Limiar de estimação

Quando se cria um plano de trabalhos não se sabe geralmente o suficiente para descrever com detalhe,pelo menos na primeira vez, as actividades . Ao invés, identificam-se grandes actividades em primeiro lugar e decompõem-se estes grandes bocados em actividades mais pequenas. Estas mais pequenas são por sua vez desdobradas em actividades mais pequenas e mais concretas. Esta técnica é denominada de criação da Work Breakdown Structure (WBS).

Uma pergunta adequada seria saber qual a dimensão que devem assumir as actividades pequenas até não ser necessário decompô-las. Isto é referido como o «threshold» ou limiar de estimação. O trabalho pode ser decomposto para além do limite de estimação, mas normalmente nenhum trabalho é deixado a um nível mais elevado. O limite pode ser diferente conforme a dimensão do projecto e conforme a sua compreensão pelos destinatários.

Pode, entretanto, utilizar-se como guia o seguinte critério. Para um projecto de grande dimensão (por exemplo 5000 horas de esforço ou mais) qualquer trabalho que seja maior do que 80 horas deverá ser decomposto em actividades mais pequenas. Projectos de média dimensão (ou seja, de 1000 de esforço ou mais) não deverão ter actividades superiores a 40 horas. Se o projecto é pequeno (200 horas), as actividades deverão ser decompostas até não mais de 20 horas. Estas indicações são os limites superiores podendo as actividades serem decompostas mais abaixo.

A alocação de trabalho menor do que o limite definido permite que este trabalho seja melhor gerível. Por exemplo, se o seu projecto tem 250 horas e tem actividades que possuem cada uma 80 horas, não tem possibilidade de recuperar de uma destas actividades se a mesma se atrasar. Contudo, se a actividade mais longa tiver 20 horas, terá possibilidade de determinar se o trabalho está a ser realizado em tempo.

Evidentemente que é possível que actividades que devem ser trabalhadas num futuro distante possam estar decompostas acima do limite definido, pois há tanto que ainda é desconhecido acerca do trabalho em si. Neste caso a abordagem deverá se de decompor o trabalho em dois projectos distintos. O segundo projecto poderá ser definido com mais exactidão com base nos resultados obtidos com o primeiro projecto.

No caso de não ter a possibilidade de utilizar projectos múltiplos, o trabalho futuro pode ser deixado a um nível mais elevado que o do limite de decomposição. Contudo, se deixa trabalho futuro a alto nível, continua a ser critica a sua decomposição em partes menores pelo menos 2 a 3 meses antes da necessidade de execução do trabalho. 

Além de permitir que faça uma gestão mais eficaz do trabalho, outro motivo para dividir as atividades em partes menores é garantir que se entenda o que o trabalho significa. Quando atribui um membro da equipe a uma atividade do plano de trabalho, ele pode não entender o que é o trabalho e pode pedir uma explicação. Se não sabe o que o trabalho quer dizer, terá problemas. Então, deve garantir que o trabalho seja dividido num nível pequeno o suficiente para que as atividades sejam compreensíveis. Por exemplo, se uma atividade que é estimada em 80 horas nunca foi feita antes, ainda pode precisar ser dividida em atividades menores para garantir que o membro da equipe que é atribuído ao trabalho sabe exatamente o que é esperado.

Esses dois fatores - a capacidade de gerir de forma eficaz o trabalho e compreender o trabalho necessário - devem orientar a decisão sobre o quão pequeno fazer as atividades.