Realizar os Projectos Mais Rapidamente

Os Gestores de Projecto estarão sempre sob a pressão de realizar mais depressa os projectos, de entregar cada vez mais rápido os resultados. De preferência, para aqueles que exigem, deveriam entregar antes do esperado! È um desafio difícil, quase impossível de enfrentar e solucionar.

Há, entretanto algumas dicas e truques para ajudar a entregar antes do deadline ou reduzir o stress ao longo do processo…

Descubra atalhos no seu Plano

Os Gestores de Projecto habitualmente gastam 80% do seu tempo a executar o projecto e 20% a planeá-lo. A razão para isso é que a fase de Execução é quando a excitação está, assim arregaçam-se as mangas e tentamos começar a executar o mais depressa possível.

Mas se gastarmos mais tempo na fase de Planeamento conseguimos então identificar atalhos que nos permitem produzir o mesmo resultado do projecto em menos tempo.

O conselho é que, quando pensamos que o plano do projecto está completo, é a altura de gastar mais algum tempo para olhar de novo para o plano do ponto de vista de optimização mais rápida dos seus resultados. Ao fazermos isto, vamos descobrir que podemos agendar as coisas para serem feitas de uma forma que leva menos tempo e, por vezes, com um esforço inferior.

Automatize as actividades manuais

Necessitamos de automatizar as nossas actividades manuais diárias para ajudar na realização mais rápida das coisas. Eis algumas das actividades manuais diárias que muitos Gestores de Projecto fazem todas as semanas e que podem ser automatizadas com software de gestão de projecto:

· Sumarizar os dados para o Relatório Semanal de Status

· Recolha de Timesheets e formulários de Despesas

· Actualizar o Projecto com os dados das timesheets

· Verificar se o projecto está no caminho certo

· Reportar os riscos, alterações e problemas.

Não necessita de realizar manualmente estas actividades. Pode investir em software de gestão de projecto que faça isto tudo por si. A sua equipa introduzirá os dados que necessita no software e agrupará e sumarizará os dados para si. Só necessita de executar os relatórios e ver o estado corrente do seu plano para se assegurar que continua no caminho certo. Este é um daqueles investimentos que se paga por si.

Faça uma gestão cuidadosa da Execução

Quando o seu projecto começa a realizar-se, faça de forma vigilante a gestão do executado relativamente ao plano. È muito fácil que o plano se mantenha na sua concha e a equipa realize as actividades na direcção oposta. Ao contrário, necessitamas de dirigir a equipa garantindo que esta só completa as actividades que estão planeadas e não outras actividades que forma apanhadas ao longo do caminho. Assim, faça uma gestão cuidadosa da Execução. Pode, ainda poupar tempo na Execução através de:

· Acompanhar de perto os seus fornecedores e sub-empreiteiros

· Mitigar os riscos e problemas antes que estes afectem o seu cronograma

· Acompanhar as actividades não críticas até à conclusão do projecto guardando tempo para estas

· Não permitir a conclusão de actividades não planeadas senão quando forem críticas

· Não implementar pedidos de alteração, senão quando forem críticos.

Duplique os Recursos

A melhor forma de diminuir a dimensão do projecto é habitualmente alocar mais recursos a ele. Contudo, isto não é possível para a maioria dos projectos devido ao seu orçamento limitado e à limitada pool de recursos disponível.

Mas isto não quer dizer que não se dupliquem os recursos para as actividades certas. Se fizermos isto, outras actividades vão ficar com menos recursos. Então porque é que isto é útil?

Na maioria dos projectos há actividades que estão no “caminho crítico” que devem ser concluídas para poder concluir os resultados previstos no projecto. Se alocarmos a estas actividades mais recursos que os necessários, poderemos em princípio concluí-las antes do esperado. E faz todo o sentido que se as actividades críticas forem completadas de forma mais rápida então todo o projecto pode ser concluído mais depressa que o esperado.

