Como fazemos para os participantes prepararem uma reunião?

Todos participamos em reuniões em que os participantes deveriam ter lido um documento. ou realizado uma pesquisa ou feito qualquer tipo de «trabalho de casa» antes da reunião mas em que muito poucas pessoas, de facto, o fizeram.
Obviamente, o propósito deste trabalho prévio não é incomodar os participantes, antes garantir que todos estão preparados o que irá resultar numa reunião mais eficiente e mais rápida … certo? Não ERRADO!
A maior parte das vezes, se não todas, os participantes não concluem a tarefa conforme pedido e atrasam todo o grupo. Antes de organizar outra reunião, siga algumas orientações para a atribuição de trabalho prévio:

• Proponha o grupo a escolha da forma como realizar o trabalho de preparação (ou fora ou dentro da reunião). Pode dizer, «Todos terão de rever o documento antes da discussão. Podemos fazer isto em grupo e planear a reunião para um dia ou todos podem rever por si e o grupo reunirá duas horas para discutir as alterações. Qual é a abordagem que escolhe?». A maioria dos grupos irá optar por uma reunião mais curta. A técnica tende a ter sucesso porque o grupo tem a opção de rever o documento na reunião e opta por não o fazer.
  
• Atribua a participantes específicos a apresentação de secções concretas na reunião (o que lhes exigirá realizar trabalho prévio). Quando os participantes sabem que terão de liderar uma parte da reunião, responsabilizar-se-ão por se prepararem. Ninguém gosta de mostrar-se mal preparado.
  
• Proponha trabalhos curtos. Quanto mais complicados são, mais difícil será serem realizados.
  
• Peça para que os participantes formulem uma lista de dúvidas ou questões sobre o trabalho «de casa», antes da realização da reunião. Isto irá funcionar como uma confirmação sobre a realização desse trabalho prévio. Se não houver feedback de alguém da equipa, telefone-lhe para solicitar a resposta.
  
• Dê aos participantes tempo suficiente para realizarem esse trabalho prévio. O melhor é deixar a equipa definir o tempo que necessita para concluir o trabalho. Esta participação aumenta muito a probabilidade de realização.
  
• Discuta o problema com os participantes que não se prepararam, durante a fase final da reunião, e encoraje a equipa a encontrar abordagens de futuro para tratar desta questão.

Como desenhar processos – Versão completa

A versão total do artigo sobre o desenho de processos ITIL.

1. Como desenhar Processos

A prática da ITIL não faz simplesmente atrás de uma secretária. Antes que possa melhorar um processo, tem de compreender o processo existente. Tem de sair de detrás da secretária e percorrer o processo, o que até parece simples, mas como muitas outras coisas, fazê-lo não é tão imediato… >>>

2. As verdades do controlo do Processo

Aquilo que deve aceitar, em primeiro lugar, é ninguém realmente conhece o que se está a fazer e como é que as pessoas realizam o seu trabalho, nem os trabalhadores nem os gestores…. >>>

3. Fluxo real versus fluxo imaginário

Já que temos que aceitar que nem você nem a sua equipa compreendem realmente o processo que quer redesenhar, então o primeiro passo é aprender de novo o que se consegue determinar do processo. >>>

4. Andar o caminho

O seu propósito é observar o fluxo total e isso toma tempo. >>>

5. Modelar o Workflow

Chegou a altura de fazer um gráfico de fluxo. Agora vê o que não pode fazer um gráfico de fluxos num gabinete ou sala de reuniões. >>>

6. Cuidados finais com o processo

Desenhar um processo exige trabalho e observação directa sobre um ou mais especialistas. Requer ainda atenção ao detalhe. Para o realizar temos de nos levantar e sair do gabinete para então realizar a análise das tarefas. >>>

Estou à vossa disposição para esclarecimentos ou dúvidas. Em breve, continuamos com este tema.

Luís Quintino

A Gestão de Tempo em Projecto

A área de conhecimento de Gestão do Tempo refere-se vulgarmente às competências, ferramentas e técnicas usadas para gerir o tempo quando se realizam actividades específicas, projectos e objectivos. Para nos tornarmos num em efectivos gestores de tempo, devemos ser capazes de compreender com clareza as actividades do projecto e ter a competência necessária para estabelecer o plano, agendamento e controlar a linha de tempo de um projecto. Além destas competências, devemos ainda ser capazes de utilizar ferramentas de gestão de tempo que nos ajudam a analisar, medir e avaliar as suas técnicas de gestão de tempo. Vejamos os quatro passos da gestão de tempo:

1. Definir as actividades
2. Sequenciar as actividades
3. Estimar os Recursos da Actividade
4. Desenvolver e controlar o Agendamento.

Definir as Actividades

Temos aqui de definir as actividades, milestones e outras necessárias à conclusão do projecto. Inicie com uma definição básica de cada actividade e preencha os detalhes conforme o projecto vai ganhando forma.

Um gráfico de Gantt é uma forma simples e rápida de desenhar todo o projecto. Use o gráfico para adicionar actividades e a sua duração estimada. Não de preocupe com datas neste ponto do processo, antes foque-se no tempo que irá necessitar para concluir cada uma das actividades individuais.

Sequenciar as actividades

Logo que considera que as actividades essenciais estão definidas, pode começar a ordená-las. Sem preocupação pelas datas, ordene-as da forma que tem mais sentido para si. Crie subactividades e organize o projecto de uma forma lógica.

Logo que tenha todas as actividades ordenadas adicione dependências para cada actividade. A utilização de dependências em vez de datas ajudará a ver a verdadeira linha de tempo do projecto. Se está a construir uma casa os alicerces devem vir antes da construção das paredes, já que aquele é um requisito do suporte desta.

Estime os recursos da actividade

Chegámos ao passo mais desafiante deste processo porque exige que avalie a oferta e procura de cada recurso/pessoa e como é que estes se relacionam com o seu projecto específico. Será que tem recursos disponíveis e suficientes para completar a atribuição conforme agendado ou necessita de recursos adicionais?

Atribua pessoas concretas ou funções a cada actividade e reveja as dependências com base na alocação de recursos. Veja as alocações que determinam alongamentos do agendamento e aquelas que representam sobre alocação para determinar se necessita de contratar recursos.

Desenvolva e controle o agendamento

Se utilizou um gráfico de Gantt para criar a linha de tempo do projecto, será muito fácil desenvolver o agendamento do projecto. Reveja o gráfico de Gantt com toda a sua equipa e assegure-se que todos o reconhecem antes de iniciar o projecto. Para além disso, todos devem compreender o seu papel no projecto e devem estra aptos para se comprometerem conscientemente com a escala de tempo.

O controlo do agendamento é bastante mais difícil do que o planeamento do agendamento e exige muita mais gestão de um para um do que está à espera. O gestor do projecto deve monitorizar com cuidado o status do projecto e verificar que as actividades a serem completados estão dentro do âmbito e do tempo definido.

Nota: Muitas companhias orientadas aos serviços podem requerer que o tempo usado para cada actividade seja registado. Garantir que as horas são introduzidas quando uma actividade está concluída poupará imenso tempo e dores de cabeça quando tiver de ser enviada a factura.

Uma ferramenta integrada de gestão de projecto será aqui de grande utilidade.