O Valor dos Modelos de Projecto

A maioria dos Gestores de Projecto têm documentos antigos espalhados pela secretária e armários aos quais se referem e relêem quando iniciam novos projectos. Mas leva tempo para procurar por tudo isto e encontrar aquilo que precisamos, só para depois reescrevermos tudo de novo para o novo projecto. Nesta altura, pensamos que já deveríamos ter os modelos comuns aos projectos.

Há algumas razões fortes que levam os gestores e as equipas a considerarem os modelos muito úteis. Estas são:

Poupam tempo

Em cada projecto têm de ser criados novos documentos para planear, acompanhar e reprotar o status. Estas tarefas tomam tempo, especilamente quando muitos dos documento que criamos vai ser único. Assim , para poupar tempo, utilize modelos para criar os seus documentos rápida e facilmente.

Se os documentos que usamos estão bem escritos, então devem ser pré-formatados com todas as suas secções, tabelas e gráficos que são necessários. Desta maneira, pode evitar ter de formatar os seus documentos e focar-se de forma pura no conteúdo. Em média, a maioria das pessoas poupa 25% do seu tempo a completar documentos de projecto quando utilize modelos pré-formatados.

Os modelos guiam

Para além do tempo que nos poupam, os modelos bem escritos conduzem-nos através das secções necessárias para escrever os seus documentos do princípio ao fim. Eles dizem-nos o que deve ser escrito, como e onde. Oferecem uma direcção de tal forma que se torna transparente o que deve ser feito para completar o documento.

Tornam as coisas mais fáceis

Um modelo de boa qualidade poderá transformar a actividade de criação de um documento de projecto tão fácil como 1-2-3. Não necessita de se preocupar com o que deve constar do seu documento, como formatá-lo e como escrevê-lo. O modelo ir-lhe-á dizendo qual a informação que deve ser introduzida e deverá incluir exemplos práticos para o ir ajudando no caminho.

Aumentam a sua qualidade

Faz sentido que se utiliza modelos de alta qualidade então produzirá documentos de projecto de alta qualidade. Os modelos devem ser desenhados profissionalmente, escritos por especialistas e alinhados com os melhores standards mundiais.

Reforçam a confiança

Alguma vez lhe pediram que escrevesse um documento com o qual estivesse pouco familiarizado ou que nunca tinha escrito antes? Se sim, então pode usar um modelo para obter o layouts, as tabelas, os gráficos e as instruções de conclusão na ponta dos seus dedos. Só necessita de preencher os intervalos.

Com a utilização de um modelo para completar novos documentos terá um mais alto nível de confiança no seu trabalho, associando-se ao seu caminho para a excelência em gestão de projecto.

Realizar os Projectos Mais Rapidamente

Os Gestores de Projecto estarão sempre sob a pressão de realizar mais depressa os projectos, de entregar cada vez mais rápido os resultados. De preferência, para aqueles que exigem, deveriam entregar antes do esperado! È um desafio difícil, quase impossível de enfrentar e solucionar.

Há, entretanto algumas dicas e truques para ajudar a entregar antes do deadline ou reduzir o stress ao longo do processo…

Descubra atalhos no seu Plano

Os Gestores de Projecto habitualmente gastam 80% do seu tempo a executar o projecto e 20% a planeá-lo. A razão para isso é que a fase de Execução é quando a excitação está, assim arregaçam-se as mangas e tentamos começar a executar o mais depressa possível.

Mas se gastarmos mais tempo na fase de Planeamento conseguimos então identificar atalhos que nos permitem produzir o mesmo resultado do projecto em menos tempo.

O conselho é que, quando pensamos que o plano do projecto está completo, é a altura de gastar mais algum tempo para olhar de novo para o plano do ponto de vista de optimização mais rápida dos seus resultados. Ao fazermos isto, vamos descobrir que podemos agendar as coisas para serem feitas de uma forma que leva menos tempo e, por vezes, com um esforço inferior.

Automatize as actividades manuais

Necessitamos de automatizar as nossas actividades manuais diárias para ajudar na realização mais rápida das coisas. Eis algumas das actividades manuais diárias que muitos Gestores de Projecto fazem todas as semanas e que podem ser automatizadas com software de gestão de projecto:

· Sumarizar os dados para o Relatório Semanal de Status

· Recolha de Timesheets e formulários de Despesas

· Actualizar o Projecto com os dados das timesheets

· Verificar se o projecto está no caminho certo

· Reportar os riscos, alterações e problemas.

Não necessita de realizar manualmente estas actividades. Pode investir em software de gestão de projecto que faça isto tudo por si. A sua equipa introduzirá os dados que necessita no software e agrupará e sumarizará os dados para si. Só necessita de executar os relatórios e ver o estado corrente do seu plano para se assegurar que continua no caminho certo. Este é um daqueles investimentos que se paga por si.

Faça uma gestão cuidadosa da Execução

Quando o seu projecto começa a realizar-se, faça de forma vigilante a gestão do executado relativamente ao plano. È muito fácil que o plano se mantenha na sua concha e a equipa realize as actividades na direcção oposta. Ao contrário, necessitamas de dirigir a equipa garantindo que esta só completa as actividades que estão planeadas e não outras actividades que forma apanhadas ao longo do caminho. Assim, faça uma gestão cuidadosa da Execução. Pode, ainda poupar tempo na Execução através de:

· Acompanhar de perto os seus fornecedores e sub-empreiteiros

· Mitigar os riscos e problemas antes que estes afectem o seu cronograma

· Acompanhar as actividades não críticas até à conclusão do projecto guardando tempo para estas

· Não permitir a conclusão de actividades não planeadas senão quando forem críticas

· Não implementar pedidos de alteração, senão quando forem críticos.

