Documentação de Projectos

 

Para garantir o sucesso de um projecto há que o documentar rápida e eficientemente. Quais são os documentos essenciais para garantir a conclusão do projecto dentro do prazo.

Iniciação

Caso de Negócio: Para justificar o investimento financeiro no seu projecto é necessário escrever um Caso de Negócio que irá referenciar os custos e benefícios para que todos os envolvidos conheçam o retorno do investimento que irá ser obtido.

Estudo de Viabilidade: Antes do arranque do projecto, é necessário determinar se este é viável estudando o problema para avaliar a sua oportunidade de concretização, em tempo, custo e qualidade.

Charter do Projecto: temos de determinar e documentar, então, os objectivos, âmbito, equipa, moldura de tempo e resultados num Charter do projecto.

Planeamento

Plano do Projecto: Tem de criar um Plano do Projecto que relacione todas as actividades requeridas para realizar o projecto do início até ao fim. Cada actividade deve ser agendada para que possa saber o que deve ser feito e quando.

Plano de Recursos: Em seguida, é necessário planear os seus recursos documentando o custo, equipamento e materiais necessários para o projecto.

Plano de Qualidade: Tem, então de estabelecer os objectivos de qualidade para que os resultados do projecto correspondam às expectativas do cliente.

Plano de Risco: Todos os riscos devem ser documentados e identificados a sua probabilidade e impacto no projecto.

Plano de Comunicação: Precisa planear a comunicação para que envie a mensagem certa na altura certa.

Execução

Gestão do Tempo: Precisa de preparar um interface de recolha de tempo para registar o tempo que gasta no seu projecto. Com este processo pode actualizar o seu Plano do Projecto com os dados recolhidos e perceber se está de acordo com o plano.

Gestão de Custos: Acompanhe os seus custos com Formulários de Despesas. Cada despesa é formalmente registada e aprovada, para que a todo o momento possa confirmar se está a cumprir o orçamento.

Gestão da Mudança: Documente cada mudança ao âmbito do projecto utilizando formulários de Mudança. Assim poderá controlar a mudança e garantir que o projecto está no caminho certo.

Gestão de Risco: Utilize Formulários de Risco para documentar cada risco para o Projecto. Pode desta forma gerir o risco com cuidado para garantir que nada acontece que possa afectar o agendamento ou o orçamento do Projecto.

Gestão de Questões: Todas as questões que ocorrem no projecto devem ser investigadas no seu impacto no projecto e então preencher um formulário de Questões. Este registo permitirá definir e acompanhar as tarefas necessárias para resolver rapidamente a questão.

Encerramento

Relatório de Fecho do Projecto: Quando o Projecto está concluído documente todas as acções necessárias para o fechar devidamente. Isto inclui desmobilizar equipas e fornecedores, equipamento e materiais.

Revisão Pós-Projecto: Depois de o Projecto ter sido concluído pode então rever os seus sucessos ou falhas e documentá-los para o seu sponsor. Desta forma, pode mostrar que todos os objectivos foram alcançados e que o projecto foi conseguido em tempo e dentro do orçamento definido.

Aqui estão os documentos necessários. Através da sua execução devida no vosso projecto pode incrementar as suas possibilidades de sucesso. Pode ainda utilizar ferramentas que reúnem estes documentos e que possuem a capacidade de registar riscos, questões, mudanças de forma colaborativa. Veja em www. enfase.pt

Resolver conflitos em Projecto

 
Todos os gestores de projecto em algum momento tiveram de enfrentar conflitos. Mutas pessoas, também nas suas carreiras, em algumas fases têm conflitos. No entanto, dada a pressão colocada sobre as equipas de projecto, não é estranho que os conflitos ocorram aqui com maior frequência.
Como, então, enfrentar e resolver os conflitos?
Precisa enfrentar o conflito e não ignorá-lo, já que ignorando-o só vai tornar o problema pior. Alguns exemplos de problemas:

• O seu chefe está frustrado com o progresso e descarrega em cima de si, em frente dos outros membros da equipa.
• Um seu colega quer alguma coisa de si que você não lhe pode dar, ou não pode produzir no tempo dado e este fica zangado.
• A equipa pensa que você não é realista acerca da escala de tempo e assim respondem mal, levantam a voz e tornam-se obstrutivos.

