornecer uma decisão ou outra coisa.
Se os gestores de projeto tiverem a confiança de que seus relatórios serão usados como forma de apoiar os projetos (e suas equipes), verá que receberá muitas menos inconsistências nos relatórios de status.
Se os gestores de projeto tiverem a confiança de que seus relatórios serão usados como forma de apoiar os projetos (e suas equipes), verá que receberá muitas menos inconsistências nos relatórios de status.