Duplique os Recursos

A melhor forma de diminuir a dimensão do projecto é habitualmente alocar mais recursos a ele. Contudo, isto não é possível para a maioria dos projectos devido ao seu orçamento limitado e à limitada pool de recursos disponível.

Mas isto não quer dizer que não se dupliquem os recursos para as actividades certas. Se fizermos isto, outras actividades vão ficar com menos recursos. Então porque é que isto é útil?

Na maioria dos projectos há actividades que estão no “caminho crítico” que devem ser concluídas para poder concluir os resultados previstos no projecto. Se alocarmos a estas actividades mais recursos que os necessários, poderemos em princípio concluí-las antes do esperado. E faz todo o sentido que se as actividades críticas forem completadas de forma mais rápida então todo o projecto pode ser concluído mais depressa que o esperado.

Realize em primeiro lugar as actividades críticas

Em muitos projectos as últimas 20% das actividades, levam para realizar 50% da duração do projecto. Isto acontece porque a equipa deixa para fazer no fim as actividades mais difíceis, o que faz com que coincida com o cansaço e a necessidade de férias!

Em vez disto, identifique as actividades no seu plano que são mais complexas e desafiadoras para concluir. Se possível, coloque estas actividades para o início do projecto, quando as pessoas estão frescas e entusiásticas. Vai perceber que consegue completar estas actividades em menos tempo e com um mais alto standard de qualidade do que se fossem deixadas para o fim do projecto. Com estas actividades difíceis concluídas, o resto do projecto será mais fácil de realizar.

Cinco Objectivos do Gestor de Projecto

Como Gestor de Projecto tem de gerir pessoas, dinheiro, fornecedores, equipamento – a lista nunca mais acaba. O segredo está em manter o foco. Estabeleça cinco objectivos pessoais a atingir. Se for capaz de atingir estes cinco objectivos para cada projecto, então atingirá o sucesso.

Estes objectivos são genéricos para todas as indústrias e para todos os tipos de projectos. Sem contar com o seu nível de experiência como gestor de projecto estabeleça estes 5 objectivos para todos os projectos que venha a gerir.

Objectivo 1: Concluir no prazo

Esta é a mais antiga dica do livro. É também a mais difícil porque os requisitos mudam muitas vezes durante o projecto e o agendamento era provavelmente muito optimista na primeira análise.

Para ter sucesso necessita gerir o seu âmbito com muito cuidado. Implementar um processo de controlo de alterações para que todas as alterações ao âmbito sejam devidamente geridas.

Mantenha o seu plano sempre actualizado, registando o progresso real relativamente ao planeado. Identifique qualquer desvio ao plano e resolva-as rapidamente.

Objectivo 2: Concluir dentro do orçamento

Para ter a certeza de que os custos do seu projecto não crescem em espiral, tem de definer um orçamento do projecto no início e comparar a execução com este. Inclua neste orçamento todo o tipo de custos que vai incorrer, sejam com pessoas, equipamento, fornecedores ou materiais. Depois calcule quanto irá custar para finalizar cada actividade planeada e controle qualquer desvio do plano.

Assegure-se de que se gastou a mais em algumas das actividades ou se gastou a menos noutras, Desta forma pode controlar o que gasta e manter-se dentro do orçamento.

Objectivo 3: Cumprir com os requisitos

O propósito aqui é o cumprimento dos requisitos que foram estabelecidos para o projecto no início. Sejam para instalar um novo sistema de TI, construir uma ponte ou implementar novos processos, o seu projecto necessita de produzir soluções que vão ao encontro destes requisitos a 100%.

A dificuldade aqui é assegurarmo-nos que dispomos de um conjunto de requisitos o mais detalhado possível desde o início. Se eles são ambíguos de alguma forma, então aquilo que parecia uma pequena parte de trabalho pode tornar-se imenso, ocupando valioso tempo e recursos para concluir.

Objectivo 4: Mantenha o cliente satisfeito

Pode concluir o seu projecto em tempo, a cumprir o orçamento e cumprir a 100% os requisitos – mas da mesma forma ter clientes descontentes. Isto acontece habitualmente porque as suas expectativas mudaram desde que o projecto se iniciou e não foram convenientemente geridas.

Para garantir que o seu sponsor do projecto, cliente e outros stakeholders estão contentes no final do projecto, precisa de gerir as suas expectativas com cuidado. Tenha extremo cuidado para os manter devidamente informados do progresso. “Mantenha a verdade” dando-lhes uma visão transparente do progresso até à data. Deixe-os dar-lhe a conhecer as suas preocupações ou ideias de forma regular. Informe-os de imediato se for incapaz de concluir em tempo ou quando devem ser realizadas alterações.

Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para estabelecer as expectativas dos clientes.

Objectivo 5: Garanta uma equipa contente

Se conseguir alcançar isto com uma equipa feliz e contente, então está mais do que preparado para voltar a fazer o mesmo num próximo projecto. E também será dessa forma que se sentirá a sua equipa. A satisfação da equipa, como antes vimos, é crítica para o sucesso dos sues projectos.

Mantenha a sua equipa feliz através do reconhecimento e recompensa pelos seus sucessos. Atribua-lhes trabalho que que lhes complemente as suas forças e conduza exercícios de reforço da equipa para levantar a moral. Com uma equipa feliz e motivada você alcança qualquer coisa!