O termo controlo tem vários significados. Pessoas novas na gestão de projeto ou com experiência limitada no planeamento ficam preocupados pelo uso do termo "controlo", porque equivocadamente o equiparam-no com o conceito de autoridade. No mundo da gestão de projetos, o controlo tem pouco a ver com dizer às pessoas o que fazer, ditar suas ações ou pensamentos, ou tentar forçá-los a comportar-se de determinadas maneiras - todas as quais são interpretações comuns de controlo.
Na gestão de projetos, o termo "controlo" é muito
mais análogo à direção de um navio. Trata-se de fazer ajustes continuamente no rumo
com um dos principais objetivos em mente, trazer o navio para o porto seguro,
como prometido no início da viagem. E a viagem bem-sucedida do projeto inclui a
identificação de um destino específico, elaborando cuidadosamente uma rota para
lá chegar, avaliando a localização ao longo da viagem e mantendo um olhar
atento sobre o que está por vir.
O objetivo do controlo do projeto
Gestores de projeto novatos (e alguns experimentados!) cometem,
muitas vezes, o mesmo erro ao tentar manter o controlo dos projetos. Eles estão
embrulhados no aqui e agora – a medição e avaliação da situação imediata – com a
exclusão de tudo o resto. Eles calculam a posição atual e até onde estão fora
do curso. Isso é o que eles relatam para a gestão e prometem reparar. Todo o foco
consiste em permanecer na linha que desenharam desde o início até o final do
projeto. Infelizmente, controlar o destino do projeto não é tão simples.
Como vemos, a avaliação de onde se está em termos de onde
você deve estar faz, certamente, parte do controlo geral e "voltar a ficar
na rota" é quase sempre uma estratégia sólida. Mas a principal missão é
entregar o que prometeu, então deve pensar em "manter o controlo" em
termos de minimizar a distância entre onde termina e onde disse que acabaria.
Isso significa que o controle geral do projeto exige um olho no futuro.
Manter o controlo adequado exige realmente que você
considere três parâmetros: (a) onde está, comparado com o local onde deveria
estar; (b) o que está por vir que pode afetá-lo; e (c) onde vai acabar, em
comparação com onde disse que acabaria.
De forma mais técnica o
controlo do projeto consiste no seguinte processo contínuo:
- Monitoração contínua do progresso do trabalho
- Comparando-o com o cronograma e orçamento da baseline (o que era suposto ser)
- Encontrar desvios, determinar onde e quanto, e analisá-los para descobrir as causas
- Tomar medidas corretivas sempre que for necessário para repor o projeto no prazo e dentro do orçamento.
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