Realize em primeiro lugar as actividades críticas

Em muitos projectos as últimas 20% das actividades, levam para realizar 50% da duração do projecto. Isto acontece porque a equipa deixa para fazer no fim as actividades mais difíceis, o que faz com que coincida com o cansaço e a necessidade de férias!

Em vez disto, identifique as actividades no seu plano que são mais complexas e desafiadoras para concluir. Se possível, coloque estas actividades para o início do projecto, quando as pessoas estão frescas e entusiásticas. Vai perceber que consegue completar estas actividades em menos tempo e com um mais alto standard de qualidade do que se fossem deixadas para o fim do projecto. Com estas actividades difíceis concluídas, o resto do projecto será mais fácil de realizar.

Cinco Objectivos do Gestor de Projecto

Como Gestor de Projecto tem de gerir pessoas, dinheiro, fornecedores, equipamento – a lista nunca mais acaba. O segredo está em manter o foco. Estabeleça cinco objectivos pessoais a atingir. Se for capaz de atingir estes cinco objectivos para cada projecto, então atingirá o sucesso.

Estes objectivos são genéricos para todas as indústrias e para todos os tipos de projectos. Sem contar com o seu nível de experiência como gestor de projecto estabeleça estes 5 objectivos para todos os projectos que venha a gerir.

Objectivo 1: Concluir no prazo

Esta é a mais antiga dica do livro. É também a mais difícil porque os requisitos mudam muitas vezes durante o projecto e o agendamento era provavelmente muito optimista na primeira análise.

Para ter sucesso necessita gerir o seu âmbito com muito cuidado. Implementar um processo de controlo de alterações para que todas as alterações ao âmbito sejam devidamente geridas.

Mantenha o seu plano sempre actualizado, registando o progresso real relativamente ao planeado. Identifique qualquer desvio ao plano e resolva-as rapidamente.

Objectivo 2: Concluir dentro do orçamento

Para ter a certeza de que os custos do seu projecto não crescem em espiral, tem de definer um orçamento do projecto no início e comparar a execução com este. Inclua neste orçamento todo o tipo de custos que vai incorrer, sejam com pessoas, equipamento, fornecedores ou materiais. Depois calcule quanto irá custar para finalizar cada actividade planeada e controle qualquer desvio do plano.

Assegure-se de que se gastou a mais em algumas das actividades ou se gastou a menos noutras, Desta forma pode controlar o que gasta e manter-se dentro do orçamento.

Objectivo 3: Cumprir com os requisitos

O propósito aqui é o cumprimento dos requisitos que foram estabelecidos para o projecto no início. Sejam para instalar um novo sistema de TI, construir uma ponte ou implementar novos processos, o seu projecto necessita de produzir soluções que vão ao encontro destes requisitos a 100%.

A dificuldade aqui é assegurarmo-nos que dispomos de um conjunto de requisitos o mais detalhado possível desde o início. Se eles são ambíguos de alguma forma, então aquilo que parecia uma pequena parte de trabalho pode tornar-se imenso, ocupando valioso tempo e recursos para concluir.

Objectivo 4: Mantenha o cliente satisfeito

Pode concluir o seu projecto em tempo, a cumprir o orçamento e cumprir a 100% os requisitos – mas da mesma forma ter clientes descontentes. Isto acontece habitualmente porque as suas expectativas mudaram desde que o projecto se iniciou e não foram convenientemente geridas.

Para garantir que o seu sponsor do projecto, cliente e outros stakeholders estão contentes no final do projecto, precisa de gerir as suas expectativas com cuidado. Tenha extremo cuidado para os manter devidamente informados do progresso. “Mantenha a verdade” dando-lhes uma visão transparente do progresso até à data. Deixe-os dar-lhe a conhecer as suas preocupações ou ideias de forma regular. Informe-os de imediato se for incapaz de concluir em tempo ou quando devem ser realizadas alterações.

Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para estabelecer as expectativas dos clientes.