Quando ocorre o conflito pode tomar as seguintes acções:

• Faça um intervalo: Se a outra pessoa fica muito destemperada, diga-lhe que precisa de cinco minutos para pensar. Vá tomar um café e dê uma volta. Isto irá ajudar a que ambos se aclamem e reflictam sobre o que aconteceu.
• Pacifique: quando recomeçar a conversa inicie-a com: «Eu sei que está sobre grande pressão por causa de…». Isto irá pacificar a relação um pouco e poderá tornar mais positiva a atmosfera.
• Solução de Problemas: Concorde com ele que existe o problema e que ambos precisam de trabalhar para, de forma construtiva, o resolver. Discuta as várias soluções e tente acordar nos prós e contras de cada uma antes de tomar uma decisão sobre o melhor caminho.
• Linguagem corporal: Enquanto decorre isto, precisa de se focar na sua linguagem corporal. Mostre abertura. Tire as mãos dos bolsos e nunca cruze os braços. Tente utilizar movimentos lentos de mãos. Utilize um tom de voz passivo e não mostre emoção. Mantenha um bom contacto com os olhos. Ouça com cuidado e verifique a linguagem corporal do seu interlocutor.
• Um mediador: Se os passos acima estão a obter poucos resultados, então é necessário falar com mais alguém que possa informalmente mediar o conflito. Diga que quer chamar um colega para a conversa já que ele terá mais ideias para a solução. Convide alguém que tenha um perfil de solucionador de problemas e em quem ambos confiam.
• Dar feedback: Quando a conversa ficar um pouco mais relaxada é tempo de dar à pessoa alguma informação construtiva. Diga-lhes como gostaria que enfrentassem a próxima questão similar. A oferta de um feedback positivo e construtivo pode ajudar a alterar comportamentos.

Uma boa forma de evitar conflitos é utilizar modelos comuns para a gestão e comunicação no projecto, bem como processos uniformes e consistentes – ferramentas comuns para enfrentar os desafios do Projecto.

Como criar um Plano de Qualidade

A maioria dos gestores de projecto está consciente que o seu sucesso é medido pela entrega dos seus projectos dentro do «tempo, do custo e com qualidade». Contudo o termo qualidade pode ser confuso e muitas vezes não está claramente definido.

O que será necessário para, de facto, ser capaz de entregar resultados com qualidade num projecto?

A qualidade pode ser definida como produzir resultados que correpondam aos requisitos do cliente. Para isso necessitamos possuir um Plano de Qualidade.

Em primeiro lugar, Definir os Objectivos de Qualidade

Todos sabemos que é quase impossível alcançar as expectativas do cliente a não ser que tracemos uma linha que as determine logo no início. Pedindo ao nosso cliente que declare de início com exactidão o que deseja, irá aumentar muito as possibilidades de sucesso.

Solicite ao cliente que forneça uma lista dos seus requisitos para a solução ou o produto que será entregue pelo projecto. Em seguida, ajude-o a fazer uma lista dos resultados que uma vez produzidos irão satisfazer os requisitos.

Para cada resultado liste os seus componentes e depois, vá um passo mais à frente – descrevendo metas de qualidade (ou seja, critérios de qualidade e standards de qualidade) para serem alcançados por cada componente. Este trabalho irá fornecer uma completa compreensão do que deve ser exactamente produzido pelo projecto e, ainda, como irá isso responder às expectativas do cliente.

No segundo passo, Criar um Plano de Garantia da Qualidade

Este plano é como o nome diz, garante ao cliente que a equipa responde às metas estabelecidas de qualidade. Ao definir e agendar um conjunto de Revisões de Garantia da Qualidade a serem realizadas por uma pessoa independente ao projecto, o cliente receberá uma visão de «confiança» da globalidade do projecto e do seu progresso e a probabilidade de os seus resultados estarem de acordo com as metas acordadas.

O terceiro passo será: Criar um Plano de Controlo da Qualidade

Internamente dentro da equipa do Projecto, devemos criar um agendamento de medidas de «Controlo da Qualidade» que meça o nível real da qualidaxde de cada resultado conforme este é produzido. Alguns exemplos são implementar revisões internas, revisões de resultados, revisões da documentação e revisões de fim de etapa. Cada revisão irá medir os resultados produzidos e identificar qualqyer desvio das metas de qualidade estabelecidas.

Finalmente, em quarto lugar, Definir o Processo da Qualidade

Claro que, através da criação de planos para assumir o controlo da qualidade dos resultados é um bom começo. Mas necessitamos, ainda, de definir e implementar um Processo de Qualidade que garanta que cada uma das acções referidas no Plano de Qualidade é realizada o mais rápida e eficientemente possível.