Objectivo 5: Garanta uma equipa contente

Se conseguir alcançar isto com uma equipa feliz e contente, então está mais do que preparado para voltar a fazer o mesmo num próximo projecto. E também será dessa forma que se sentirá a sua equipa. A satisfação da equipa, como antes vimos, é crítica para o sucesso dos sues projectos.

Mantenha a sua equipa feliz através do reconhecimento e recompensa pelos seus sucessos. Atribua-lhes trabalho que que lhes complemente as suas forças e conduza exercícios de reforço da equipa para levantar a moral. Com uma equipa feliz e motivada você alcança qualquer coisa!

Como reduzir o stress de projecto…

 

Todos nós conhecemos o stress. É aquilo que faz com que o cabelo vá embranquecendo e que os tiques se vejam mais que os sorrisos. É natural que os projectos atraem muito stress, porque temos um conjunto definido de resultados para produzir num tempo definido e com recurso determinados – e tudo isto com o sponsor do projecto olhando por cima do ombro!

Stress Positivo pode ser gerado num ambiente em que floresce a produtividade e a equipa está focada no objectivo. Mas stress negativo pode desmoralizar a equipa, reduzir a eficiência e desviar o foco da equipa, Neste tipo de ambiente, temos de virar o stress negativo em stress positivo e para o fazer eis aqui alguns conselhos:

Passo um: Time-Out

O stress positivo só pode ser gerado quando as pessoas nas equipas têm relações positivas. Para criar este tipo de relações, a melhor forma é através da socialização, da realização de actividades em comum. Quer seja por levar a equipa a realizar almoços regulares, ir ao bar beber uma cerveja depois do trabalho, quer ir jogar à bola, conseguir agrupar a equipa de forma que se consigam conhecer fora do ambiente do projecto é crítico para libertar o stress negativo.

Passo dois: Unir

Assim começamos a construir relações positivas tirando tempo for a para socializar. Excelente. O próximo passo é encontrar uma causa que una a equipa – o propósito do projecto.

Planeie encontros mensais em que sejam revigorados os objectivos e metas do projecto, congratule-se com os sucessos e reforce a confiança da equipa em que eles são capazes de completar o projecto com sucesso. Assegure-se que todas as pessoas saem deste encontro energizadas e apaixonadas pela concretização do projecto. Implemente processo e metodologias que forneçam as ferramentas que os auxiliem a ter sucesso.

Passo três: Boosting

Claro que unir funciona muito bem nas equipas, mas não é suficiente quando falamos de indivíduos. Temos de «puxar» por cada membro da equipa para que eles se sintam bem com eles próprios e ganhem confiança na conclusão das actividades atribuídas. Pode fazer-se isto através do:

• Reconhecimento da boa performance quando esta se vrerifica
• Conduzindo avaliações do trabalho das pessoas e realizando um feedback positive
• Oferecendo bónus por performance acima do normal
• Revendo os salários quando aplicável
• Criando prémios e louvores para a equipa

Passo quarto: Apontar

Muitas vezes as equipas stressadas têm um "instigador". Esta é uma pessoa (ou pessoas) que geram muita negatividade e que influenciam a performance de outros à volta deles. Temos de tratar directamente com estas pessoas.

Quando se conduzem avaliações da performance das pessoas devemos tentar identificar a negatividade de um instigador e acordar com as pessoas um plano de acção para os ajudar a melhorar. Apontar os “pontos de stress” ou “pontos fracos” de uma equipa é um elemento chave para garantir o sucesso dos projectos.

Passo cinco: Auto-administração

Claro que para resolver com efectividade o stress da equipa é necessário que você tenha também a posição adequada. Se está negativamente stressado as pessoas à sua volta vão senti-lo e vão também ficar stressados com o mesmo sinal.

Assim «tem de praticar o que prega» e deve sentir-se bem e positive com a sua equipa. Precisa de estar apto e saudável, focado mas inspirado. Se conseguir atingir este estádio mental, então consegue dar à sua equipa uma boa oportunidade de sucesso.